12.1 Policyn om intressekonflikter med avseende på lån och andra transaktioner med ledningsorganets ledamöter och deras närstående parter

Som en del av ramverket för intressekonflikter bör ledningsorganet fastställa lämpliga trösklar (t.ex. efter produkttyp eller beroende på villkoren) som lånet eller annan transaktion med ledningsorganets ledamot eller hans eller hennes närstående parter kräver alltid ledningsorganets godkännande. Beslut om väsentliga lån eller andra väsentliga transaktioner EBA Regular Use

med ledningsorganets ledamöter som inte genomförs enligt normala marknadsvillkor, utan enligt villkor som finns tillgängliga för hela personalen, bör alltid fattas av ledningsorganet.

En ledamot i ledningsorganet som skulle dra nytta av ett sådant väsentligt lån eller annan transaktion eller en ledamot som är närstående till motparten får inte delta i beslutsfattandet.

Vid beslutsfattande om ett lån eller annan transaktion med en ledamot i ledningsorganet eller hans eller hennes närstående parter bör instituten före beslutsfattandet bedöma den risk som transaktionen kan medföra för institutet.

Vid lån i form av kreditfacilitet (t.ex. checkräkningskrediter) bör det ursprungliga beslutet och ändringar i detta dokumenteras. Eventuellt utnyttjande av sådana överenskomna kreditfaciliteter inom de överenskomna gränserna får inte betraktas som ett nytt beslut om ett lån till en ledamot i ledningsorganet eller hans eller hennes närstående part. Om en ändring i en kreditfacilitet betraktas som väsentlig i enlighet med institutets policy bör en ny bedömning göras och ett nytt beslut fattas.

För att säkra efterlevnad av sina policyer om intressekonflikter bör instituten säkerställa att alla relevanta interna kontrollförfaranden tillämpas fullt ut på lån och andra transaktioner med ledningsorganets ledamöter eller deras närstående parter och att det finns ett lämpligt ramverk för uppsikt över ledningsorganets nivå i dess tillsynsfunktion.

Vid tillämpning av artikel 88.1 i direktiv 2013/36/EU bör instituten korrekt dokumentera uppgifter om lån³⁴ till ledningsorganets ledamöter och deras närstående parter, inklusive åtminstone följande:

• a. Namnet på gäldenären och gäldenärens status (dvs. ledamot i ledningsorganet eller närstående part) och vid lån till en närstående part den ledamot i ledningsorganet som parten är närstående till och uppgifter om partens relation till ledamoten.
• b. Lånets typ/karaktär och lånebeloppet.
• c. Villkor som tillämpas på lånet.
• d. Datumet för godkännande av lånet.
• e. Namnet på den person eller det organ (inklusive sammansättning av organet) som har fattat beslutet om godkännande av lånet och de tillämpliga villkoren.
• f. Huruvida lånet har beviljats i enlighet med marknadsvillkoren (ja/nej). EBA Regular Use
• g. Huruvida lånet har beviljats i enlighet med villkor som finns tillgängliga för hela personalen (ja/nej).

³⁴ Se även EBA:s riktlinjer om låneutgivning, som finns tillgängliga på https://eba.europa.eu/regulation-and-policy/credit-risk/guidelines-on-loan-origination-and-monitoring

Instituten bör säkerställa att dokumentationen om alla lån till ledningsorganets ledamöter och deras närstående parter är fullständig och uppdaterad och att institutet vid begäran utan dröjsmål kan tillhandahålla hela dokumentationen till behöriga myndigheter i ett lämpligt format.

Vid ett lån till en ledamot i ledningsorganet eller en ledamots närstående part som överstiger 200 000 euro bör instituten på begäran kunna tillhandahålla följande ytterligare information till den behöriga myndigheten:

• a. Procentandelen för lånet och procentandelen för summan av alla utestående lånebelopp till samma gäldenär jämfört med
• i. summan av dess primärkapital och sekundärkapital samt
• ii. institutets kärnprimärkapital,
• b. huruvida lånet utgör en del av en större exponering³⁵ samt
• c. den relativa vikten av den sammanlagda summan av alla utestående lånebelopp till samma gäldenär, beräknad som en procentandel genom att det sammanlagda utestående beloppet delas med det sammanlagda beloppet på alla utestående lån till ledningsorganets ledamöter och deras närstående parter.

³⁵ Se även del IV av förordning (EU) nr 575/2013, särskilt artikel 392.

Instituten bör inrätta och upprätthålla lämpliga policyer för uppgiftslämning och förfaranden för att personalen, via en särskild, oberoende och självständig kanal, ska kunna rapportera överträdelser av lagar och regler eller av interna krav, inbegripet men inte begränsat till kraven i förordning (EU) nr 575/2013 och nationella bestämmelser om införlivande av direktiv 2013/36/EU samt krav som ställs enligt interna styrformer. Personalen ska inte behöva ha bevis för en överträdelse för att kunna rapportera den, men den som rapporterar bör vara tillräckligt säker på uppgiften för att det ska finnas tillräckliga skäl att inleda en utredning. Instituten bör även genomföra lämpliga processer och förfaranden som säkerställer att de fullgör sina skyldigheter i enlighet med det nationella införlivandet av Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2019/1937 av den 23 oktober 2019 om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av unionsrätten.

För att undvika intressekonflikter bör personalen ha möjlighet att rapportera överträdelser utanför de vanliga rapporteringsvägarna (till exempel genom efterlevnadsfunktionen, internrevisionsfunktionen eller ett oberoende internt förfarande för visselblåsning). Förfarandena för uppgiftslämning bör säkerställa att personuppgifterna skyddas, både för den person som rapporterar överträdelsen och den fysiska person som påstås vara ansvarig för EBA Regular Use

överträdelsen, i enlighet med förordning nr 2016/679/EG³⁶ (den allmänna dataskyddsförordningen).

³⁶ Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (den allmänna dataskyddsförordningen).

Förfarandena för uppgiftslämning bör kunna användas av all personal vid institutet.

Uppgifter som personalen lämnat enligt förfarandena för uppgiftslämning bör, om det är lämpligt, göras tillgängliga för ledningsorganet och andra ansvariga funktioner som definierats i den interna policyn om uppgiftslämning. När den person i personalen som rapporterar en överträdelse så önskar bör uppgifterna anonymiseras innan de vidarebefordras till ledningsorganet och andra ansvariga funktioner. Instituten kan även välja att inrätta ett förfarande för visselblåsning som medger att uppgifterna lämnas in i anonymiserad form.