5.6 Komunikacijski okvir za pomembnejšo podružnico

Konsolidacijski nadzornik ter pristojni organi matične države in države gostiteljice bi si morali prizadevati, da zagotovijo doslednost sporočil o podružnici, poslanih instituciji ali skupini. Zato bi morali konsolidacijski nadzornik ter pristojni organi matične države in države gostiteljice zagotoviti, da se pred pošiljanjem kakršnega koli uradnega sporočila skupini ali instituciji, povezani s podružnico, med seboj posvetujejo.

Pri komunikaciji s pomembnejšo podružnico, zlasti pri zahtevah po informacijah, potrebnih za izvajanje svojih nalog v skladu z veljavno zakonodajo, vključno s temi smernicami, bi moral pristojni organ države gostiteljice konsolidacijskega nadzornika ali pristojni organ matične države o tem ustrezno obvestiti in se z njim uskladiti.

Konsolidacijski nadzornik ter pristojni organi matične države in države gostiteljice bi morali organizirati vsaj skupni letni sestanek z upravo podružnice, ki bi se ga morali, če je mogoče, udeležiti tudi predstavniki višjega vodstva institucije, da bi se pogovorili o:

• a. finančni uspešnosti podružnice ob koncu leta in napovedih za srednjeročno uspešnost podružnice;
• b. poslovni strategiji podružnice ter o tem, kako bo podružnica prispevala k strategiji institucije in jo izvajala;
• c. glavnih dejavnostih podružnice in s tem povezanih tveganjih ter
• d. nadzorniških ugotovitvah v zvezi z dejavnostmi podružnice in ukrepi, ki jih je ali jih bo sprejela institucija, da bi odpravila zadevne težave.

Če se konsolidacijski nadzornik ali pristojni organ matične države ali države gostiteljice ne more udeležiti skupnega sestanka, bi morali zadevni organi druge organe o tem ustrezno obvestiti ter si med seboj izmenjati zaključke sestanka in se pogovoriti o nadaljnjih ukrepih.

Konsolidacijski nadzornik ter pristojni organi matične države in države gostiteljice bi se morali dogovoriti o obliki in pogostosti skupnih sestankov z višjim vodstvom institucije, da bi se pogovorili o težavah, ki so zlasti povezane s pomembnejšo podružnico, ali o težavah, ki bi lahko vplivale na podružnico.

Te skupne sestanke z institucijo in vodstvom podružnice bi bilo treba ustrezno vključiti v program nadzorniškega pregleda kolegija.