7.3. for a natural person and legal person:

Le informazioni inserite nel sistema informativo delle AEV conformemente al paragrafo 7 saranno conservate nel sistema informativo delle AEV per un periodo massimo di 15 anni dalla data di inserimento da parte di un’autorità competente e in seguito cancellate automaticamente dal sistema. Le autorità competenti hanno la facoltà di applicare periodi di conservazione più brevi. Nel caso in cui vengano applicati periodi di conservazione più brevi in linea con il diritto dell’Unione o nazionale vigente, l’autorità competente dovrebbe di conseguenza procedere alla rimozione dei dati dal sistema informativo delle AEV al termine di tali periodi. Oltre alla scadenza del periodo di conservazione, le informazioni potrebbero essere cancellate dalle autorità competenti anche a seguito della notifica del decesso della persona di interesse. Quanto sopra non osta al diritto di accesso, rettifica o cancellazione da parte degli interessati, come previsto dagli articoli 17, 18 e 19 del regolamento (UE) 2018/1725 sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione.

Le autorità competenti dovrebbero nominare referenti incaricati di ricevere e rispondere alle richieste, assicurando che tali informazioni siano rese disponibili nel sistema informativo delle AEV. I dati riguardanti i referenti dovrebbero includere un indirizzo di posta elettronica dedicato utilizzato nel processo di valutazione della professionalità e onorabilità, un numero di telefono dell’unità/del dipartimento che si occupa delle valutazioni della professionalità e onorabilità (facoltativo) e, per i membri del personale interessati, il nome o i nomi/il cognome, la posizione, l’indirizzo di posta elettronica professionale e il numero di telefono.

Le autorità competenti dovrebbero tenere aggiornati gli elenchi dei referenti, compresi gli indirizzi di posta elettronica dedicati, e riesaminarli almeno una volta all’anno.

Ricerche di dati nel sistema informativo delle AEV

Prima che un’autorità competente effettui una valutazione della professionalità e onorabilità di una persona di interesse in conformità delle disposizioni settoriali dell’Unione, l’autorità competente dovrebbe effettuare ricerche nel sistema informativo delle AEV per verificare se esiste un’altra autorità competente che detiene informazioni su tale persona.