12.1 Politica privind conflictul de interese în contextul împrumuturilor și al altor tranzacții cu membrii organului de conducere și cu părțile afiliate acestora

Membrul organului de conducere care beneficiază de un astfel de împrumut semnificativ sau de o altă tranzacție semnificativă sau membrul asociat cu contrapartea nu trebuie să fie implicat în procesul decizional.

Atunci când decid cu privire la un împrumut sau la o altă tranzacție cu un membru al organului de conducere sau cu părțile afiliate acestuia, înainte de a lua o decizie, instituțiile trebuie să evalueze riscul la care instituția ar putea fi expusă ca urmare a tranzacției.

Dacă împrumuturile sunt acordate ca linie de credit [de exemplu, credite acordate pe descoperit de cont (overdrafts)], decizia inițială și modificările acesteia trebuie documentate. Orice utilizare a facilităților de credit convenite în limitele convenite nu trebuie să fie considerată o decizie nouă privind un împrumut acordat unui membru al organului de conducere sau părții afiliate acestuia. În cazul în care modificarea unei linii de credit este semnificativă în conformitate cu politica instituției, trebuie să se efectueze o evaluare nouă ș i să se ia o nouă decizie.

Pentru a asigura respectarea politicilor privind conflictele de interese, instituțiile trebuie să se asigure că toate procedurile relevante de control intern se aplică pe deplin împrumuturilor și altor tranzacții cu membrii organului de conducere sau cu părțile afiliate acestora și că există un cadru de supraveghere adecvat la nivelul organului de conducere în funcția sa de supraveghere.

În sensul articolului 88 alineatul (1) din Directiva 2013/36/UE, instituțiile trebuie să documenteze în mod corespunzător datele privind împrumuturile³⁴ acordate membrilor organului de conducere și părților afiliate acestora, inclusiv cel puțin:

• a. numele debitorului și statutul acestuia (și anume, membru al organului de conducere sau parte afiliată acestuia) și, în ceea ce privește împrumuturile acordate unei părți afiliate, membrul organului de conducere cu care este afiliată partea și natura relației cu partea afiliată;
• b. tipul/natura împrumutului și suma;
• c. termenii și condițiile aplicabile împrumutului;
• d. data aprobării împrumutului;
• e. numele persoanei sau al organului și componența organului care ia decizia de aprobare a î mprumutului și condițiile aplicabile;
• f. dacă (da/nu) împrumutul a fost acordat sau nu în condițiile pieței și
• g. dacă (da/nu) împrumutul a fost acordat sau nu în condiții disponibile pentru întregul personal.

³⁴ Vezi și Ghidul ABE privind inițierea creditelor, disponibil la adresa: https://eba.europa.eu/regulation -and- policy/credit - risk/guidelines-on-loan-origination-and-monitoring

Instituțiile trebuie să se asigure că documentarea tuturor împrumuturilor acordate membrilor organului de conducere și părților afiliate acestora este completă și actualizată și că instituția este în măsură să pună la dispoziția autorităților competente documentația completă într - un format adecvat, la cerere, fără întârzieri nejustificate.

Pentru un împrumut mai mare de 200 000 EUR acordat unui membru al organului de conducere sau părților afiliate acestuia, instituțiile trebuie să poată furniza autorității competente, la cerere, următoarele informații suplimentare:

• a. procentul din împrumut și procentul din cuantumul tuturor sumelor aferente împrumuturilor existente acordate către același debitor în comparație cu:
• i. suma fondurilor proprii de nivel 1 și a fondurilor proprii de nivel 2 și
• ii. fondurile proprii de nivel 1 de bază ale instituției;
• b. dacă împrumutul face parte dintr -o expunere mare³⁵ și
• c. ponderea relativă a sumei agregate a tuturor împrumuturilor existente acordate către același debitor, calculată ca procent prin împărțirea valorii totale existente la valoarea totală a tuturor împrumuturilor existente acordate membrilor organului de conducere și părților afiliate acestora.

³⁵ Vezi și partea IV din Regulamentul (UE) nr. 575/2013, în special articolul 392.

Instituțiile trebuie să instituie și să mențină politici și proceduri interne de avertizare adecvate pentru ca angajații să raporteze cazuri reale sau potențiale de încălcare a cerințelor de reglementare sau interne, inclusiv dar fără a se limita la cele din Regulamentul (UE) nr. 575/2013 și a dispozițiilor naționale care transpun Directiva 2013/ 36/UE sau a cadrului de administrare a activității, prin intermediul unui canal specific, independent și autonom. Nu trebuie să fie necesar ca personalul de raportare să dețină dovezi cu privire la încălcare; acesta trebuie să aibă însă un nivel suficient de certitudine care să ofere un motiv suficient pentru inițierea unei investigații. De asemenea, instituțiile trebuie să pună în aplicare procese și proceduri adecvate care să asigure respectarea obligațiilor care decurg din punerea în aplicare la nivel na țional a Directivei (UE) 2019/1937 a Parlamentului European și a Consiliului din 23 octombrie 2019 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii.

Pentru a evita conflictele de interese, personalul trebuie să aibă posibilitatea de a raporta încălcările în afara liniilor de raportare obișnuite (de exemplu, prin intermediul funcției de asigurare a conformității, al funcției de audit intern sau al unei proceduri interne independente de denunțare). Procedurile de avertizare trebuie să asigure protecția datelor cu caracter personal ale persoanei care raportează încălcarea și ale persoanei fizice care se presupune că este responsabilă pentru încălcare în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679³⁶ (RGPD).

³⁶ Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date ș i de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția d atelor).

Procedurile de a lertă trebuie puse la dispoziția tuturor angajaților din cadrul unei instituții.

Informațiile furnizate de angajați prin intermediul procedurilor de avertizare trebuie să fie puse la dispoziția organului de conducere și a altor funcții responsabile definite în cadrul politicii de avertizare internă, dacă este cazul. Dacă acest lucru este solicitat de angajatul care raportează o încălcare, informațiile trebuie să fie furnizate organului de conducere și altor funcții responsabile în mod anonimizat. Instituțiile pot să prevadă, de asemenea, un proces de denunțare care să permită transmiterea informațiilor în mod anonimizat.

Instituțiile trebuie să se asigure că persoana care raportează încălcarea este protejată corespunzător de orice impact negativ precum represaliile, discriminarea sau alte tipuri de tratament inechitabil. Instituția trebuie să se asigure că nicio persoană care se află sub controlul instituției nu se implică într - o acțiune de victimizare a unei persoane care a raportat

• o înc ălcare și trebuie să ia măsurile adecvate împotriva celor care sunt responsabili pentru orice astfel de victimizare.