12.1 Политика относно конфликтите на интереси в контекста на кредити и други сделки с членове на ръководния орган и свързаните с тях лица

Като част от рамката за конфликтите на интереси ръководният орган следва да определи подходящи прагове (напр. за всеки вид продукт или в зависимост от условията), над които кредитът или друга сделка с член на ръководния орган или свързаните с него лица винаги се нуждаят от одобрението на ръководния орган. Решенията за кредити или други сделки със съществен размер с членове на ръководния орган, които не се сключват при нормални пазарни условия, а при условия, достъпни за всички служители, следва винаги да се вземат от ръководния орган.

Членът на ръководния орган, който се възползва от такъв кредит или друга сделка със съществен размер, или членът, който е свързан с контрагента, не следва да участва във вземането на решения.

Когато взима решение относно кредит или друга сделка с член на ръководния орган или свързани с него лица, преди да вземе решение, институцията следва да оцени риска, на който тя може да бъде изложена в резултат на сделката.

Когато кредитите се уреждат като кредитна линия (напр. овърдрафт), първоначалното решение и неговите изменения следва да бъдат документирани. Всяко използване на такива договорени кредитни улеснения в рамките на договорените лимити не следва да се счита за ново решение за кредит за член на ръководния орган или за свързано с него лице. Когато изменението на кредитна линия е съществено в съответствие с политиката на институцията, следва да се направи нова оценка и решение.

За да гарантира спазването на своите политики в областта на конфликтите на интереси, институцията следва да гарантира, че всички съответни процедури за вътрешен контрол се прилагат изцяло по отношение на кредити и други сделки с членове на ръководния орган или свързани с тях лица и че на равнището на ръководния орган в контролната му функция е въведена подходяща рамка за контрол.

За целите на член 88, параграф 1 от Директива 2013/36/ЕС институциите следва надлежно да документират данните за кредитите³⁴ за членовете на ръководния орган и свързаните с тях лица, включващи най - малко:

• а. името на длъжника и неговия статут (т.е. член на ръководния орган или свързано лице) и по отношение на кредити към свързано лице, члена на ръководният орган, с когото е свързано лицето, и естеството на отношенията със свързаното лице;
• б. вида/естеството на кредита и сумата;
• в. реда и условията, приложими за кредита ;
• г. датата на одобрение на кредита ;
• д. името на лицето или органа и неговия състав, който взема решението за одобрение на кредита, и приложимите условия;
• е. факта (да/не) дали кредитът е отпуснат при пазарни условия; и
• ж. факта (да/не) дали кредитът е отпуснат или не при условия, достъпни за всички служители.

³⁴ Вж. също насоките на ЕБО относно предоставянето на кредити, достъпни на адрес: https://eba.europa.eu/regulation - and - policy/credit - risk/guidelines -on-loan- origination - and - monitoring

Институцията следва да гарантира, че документацията за всички кредити, отпуснати на членовете на ръководния орган и на свързаните с тях лица, е пълна и актуализирана и че институцията е в състояние да предостави на компетентните органи пълната документация в подходящ формат при поискване без ненужно забавяне.

За кредит в размер над 200 000 EUR, предоставен на член на ръководния орган или на свързани с него лица, институцията следва да може да предостави на компетентния орган при поискване следната допълнителна информация:

• а. процентен дял на кредита и процентен дял на сумата на всички текущи кредити към същия длъжник спрямо:
• i. сумата на капитала от първи ред и капитала от втори ред и
• ii. базовия собствен капитал от първи ред на институцията;
• б. дали кредитът е част от голяма експозиция³⁵ ; и
• в. относителната тежест на съвкупния текущ размер на всички кредити към същия длъжник, изчислена като процентен дял, като текущият размер се раздели на общия текущ размер на всички кредити към членовете на ръководния орган и свързаните с тях лица.

³⁵ Вж. също четвърта част от Регламент (ЕС) № 575/2013, и по - специално член 392.

Институциите следва да въведат и поддържат подходящи вътрешни политики и процедури за подаване на сигнали, за да могат служителите да докладват за потенциални или настоящи нарушения на регулаторни или вътрешни изисквания, които включват, но без да са ограничени до, разпоредбите на Регламент (ЕС) № 575/2013 и националните разпоредби, с които се транспонира Директива 2013/36/ЕС, или на правилата за вътрешно управление, по отделен, независим и автономен канал. Не е необходимо докладващите служители да разполагат с доказателства за нарушението. Въпреки това те трябва да имат достатъчна степен на сигурност, която да дава достатъчно основание за стартирането на проучване. Институциите следва също така да въведат подходящи процеси и процедури, които да гарантират, че спазват задълженията си съгласно националното въвеждане на Директива (ЕС) 2019/1937 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2019 г. относно защитата на лицата, които подават сигнали за нарушения на правото на Съюза.

За да се избегне конфликт на интереси, следва да бъде възможно за служителите да докладват за нарушения извън стандартните отчетни линии (напр. чрез функцията за нормативно съответствие, функцията за вътрешен одит или независима вътрешна процедура за сигнализиране за нередности). Процедурите за подаване на сигнали следва да гарантират защитата на личните данни както на лицето, което докладва нарушението, така и на физическото лице, за което се предполага, че е отговорно за нарушението, в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679³⁶ (ОРЗД).

³⁶ Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/ЕО (Общ регламент относно защитата на данните).

Процедурите за подаване на сигнали следва да бъдат достъпни за всички служители в рамките на дадена институция.

Информацията, предоставена от служителите чрез процедурите за подаване на сигнали, следва, ако е подходящо, да бъде предоставена на ръководния орган и други отговорни функции, определени в рамките на вътрешната политика за подаване на сигнали. Когато това се изисква от служителя, който докладва за нарушение, информацията следва да се предостави анонимно на ръководния орган и другите отговорни функции. Институциите могат да осигурят също процес за подаване на сигнали за нарушения, който позволява информацията да бъде предавана анонимно.