6.1 Organisatiekader

Het leidinggevend orgaan van een instelling dient te zorgen voor een passende en transparante organisatie- en operationele structuur voor die instelling en dient daar een schriftelijke beschrijving van te hebben. Deze structuur dient te getuigen van en bevorderend te zijn voor een doeltreffend en prudent beheer van de instelling op individueel, gesubconsolideerd en geconsolideerd niveau. Het leidinggevend orgaan dient ervoor te zorgen dat de interne controlefuncties onafhankelijk zijn van de bedrijfsonderdelen die zij controleren, wat onder meer inhoudt dat er een adequate scheiding van taken is, en dat zij over de passende financiële en personele middelen en bevoegdheden beschikken om hun taak naar behoren te vervullen. De rapportagelijnen en de toewijzing van verantwoordelijkheden binnen een instelling, met name die tussen medewerkers met een sleutelfunctie, behoren helder, welomschreven, samenhangend en afdwingbaar, en adequaat gedocumenteerd te zijn. De documentatie dient wanneer nodig te worden bijgewerkt.

De structuur van de instelling dient het vermogen van het leidinggevend orgaan om de risico’s van de instelling of groep te overzien en doeltreffend te beheren of het vermogen van de bevoegde autoriteit om doeltreffend toezicht te houden op de instelling, niet te belemmeren.

Het leidinggevend orgaan dient te beoordelen of en hoe belangrijke veranderingen in de structuur van de groep (bijv. de oprichting van nieuwe dochterondernemingen, fusies en overnames, het afstoten of de liquidatie van delen van de groep, of externe ontwikkelingen) de deugdelijkheid van het organisatiekader van de instelling beïnvloeden. Wanneer zwakke punten worden vastgesteld, dient het leidinggevend orgaan eventueel noodzakelijke aanpassingen snel door te voeren.