15 Punerea în aplicare a unui cadru de control intern

Organul de conducere trebuie să fie responsabil pentru stabilirea și monitorizarea adecvării și a eficacității cadrului, proceselor și mecanismelor de control intern, precum și pentru supravegherea tuturor liniilor de activitate și a unităților interne, inclusiv a funcțiilor de control intern (precum funcția de conformitate, inclusiv funcția de conformitate cu cerințele privind combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului, dacă este separată de funcția de conformitate, și funcțiile de administrare a riscurilor și de audit intern, dacă au fost înființate). Firmele de investiții trebuie să stabilească, să mențină și să actualizeze în mod regulat politici, mecanisme și proceduri de control intern scrise adecvate care să fie aprobate de organul de conducere. Dacă nu a fost înființată o funcție de administrare a riscurilor, organul de conducere trebuie să fie responsabil pentru stabilirea și monitorizarea procedurilor și politicilor adecvate de administrare a riscurilor.

O firmă de investiții trebuie să asigure un proces de decizie clar, transparent și documentat, precum și o repartizare clară a responsabilităților și a autorității în cadrul său de control intern, inclusiv la nivelul liniilor sale de activitate, al unităților interne și al funcțiilor de control intern.

Firmele de investiții trebuie să comunice aceste politici, mecanisme și proceduri tuturor angajaților și de fiecare dată când au fost aduse modificări semnificative.

Funcțiile de control intern trebuie să verifice dacă politicile, mecanismele și procedurile prevăzute în cadrul de control intern sunt puse în aplicare în mod corect în domeniile lor respective de competență.

Funcțiile de control intern trebuie să transmită periodic organului de conducere rapoarte scrise cu privire la deficiențele majore identificate. Aceste rapoarte trebuie să cuprindă, pentru fiecare deficiență majoră nou identificată, riscurile relevante aferente, o evaluare a impactului, recomandări și măsurile de remediere care trebuie adoptate. Organul de conducere trebuie să monitorizeze constatările personalului cu funcții de control intern în timp util și în mod eficace și să solicite acțiuni de remediere adecvate. Trebuie instituită o procedură oficială de monitorizare cu privire la constatări și la măsurile de remediere adoptate.