12.1 Política de conflictos de interés en el contexto de préstamos y otras operaciones con miembros del órgano de dirección y las partes vinculadas a estos

El miembro del órgano de dirección que se beneficie de un préstamo significativo o de otra operación significativa, o el miembro del órgano de dirección que esté vinculado con la contraparte, no debería involucrarse en el proceso de toma de decisiones.

Antes de tomar una decisión sobre un préstamo u otra operación con un miembro del órgano de dirección o con las partes vinculadas a este, las entidades deberían evaluar el riesgo al que podrían verse expuestas como consecuencia de la operación.

Cuando los préstamos se otorguen mediante la apertura de líneas de crédito (por ejemplo, descubiertos en cuenta), la decisión inicial y sus posteriores modificaciones deberían documentarse. Cualquier disposición de este tipo de líneas de crédito dentro de los límites acordados no debería ser considerada como una nueva decisión sobre la concesión de un préstamo a un miembro del órgano de dirección o a una parte vinculada a este. Cuando se realice una modificación significativa en una línea de crédito de acuerdo con la política de la entidad, se debería realizar una nueva evaluación y adoptar una nueva decisión.

Para garantizar el cumplimiento de sus políticas de conflictos de interés, las entidades deberían asegurarse de que todos los procedimientos de control interno relevantes sean de aplicación a los préstamos y otras operaciones con los miembros del órgano de dirección o con las partes vinculadas a estos y de que existe un marco de supervisión adecuado a nivel del órgano de dirección en su función de supervisión.

A efectos de lo dispuesto en el artículo 88, apartado 1, de la Directiva 2013/36/UE, las entidades deberían documentar de manera adecuada los datos sobre los préstamos³⁴ concedidos a los miembros del órgano de dirección y a las partes vinculadas a estos, incluyendo, como mínimo, lo siguiente:

• a. el nombre del deudor y su condición (es decir, si es miembro del órgano de dirección o una parte vinculada) y, en relación con los préstamos concedidos a una parte vinculada, el miembro del órgano de dirección con el que está vinculada dicha parte y la naturaleza de su relación con él;
• b. el tipo o naturaleza del préstamo, así como su importe;
• c. los términos y condiciones contractuales aplicables al préstamo;
• d. la fecha de aprobación del préstamo;
• e. el nombre del individuo u órgano, y su composición, encargado de tomar la decisión de aprobar el préstamo y las condiciones aplicables;
• f. si el préstamo se concedió o no (sí/no) en condiciones habituales del curso ordinario del negocio, y
• g. si el préstamo se otorgó o no (sí/no) en condiciones disponibles para todo el personal.

³⁴ Véanse también las Directrices de la ABE sobre concesión de préstamos, disponibles en: https://www.eba.europa.eu/sites/default/documents/files/document_library/Publications/Guidelines/2020/Guidelines %20on%20loan%20origination%20and%20monitoring/Translations/886679/Final%20Report%20on%20GL%20on%20lo an%20origination%20and%20monitoring_COR_ES.pdf.

Las entidades deberían asegurarse de que la documentación de todos los préstamos a miembros del órgano de dirección y a las partes vinculadas a estos esté completa y actualizada, y que la entidad pueda poner a disposición de las autoridades competentes la documentación completa en un formato adecuado y sin demoras injustificadas si así lo solicitan.

En el caso de un préstamo concedido a un miembro del órgano de dirección o a partes vinculadas a este por un importe superior a 200 000 EUR, las entidades deberían poder proporcionar a la autoridad competente, si esta lo solicita, la información adicional siguiente:

• a. el porcentaje del préstamo y el porcentaje de la suma de todas las cantidades pendientes de pago de los préstamos otorgados al mismo deudor, en relación con:
• i. la suma de su capital de nivel 1 y su capital de nivel 2, y
• ii. el capital de nivel 1 ordinario de la entidad;
• b. si el préstamo es parte de una gran exposición³⁵ , y
• c. la ponderación relativa de la suma agregada de todas las cantidades pendientes de pago de los préstamos concedidos al mismo deudor, calculada como un porcentaje mediante la división de la cantidad total pendiente de pago entre el importe total de todos los préstamos pendientes de pago concedidos a miembros del órgano de dirección y a las partes vinculadas a estos.

³⁵ Véase también la parte IV del Reglamento (UE) n.º 575/2013 y, en particular, el artículo 392.

Las entidades deberían establecer y mantener políticas y procedimientos de alerta interna adecuados para que el personal informe, a través de un canal específico, independiente y autónomo, sobre infracciones potenciales o reales de requisitos regulatorios o internos, incluidos, entre otros, los del Reglamento (UE) n.º 575/2013 y las disposiciones nacionales que transponen la Directiva 2013/36/UE, o de los sistemas de gobierno interno. No debería ser necesario que el personal que informe disponga de pruebas de una infracción, aunque debería tener un nivel de certeza que proporcione razones suficientes para iniciar una investigación. Las entidades deberían implementar asimismo sistemas y procedimientos adecuados que aseguren el cumplimiento de sus obligaciones derivadas de la transposición a la legislación nacional de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.

Con el fin de evitar conflictos de interés, debería brindarse al personal la posibilidad de denunciar infracciones sin seguir los canales de comunicación ordinarios (p. ej., a través de la función de cumplimiento o de auditoría interna, o mediante un procedimiento de denuncia interno independiente). Los procedimientos de alerta deberían garantizar la protección de los datos personales, tanto de la persona que denuncie la infracción como de la persona física presuntamente responsable de la infracción, de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679³⁶ (RGPD).

³⁶ Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos).

Los procedimientos de alerta deberían ponerse a disposición de todo el personal de la entidad.

La información proporcionada por el personal mediante los procedimientos de alerta debería ponerse a disposición, si corresponde, del órgano de dirección y de otras funciones responsables establecidas en la política de alerta interna. Cuando el empleado que denuncie una infracción lo solicite, se debería facilitar la información al órgano de dirección y a otras funciones responsables de forma anónima. Las entidades también podrán establecer un procedimiento de comunicación de infracciones que permita que la información se presente de forma anónima.

Las entidades deberían velar por que la persona que denuncie la infracción esté debidamente protegida de cualquier efecto negativo, como represalias, discriminación u otros tipos de trato injusto. La entidad debería asegurarse de que ninguna persona bajo control de la entidad victimice a una persona que haya denunciado una infracción y tomar las medidas apropiadas contra los responsables de dicha victimización.