15 Umsetzung eines internen Kontrollrahmens

Das Leitungsorgan sollte für die Festlegung und Überwachung der Angemessenheit und Wirksamkeit des internen Kontrollrahmens, der entsprechenden Verfahren und Mechanismen sowie für die Überwachung aller Geschäftsbereiche und interner Einheiten, einschließlich der internen Kontrollfunktionen (wie die Compliance-Funktion, einschließlich der Compliance in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, sofern diese von der Compliance-Funktion getrennt ist, sowie der Funktionen des Risikomanagements und der internen Revision, sofern diese eingerichtet sind), zuständig sein. Die Wertpapierfirmen sollten für die interne Kontrolle angemessene schriftliche Richtlinien, Mechanismen und Verfahren, die vom Leitungsorgan genehmigt werden sollten, einrichten, pflegen und regelmäßig aktualisieren. Sofern keine Risikomanagementfunktion eingerichtet ist, sollte das Leitungsorgan für die Festlegung und Überwachung angemessener Verfahren und Strategien für das Risikomanagement zuständig sein.

Eine Wertpapierfirma sollte über einen klaren, transparenten und dokumentierten Entscheidungsprozess sowie eine eindeutige Aufgabenverteilung und Kompetenzregelung innerhalb ihres internen Kontrollrahmens verfügen, einschließlich ihrer Geschäftsbereiche, internen Einheiten und internen Kontrollfunktionen.

Die Wertpapierfirmen sollten diese Richtlinien, Mechanismen und Verfahren sowie wesentliche Änderungen daran allen Mitarbeitern kommunizieren.

Die internen Kontrollfunktionen sollten überprüfen, ob die im internen Kontrollrahmen festgelegten Richtlinien, Mechanismen und Verfahren in ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereichen korrekt umgesetzt werden.

Die internen Kontrollfunktionen sollten dem Leitungsorgan regelmäßig schriftliche Berichte über ermittelte größere Mängel vorlegen. Diese Berichte sollten unter anderem für jeden neu festgestellten wesentlichen Mangel die damit verbundenen maßgeblichen Risiken, eine Folgenabschätzung, Empfehlungen und die einzuleitenden Abhilfemaßnahmen enthalten. Das Leitungsorgan sollte zeitnah und wirksam die Feststellungen der internen Kontrollfunktionen weiterverfolgen und angemessene Maßnahmen zur Mängelbeseitigung einfordern. Es sollte ein formelles Mängelbeseitigungsverfahren für die Feststellungen und ergriffenen Abhilfemaßnahmen vorgesehen werden.