12.1 Πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων στο πλαίσιο δανείων και άλλων συναλλαγών με μέλη του διοικητικού οργάνου και τα συνδεδεμένα μέρη τους

Οι πληροφορίες που παρέχονται από το προσωπικό μέσω των διαδικασιών προειδοποίησης θα πρέπει να διαβιβάζονται, εφόσον συντρέχει λόγος, στο διοικητικό όργανο και σε άλλα αρμόδια τμήματα που προσδιορίζονται στο πλαίσιο της πολιτικής εσωτερικής προειδοποίησης. Κατόπιν αιτήματος του μέλους του προσωπικού που καταγγέλλει κάποια παράβαση, οι πληροφορίες θα πρέπει να διαβιβάζονται στο διοικητικό όργανο και σε άλλα αρμόδια τμήματα με ανώνυμο τρόπο. Τα ιδρύματα δύνανται επίσης να προβλέπουν διαδικασία καταγγελίας παραβάσεων η οποία παρέχει τη δυνατότητα υποβολής πληροφοριών με ανώνυμο τρόπο.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να μεριμνούν για την κατάλληλη προστασία του προσώπου που καταγγέλλει την παράβαση από τυχόν αρνητικές επιπτώσεις, π.χ. αντίποινα, διακρίσεις ή άλλες μορφές άδικης μεταχείρισης. Το ίδρυμα θα πρέπει να διασφαλίζει ότι κανένα πρόσωπο το οποίο υπόκειται στον έλεγχο του ιδρύματος δεν εμπλέκεται στη θυματοποίηση προσώπου που έχει καταγγείλει μια παράβαση, ενώ θα πρέπει επίσης να λαμβάνει κατάλληλα μέτρα κατά των υπευθύνων της εν λόγω θυματοποίησης.

Τα ιδρύματα θα πρέπει επίσης να προστατεύουν τα καταγγελλόμενα πρόσωπα από πιθανές αρνητικές επιπτώσεις, σε περίπτωση που από την έρευνα δεν προκύπτουν στοιχεία τα οποία να αιτιολογούν τη λήψη μέτρων κατά των εν λόγω προσώπων. Σε περίπτωση λήψης μέτρων, το ίδρυμα θα πρέπει να μεριμνά για την προστασία του εμπλεκόμενου προσώπου από ακούσιες αρνητικές συνέπειες οι οποίες βαίνουν πέραν του στόχου του μέτρου που έχει ληφθεί.

Ειδικότερα, οι διαδικασίες εσωτερικής προειδοποίησης θα πρέπει:

• α. να είναι καταγεγραμμένες (π.χ. εγχειρίδια προσωπικού)·
• β. να προβλέπουν σαφείς κανόνες, οι οποίοι διασφαλίζουν ότι οι πληροφορίες σχετικά με τις καταγγελίες, τα καταγγελλόμενα πρόσωπα και την παράβαση αντιμετωπίζονται ως εμπιστευτικές πληροφορίες, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2016/679, εκτός εάν η αποκάλυψη της ταυτότητάς τους απαιτείται δυνάμει του εθνικού δικαίου στο πλαίσιο περαιτέρω ερευνών ή επακόλουθων δικαστικών διαδικασιών·
• γ. να προστατεύουν τα μέλη του προσωπικού που διατυπώνουν προβληματισμούς από τυχόν θυματοποίησή τους, οφειλόμενη στο γεγονός ότι γνωστοποίησαν παραβάσεις οι οποίες πρέπει να δηλώνονται·
• δ. να εξασφαλίζουν ότι οι δυνητικές ή πραγματικές παραβάσεις που αναφέρονται αξιολογούνται και παραπέμπονται σε ανώτερα τμήματα της ιεραρχικής κλίμακας, μεταξύ άλλων, κατά περίπτωση, και στην αντίστοιχη αρμόδια αρχή ή υπηρεσία επιβολής του νόμου·
• ε. να διασφαλίζουν, όπου είναι εφικτό, ότι παρέχεται επιβεβαίωση παραλαβής των πληροφοριών στα μέλη του προσωπικού που έχουν αναφέρει δυνητικές ή πραγματικές παραβάσεις·

στ. να εξασφαλίζουν την παρακολούθηση του αποτελέσματος μιας έρευνας σχετικά με καταγγελλόμενη παράβαση· και

• ζ. να διασφαλίζουν την ενδεδειγμένη τήρηση αρχείων.

Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να θεσπίζουν αποτελεσματικούς και αξιόπιστους μηχανισμούς ώστε να παρέχεται η δυνατότητα στα μέλη του προσωπικού των ιδρυμάτων να καταγγέλλουν στις αρμόδιες αρχές συναφείς δυνητικές ή πραγματικές παραβάσεις κανονιστικών απαιτήσεων, συμπεριλαμβανομένων, μεταξύ άλλων, των απαιτήσεων του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 575/2013 και των εθνικών διατάξεων για τη μεταφορά της οδηγίας 2013/36/ΕΕ. Οι εν λόγω μηχανισμοί θα πρέπει να περιλαμβάνουν τουλάχιστον:

• α. ειδικές διαδικασίες για τη λήψη και την παρακολούθηση καταγγελιών για παραβάσεις, π.χ. ειδικός τομέας, μονάδα ή λειτουργία καταγγελίας παραβάσεων·
• β. κατάλληλη προστασία, όπως αναφέρεται στην Ενότητα 13·
• γ. προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τόσο του φυσικού προσώπου που καταγγέλλει την παράβαση όσο και του φυσικού προσώπου που φέρεται ότι διέπραξε την παράβαση, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 (ΓΠΚΔ) και
• δ. σαφείς διαδικασίες, όπως καθορίζονται στην E νότητα 13.

Με την επιφύλαξη της δυνατότητας καταγγελίας παραβάσεων μέσω των μηχανισμών των αρμόδιων αρχών, οι αρμόδιες αρχές δύνανται να ενθαρρύνουν τα μέλη του προσωπικού να δοκιμάζουν και να επιδιώκουν πρώτα τη χρήση των διαδικασιών εσωτερικής προειδοποίησης των ιδρυμάτων τους.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να αναπτύσσουν και να διατηρούν μια νοοτροπία η οποία ενθαρρύνει την υιοθέτηση θετικής στάσης απέναντι στον έλεγχο των κινδύνων και στην κανονιστική συμμόρφωση εντός του ιδρύματος, καθώς και ένα άρτιο και ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου. Σε αυτό το πλαίσιο, οι επιχειρηματικοί τομείς των ιδρυμάτων θα πρέπει να έχουν την ευθύνη για τη διαχείριση των κινδύνων που συνεπάγεται η άσκηση των δραστηριοτήτων τους και να διαθέτουν συστήματα ελέγχου τα οποία αποσκοπούν στη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις εσωτερικές και τις εξωτερικές απαιτήσεις. Εντός του εν λόγω πλαισίου, τα ιδρύματα θα πρέπει να διαθέτουν λειτουργίες του συστήματος εσωτερικής επιθεώρησης με κατάλληλες και επαρκείς εξουσίες, κύρος και πρόσβαση στο διοικητικό όργανο, ώστε να φέρουν σε πέρας την αποστολή τους, καθώς και ένα πλαίσιο διαχείρισης κινδύνων .

