5.6 Communicatiekader voor een significant-plus-bijkantoor

De consoliderende toezichthouder en de bevoegde autoriteiten in de lidstaat van herkomst en de lidstaat van ontvangst trachten te waarborgen dat de berichten over het bijkantoor die naar de instelling of de groep worden verzonden, consistent zijn. Hiertoe waarborgen de consoliderende toezichthouder en de bevoegde autoriteiten in de lidstaat van herkomst en de lidstaat van ontvangst dat zij elkaar hebben geraadpleegd voordat ze enige vorm van formele communicatie betreffende het bijkantoor naar de groep of de instelling zenden.

Wanneer de bevoegde autoriteit in de lidstaat van ontvangst communiceert met het significant-plus-bijkantoor, met name met een verzoek om informatie die nodig is voor de uitvoering van haar taken overeenkomstig het toepasselijke recht, waaronder deze richtsnoeren, informeert zij de consoliderende toezichthouder of de bevoegde autoriteit in de lidstaat van herkomst naar behoren hierover.

De consoliderende toezichthouder en de bevoegde autoriteiten in de lidstaat van herkomst en de lidstaat van ontvangst organiseren ten minste jaarlijks een gezamenlijke bijeenkomst met het management van het bijkantoor, die indien mogelijk ook wordt bijgewoond door vertegenwoordigers van het hoger leidinggevend personeel van de instelling, om het volgende te bespreken:

• a. de financiële prestaties van het bijkantoor aan het eind van het jaar en eventuele prognoses van de prestaties van het bijkantoor op middellange termijn;
• b. de bedrijfsstrategie van het bijkantoor en hoe het bijkantoor zal bijdragen aan de strategie van de instelling en deze zal uitvoeren;
• c. de belangrijkste activiteiten van het bijkantoor en zijn relevante risico's; en
• d. de bevindingen van de toezichthouder met betrekking tot de activiteiten van het bijkantoor en acties die de instelling heeft genomen of dient te nemen om de desbetreffende problemen op te lossen.

Als de consoliderende toezichthouder of de bevoegde autoriteit in de lidstaat van herkomst of de lidstaat van ontvangst niet in staat is deel te nemen aan deze gezamenlijke bijeenkomst, informeren de desbetreffende autoriteiten de andere dienovereenkomstig en delen de autoriteiten de conclusies van de bijeenkomst en bespreken ze eventuele vervolgacties.

De consoliderende toezichthouder en de bevoegde autoriteiten in de lidstaat van herkomst en de lidstaat van ontvangst dienen overeenstemming te bereiken over de vorm en de frequentie van gezamenlijke bijeenkomsten met het hoger leidinggevend personeel van de instelling voor het bespreken van kwesties die meer specifiek relevant zijn voor het significant-plus-bijkantoor of kwesties die potentieel van invloed kunnen zijn op het bijkantoor.

Deze gezamenlijke bijeenkomsten met de instelling en met het management van het bijkantoor worden naar behoren opgenomen in het programma voor onderzoek door de toezichthouder van het college.