12.1 Beleid inzake belangenconflicten in het kader van leningen en andere transacties met leden van het leidinggevend orgaan en hun verbonden partijen

Het lid van het leidinggevend orgaan dat voordeel heeft van een dergelijke belangrijke lening of belangrijke andere transactie of het met de tegenpartij verbonden lid, dient niet bij de besluitvorming betrokken te zijn.

Alvorens een beslissing te nemen over een lening of andere transactie met leden van het leidinggevend orgaan of hun verbonden partijen, dient de instelling het risico waaraan zij als gevolg van die transactie mogelijk wordt blootgesteld, te beoordelen.

Waar leningen worden verstrekt in de vorm van een kredietlijn (bijv. een rekening-courantkrediet), dienen zowel de initiële beslissing als wijzigingen daarvan te worden gedocumenteerd. Het gebruik van dergelijke overeengekomen kredietfaciliteiten binnen de overeengekomen limieten dient niet te worden beschouwd als een nieuwe beslissing inzake een lening aan een lid van het leidinggevend orgaan of zijn/haar verbonden partij. Wanneer een wijziging van een kredietlijn als wezenlijk moet worden aangemerkt uit hoofde van het beleid van de instelling, dient een nieuwe beoordeling te worden verricht en een nieuwe beslissing te worden genomen.

Teneinde naleving te waarborgen van hun beleid inzake belangenconflicten, dienen instellingen erop toe te zien dat alle relevante interne controleprocedures volledig van toepassing zijn op leningen aan en andere transacties met leden van het leidinggevend orgaan of hun verbonden partijen, en dat er op het niveau van het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie een passend toezichtkader is ingericht.

Voor de toepassing van artikel 88, lid 1, van Richtlijn 2013/36/EU dienen instellingen gegevens over leningen³⁴ aan leden van het leidinggevend orgaan en hun verbonden partijen naar behoren te documenteren, met vermelding van in ieder geval:

• a. de naam van de debiteur en diens status (d.w.z., lid van het leidinggevend orgaan of een verbonden partij) en, voor leningen aan een verbonden partij, het lid van het leidinggevend orgaan aan wie die partij is verbonden en de aard van de relatie met de verbonden partij;
• b. het soort lening/de aard van de lening en het bedrag;
• c. de voorwaarden die op de lening van toepassing zijn;
• d. de datum waarop de lening is goedgekeurd;
• e. de naam van de persoon die of de naam en samenstelling van het orgaan dat de beslissing tot goedkeuring van de lening heeft genomen en de desbetreffende voorwaarden;
• f. of de lening wel of niet conform marktvoorwaarden is verstrekt; en
• g. of de lening wel of niet is verstrekt onder voorwaarden die voor alle personeelsleden gelden.

³⁴ Zie ook de EBA-richtsnoeren inzake de initiëring van leningen, beschikbaar op:

Instellingen dienen te waarborgen dat voor alle leningen aan leden van het leidinggevend orgaan en hun verbonden partijen volledige en actuele documentatie beschikbaar is en dat zij op verzoek de volledige documentatie onverwijld in een passend format aan de bevoegde autoriteiten ter beschikking kunnen stellen.

Bij leningen van meer dan 200 000 EUR aan leden van het leidinggevend orgaan of hun verbonden partijen dient de instelling in staat te zijn om op verzoek de volgende aanvullende informatie ter beschikking te stellen van de bevoegde autoriteit:

• a. het percentage van de lening en het percentage van de som van alle uitstaande bedragen van leningen aan dezelfde debiteur, vergeleken met:
• i. de som van haar tier 1-kapitaal en tier 2-kapitaal, en
• ii. het tier 1-kernkapitaal van de instelling;
• b. of de lening deel uitmaakt van een grote risicoblootstelling³⁵ , en
• c. het relatieve gewicht van het totaalbedrag van alle uitstaande leningen aan dezelfde debiteur, berekend als percentage door het totale uitstaande bedrag te delen door het totaalbedrag van alle uitstaande leningen aan leden van het leidinggevend orgaan en hun verbonden partijen.

³⁵ Zie ook deel IV van Verordening (EU) nr. 575/2013 en in het bijzonder artikel 392.

Instellingen dienen passend intern beleid en passende interne meldingsprocedures in te voeren om personeelsleden in staat te stellen potentiële of feitelijke inbreuken op regelgevings- of interne vereisten, waaronder, zonder daartoe beperkt te zijn, die van Verordening (EU) nr. 575/2013 en nationale bepalingen tot omzetting van Richtlijn 2013/36/EU, of op regelingen voor interne governance, via een specifiek, onafhankelijk en zelfstandig kanaal te kunnen melden. Het dient voor personeelsleden die een inbreuk melden niet noodzakelijk te zijn daarvan bewijs te leveren; zij dienen er echter zo zeker van te zijn dat er voldoende reden is om een onderzoek te starten. Daarnaast dienen instellingen passende processen en procedures in te richten die waarborgen dat zij voldoen aan hun verplichtingen uit hoofde van de nationale tenuitvoerlegging van Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden.

Om belangenconflicten te voorkomen dienen personeelsleden inbreuken te kunnen melden buiten de reguliere rapportagelijnen om (bijv. via de compliance officer, de interne auditor of een onafhankelijke interne klokkenluidersprocedure). De meldingsprocedures dienen de bescherming te waarborgen van de persoonsgegevens van zowel de persoon die de inbreuk meldt als de natuurlijke persoon die voor de inbreuk verantwoordelijk zou zijn, in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679³⁶ (AVG).

³⁶ Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening persoonsgegevens).

De meldingsprocedures dienen beschikbaar te worden gesteld aan alle personeelsleden in een instelling.

Informatie die personeelsleden via de meldingsprocedures hebben verstrekt, dient, in voorkomend geval, beschikbaar te worden gesteld aan het leidinggevend orgaan en andere verantwoordelijke functies die in het interne meldingsbeleid zijn gedefinieerd. Wanneer het personeelslid dat een inbreuk meldt, dit verlangt, dient de informatie anoniem te worden verstrekt aan het leidinggevend orgaan en andere verantwoordelijke functies. Instellingen kunnen ook voorzien in een klokkenluidersprocedure die het mogelijk maakt informatie anoniem in te dienen.

Instellingen dienen ervoor te zorgen dat de persoon die de inbreuk meldt, afdoende wordt beschermd tegen eventuele negatieve gevolgen, zoals vergelding, discriminatie of andere soorten onbillijke behandeling. De instelling dient ervoor te zorgen dat geen enkele persoon die onder controle van de instelling valt, zich inlaat met represailles tegen een persoon die een inbreuk heeft gemeld, en dient passende maatregelen te nemen tegen degenen die verantwoordelijk zijn voor dergelijke represailles.