15 Invoering van een kader voor interne controle

Het leidinggevend orgaan is verantwoordelijk voor de totstandbrenging en monitoring van de adequaatheid en doeltreffendheid van het kader voor interne controle, zijn procedures en mechanismen, en voor het toezicht op alle bedrijfsonderdelen en interne eenheden, met inbegrip van interne controlefuncties (zoals naleving, met inbegrip van AML/CTF-naleving als dat een afzonderlijke controlefunctie is, en risicobeheer en interne auditfuncties, indien deze zijn ingesteld). Beleggingsondernemingen stellen, door het leidinggevend orgaan goed te keuren, adequate schriftelijke beleidslijnen, mechanismen en procedures voor interne controle op, handhaven deze en werken ze regelmatig bij. Wanneer er geen risicobeheerfunctie is ingesteld, is het leidinggevend orgaan verantwoordelijk voor het vaststellen en monitoren van toereikende procedures en toereikend beleid voor risicobeheer.

Een beleggingsonderneming beschikt over een duidelijk, transparant en gedocumenteerd besluitvormingsproces en zorgt voor een heldere toewijzing van verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen haar kader voor interne controle, met inbegrip van haar bedrijfsonderdelen, interne eenheden en interne controlefuncties.

Beleggingsondernemingen dienen alle personeelsleden van dit beleid en van deze mechanismen en procedures op de hoogte te stellen, evenals van belangrijke wijzigingen daarop.

De interne controlefuncties controleren of het beleid, de mechanismen en de procedures die worden uiteengezet in het kader voor interne controle, correct ten uitvoer worden gelegd in hun respectieve bevoegdheidsgebieden.

Interne controlefuncties brengen bij het leidinggevend orgaan regelmatig schriftelijk verslag uit over grote vastgestelde gebreken. Deze rapporten bevatten voor elk nieuw vastgesteld belangrijk gebrek de relevante betrokken risico’s, een effectbeoordeling, aanbevelingen en te nemen corrigerende maatregelen. Het leidinggevend orgaan volgt de bevindingen van de interne controlefuncties tijdig en doeltreffend op en eist toereikende herstelacties. Er wordt een formele follow-upprocedure voor bevindingen en corrigerende maatregelen opgesteld.