15 Εφαρμογή πλαισίου εσωτερικού ελέγχου

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να είναι υπεύθυνο για τη θέσπιση και την παρακολούθηση της επάρκειας και της αποτελεσματικότητας του πλαισίου, των διεργασιών και των μηχανισμών εσωτερικού ελέγχου, καθώς και για την επίβλεψη όλων των επιχειρηματικών τομέων και των εσωτερικών μονάδων, συμπεριλαμβανομένων των επιμέρους τμημάτων εσωτερικού ελέγχου (όπως τα τμήματα συμμόρφωσης, συμπεριλαμβανομένου του ξεχωριστού τμήματος συμμόρφωσης σε θέματα καταπολέμησης της ΝΕΠΔ/ΧΤ, και τα τμήματα διαχείρισης κινδύνου και εσωτερικού ελέγχου εφόσον έχουν συσταθεί). Οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να θεσπίζουν, να διατηρούν και να επικαιροποιούν ανά τακτά χρονικά διαστήματα κατάλληλες και γραπτώς τεκμηριωμένες πολιτικές, μηχανισμούς και διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου, που θα πρέπει να εγκρίνονται από το διοικητικό όργανο. Όπου δεν έχει συσταθεί τμήμα διαχείρισης κινδύνου, το διοικητικό όργανο θα πρέπει να είναι υπεύθυνο για τη θέσπιση και την παρακολούθηση κατάλληλων διαδικασιών και πολιτικών διαχείρισης κινδύνου.

Μια επιχείρηση επενδύσεων θα πρέπει να διαθέτει σαφή, διαφανή και τεκμηριωμένη διαδικασία λήψης αποφάσεων, καθώς και σαφή κατανομή των αρμοδιοτήτων και των εξουσιών στο πλαίσιο του συστήματος εσωτερικού ελέγχου της, συμπεριλαμβανομένων των επιχειρηματικών τομέων της, των εσωτερικών μονάδων και των τμημάτων εσωτερικού ελέγχου της.

Οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να μεριμνούν για την κοινοποίηση των εν λόγω πολιτικών, μηχανισμών και διαδικασιών στο σύνολο του προσωπικού και κάθε φορά που επέρχονται σημαντικές αλλαγές.

Τα τμήματα εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να επαληθεύουν την ορθή εφαρμογή των πολιτικών, των μηχανισμών και των διαδικασιών που καθορίζονται στο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου στους αντίστοιχους τομείς αρμοδιοτήτων τους.

Οι υπηρεσίες εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να υποβάλλουν τακτικά στο διοικητικό όργανο γραπτές εκθέσεις σχετικά με σημαντικές διαπιστωθείσες ελλείψεις. Οι εν λόγω εκθέσεις θα πρέπει να περιλαμβάνουν, για κάθε νέα διαπιστωθείσα σημαντική έλλειψη, τους σχετικούς κινδύνους, μια εκτίμηση επιπτώσεων, συστάσεις και τα διορθωτικά μέτρα που πρέπει να ληφθούν. Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να παρακολουθεί με έγκαιρο και αποτελεσματικό τρόπο τα ευρήματα των υπηρεσιών εσωτερικού ελέγχου και να απαιτεί τη λήψη των κατάλληλων διορθωτικών μέτρων. Θα πρέπει να εφαρμόζεται επίσημη διαδικασία παρακολούθησης των πορισμάτων και των διορθωτικών μέτρων που λαμβάνονται.