Το πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου των ιδρυμάτων θα πρέπει να προσαρμόζεται σε ατομική βάση στις ιδιαιτερότητες της επιχειρηματικής του δραστηριότητας, της πολυπλοκότητάς του και των συναφών κινδύνων, λαμβανομένου υπόψη του πλαισίου του ομίλου. Τα ιδρύματα θα πρέπει να οργανώνουν την ανταλλαγή των απαιτούμενων πληροφοριών κατά τρόπον ώστε να διασφαλίζεται ότι κάθε διοικητικό όργανο, επιχειρηματικός τομέας και εσωτερική μονάδα, συμπεριλαμβανομένης κάθε επιμέρους λειτουργίας του συστήματος εσωτερικής επιθεώρησης, είναι σε θέση να εκτελεί τα αντίστοιχα καθήκοντα. Αυτό σημαίνει, για παράδειγμα, ότι είναι απαραίτητη η ανταλλαγή επαρκών πληροφοριών μεταξύ των επιχειρηματικών τομέων και της λειτουργίας κανονιστικής συμμόρφωσης, καθώς και της λειτουργίας συμμόρφωσης σε θέματα καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, όπου πρόκειται για ξεχωριστή λειτουργία ελέγχου, σε επίπεδο ομίλου, καθώς και μεταξύ των επικεφαλής των λειτουργιών του συστήματος εσωτερικής επιθεώρησης σε επίπεδο ομίλου και του διοικητικού οργάνου του ιδρύματος.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να εφαρμόζουν κατάλληλες διαδικασίες και διεργασίες που διασφαλίζουν ότι συμμορφώνονται με τις υποχρεώσεις τους στο πλαίσιο της καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας. Τα ιδρύματα θα πρέπει να αξιολογούν την έκθεσή τους στον κίνδυνο ότι ενδέχεται να χρησιμοποιηθούν για σκοπούς της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και χρηματοδότησης της τρομοκρατίας και να λαμβάνουν μέτρα για τη μείωση των εν λόγω κινδύνων, καθώς και των κινδύνων λειτουργίας και φήμης που συνδέονται με αυτούς. Τα ιδρύματα θα πρέπει να λαμβάνουν μέτρα για να διασφαλίζουν ότι το προσωπικό τους γνωρίζει τους εν λόγω κινδύνους σχετικά με την ΝΕΠΔ/ΧΤ και τον αντίκτυπο που έχει η ΝΕΠΔ/ΧΤ στο ίδρυμα και στην ακεραιότητα του χρηματοπιστωτικού συστήματος.

Το πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να καλύπτει ολόκληρη την οργάνωση, συμπεριλαμβανομένων των ευθυνών και των καθηκόντων του διοικητικού οργάνου, καθώς και των δραστηριοτήτων όλων των επιχειρηματικών τομέων και των εσωτερικών μονάδων, συμπεριλαμβανομένων των λειτουργιών του συστήματος εσωτερικής επιθεώρησης, των δραστηριοτήτων που αποτελούν αντικείμενο εξωτερικής ανάθεσης και των διαύλων διανομής.

Το πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου του ιδρύματος θα πρέπει να διασφαλίζει:

• α. αποτελεσματική και αποδοτική λειτουργία·
• β. συνετή άσκηση επιχειρηματικής δραστηριότητας·
• γ. επαρκή εντοπισμό, μέτρηση και μείωση των κινδύνων·
• δ. αξιοπιστία της υποβαλλόμενης χρηματοοικονομικής και μη χρηματοοικονομικής αναφοράς, εσωτερικής και εξωτερικής·
• ε. ορθές διοικητικές και λογιστικές διαδικασίες· και στ. συμμόρφωση με νόμους, κανονισμούς, εποπτικές απαιτήσεις και εσωτερικές πολιτικές, διαδικασίες, κανόνες και αποφάσεις του ιδρύματος.

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να είναι υπεύθυνο για τη θέσπιση και την παρακολούθηση της επάρκειας και της αποτελεσματικότητας του πλαισίου, των διαδικασιών και των μηχανισμών του συστήματος εσωτερικής επιθεώρησης, καθώς και για την επίβλεψη όλων των επιχειρηματικών τομέων και των εσωτερικών μονάδων, συμπεριλαμβανομένων των λειτουργιών του συστήματος εσωτερικού ελέγχου (όπως η διαχείριση κινδύνων, η κανονιστική συμμόρφωση, η συμμόρφωση σε θέματα καταπολέμησης της ΝΕΠΔ/ΧΤ, όπου πρόκειται για ξεχωριστή λειτουργία, και εσωτερικής επιθεώρησης). Τα ιδρύματα θα πρέπει να θεσπίζουν, να διατηρούν και να επικαιροποιούν ανά τακτά χρονικά διαστήματα κατάλληλες και γραπτώς τεκμηριωμένες πολιτικές, μηχανισμούς και διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου, που θα πρέπει να εγκρίνονται από το διοικητικό όργανο.