12.1 Politika upravljanja sukobima interesa u kontekstu danih kredita i drugih transakcija s članovima upravljačkog tijela i s njima povezanim osobama

Član upravljačkog tijela koji ostvaruje korist od takvog značajnog kredita ili druge značajne transakcije ili član koji je povezan s drugom ugovornom stranom ne smije biti uključen u donošenje odluke.

Pri donošenju odluke o davanju kredita ili o nekoj drugoj transakciji s članom upravljačkog tijela ili s njim povezanim osobama institucije trebaju procijeniti rizik kojem institucija može biti izložena zbog te transakcije.

Ako je kredit ugovoren u obliku kreditne linije (npr. dopuštena prekoračenja) prvotna odluka i njezine izmjene trebaju se dokumentirati. Pojedino korištenje takvih ugovorenih kreditnih linija unutar dogovorenih ograničenja ne treba se smatrati novom odlukom o kreditu danom članu upravljačkog tijela ili s njim povezanoj osobi. U slučaju izmjene kreditne linije koja se, u sklad u s politikom institucije, smatra značajnom, potrebno je izraditi novu procjenu i donijeti novu odluku.

Kako bi osigurale usklađenost sa svojim politikama upravljanja sukobima interesa, institucije trebaju osigurati da se svi relevantni postupci unutarnje kontrole u potpunosti primjenjuju na kredite dane članovima upravljačkog tijela ili s njima povezanim osobama kao i na druge transakcije s tim osobama te da postoji odgovarajući nadzorni okvir na razini upravljačkog tijela u nadzornoj funkciji.

U skladu s člankom 88. stavkom 1. Direktive 2013/36/EU institucije trebaju propisno dokumentirati podatke o kreditima³⁴ danima članovima upravljačkog tijela i s njima povezanim osobama, uključujući barem:

• a. ime i prezime ili naziv dužnika i njegov status (tj. člana upravljačkog tijela ili povezana osoba), a kad je riječ o kreditima danima povezanoj osobi, ime i prezime člana upravljačkog tijela s k ojim je osoba povezana i priroda odnosa s povezanom osobom;
• b. vrstu/prirodu kredita i iznos;
• c. uvjete primjenjive na kredit;
• d. datum odobrenja kredita;
• e. ime i prezime pojedinca koji donosi odluku o odobrenju kredita ili naziv tijela koji donosi takvu odluku i njegov sastav te primjenjive uvjete;
• f. podatak (da/ne) o tome je li kredit odobren u skladu s tržišnim uvjetima; i
• g. podatak (da/ne) o tome je li kredit odobren u skladu s uvjetima koji su dostupni svim radnicima.

³⁴ Vidjeti i smjernice EBA-e o odobravanju kredita, koje su dostupne na: https://eba.europa.eu/regulation-and-policy/credit-risk/guidelines-on-loan-origination-and-monitoring

Institucije trebaju osigurati da je dokumentacij a o svim kreditima danima članovima upravljačkog tijela i s njima povezanim osobama cjelovita i ažurirana te da institucija može na zahtjev bez nepotrebnog odgađanja dostaviti nadležnim tijelima cjelovitu dokumentaciju u odgovarajućem obliku.

Kad je riječ o kreditu koji se daje članu upravljačkog tijela ili s njim povezanim osobama i koji iznosi više od 200 000 EUR, institucija treba biti sposobna pružiti nadležnom tijelu na zahtjev sljedeće dodatne informacije:

• a. postotak kredita i postotak zbroja svih neotplaćenih iznosa kredita prema istom dužniku u odnosu na:
• i. zbroj njezina osnovnog kapitala i dopunskog kapitala i
• ii. redovni osnovni kapital institucije;
• b. činjenicu je li kredit dio velike izloženosti³⁵ i
• c. relativni ponder agregiranog zbroja svih neotplaćenih iznosa kredita prema istom dužniku, izračunan kao postotak dijeljenjem ukupnog neotplaćenog iznosa ukupnim iznosom svih neotplaćenih kredita danih članovima upravljačkog tijela i s njima povezanim osobama.

³⁵ Vidjeti i dio IV. Uredbe (EU) br. 575/2013, a posebno članak 392.

Inst itucije trebaju uspostaviti i održavati odgovarajuće politike i postupke unutarnjeg upozoravanja kojima se radnicima omogućuje da putem posebnog, neovisnog i autonomnog kanala prijave potencijalna ili stvarna kršenja regulatornih ili unutarnjih zahtjeva, uključujući, među ostalim, one iz Uredbe (EU) br. 575/2013 i nacionalne odredbe kojima se prenosi Direktiva 2013/36/EU, ili sustavâ internog upravljanja. Radnici koji prijavljuju kršenje ne trebaju nužno imati dokaze o kršenju, no njihova sigurnost u počinjeno kršenje treba biti dostatno visoka da bi bila dovoljan razlog za pokretanje istrage. Institucije trebaju provesti i odgovarajuće procese i postupke kojima se osigurava ispunjavanje njihovih obveza propisanih nacionalnim odredbama o provedbi Direktive (EU) 2019/1937 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2019. o zaštiti osoba koje prijavljuju povrede prava Unije.

U cilju izbjegavanja sukoba interesa radniku treba omogućiti prijavu kršenja izvan redovitih linija izvješćivanja (npr. putem funkcije praćenja usklađenosti, funkcije unutarnje revizije ili neovisnog unutarnjeg postupka za zviždače). Postupcima upozoravanja treba se osigurati zaštita osobnih podataka osobe koja prijavljuje kršenje i fizičke osobe koja je navodno odgovorna za kršenje u skl adu s Uredbom (EU) 2016/679³⁶ (Opća uredba o zaštiti podataka).

³⁶ Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka)

Postupci upozoravanja trebaju biti dostupni svim radnicima u instituciji.

Informacije koje radnici pruže u okviru postupaka upozoravanja trebaju se, ako je prikladno, staviti na raspolaganje u pravljačkom tijelu i drugim odgovornim funkcijama utvrđenima u politici unutarnjeg upozoravanja. Ako radnik koji prijavljuje kršenje to zatraži, informacije se trebaju dostaviti upravljačkom tijelu i drugim odgovornim funkcijama na način da radnik ostane a noniman. Institucije mogu uspostaviti i postupak zviždanja kojim se omogućuje anonimna dostava informacija.

Institucije trebaju osigurati odgovarajuću zaštitu osobe koja prijavljuje kršenje od svih negativnih utjecaja, npr. odmazde, diskriminacije ili drugih vrsta nepravednog postupanja. Institucija treba osigurati da nijedna osoba pod njezinom kontrolom ne sudjeluje u viktimizaciji osobe koja je prijavila kršenje te treba poduzeti odgovarajuće mjere protiv osoba koje su odgovorne za takvu viktimizaciju.