12.1 Összeférhetetlenségi politika a vezető testület tagjainak és kapcsolt feleiknek nyújtott hitelekkel és a velük kötött egyéb ügyletekkel összefüggésben

A vezető testületnek az ilyen jelentős kölcsönből vagy más jelentős ügyletből hasznot húzó tagja vagy a szerződő féllel kapcsolatban álló tagja nem vehet részt a döntéshozatalban.

Amikor a vezető testület valamely tagjának vagy a kapcsolt felének nyújtott hitelről vagy a vele kötött egyéb ügyletről döntenek, az intézményeknek a döntés meghozatala előtt fel kell mérniük azt a kockázatot, amelynek az intézmény az ügylet miatt ki lehet téve.

Amennyiben a hiteleket hitelkeret (pl. folyószámlahitel) formájában nyújtják, az első döntést és annak módosításait dokumentálni kell. Az ilyen elfogadott hitelkereteknek a megállapított limiteken belüli felhasználása nem tekinthető a vezető testület tagja vagy kapcsolt fele számára nyújtott hitelről szóló új határozatnak. Amennyiben a hitelkeret módosítása az intézmény politikájával összhangban lényegesnek tekintendő, új értékelést kell végezni, és új döntést kell hozni.

Az összeférhetetlenségi politikájuknak való megfelelés biztosítása érdekében az intézményeknek gondoskodniuk kell arról, hogy minden idevágó belső ellenőrzési eljárás teljes mértékben alkalmazandó legyen a vezető testület tagjainak és kapcsolt feleiknek nyújtott hitelekre és a velük kötött egyéb ügyletekre, és hogy a felügyeleti feladatot ellátó vezető testület szintjén megfelelő felügyeleti keretrendszer álljon rendelkezésre.

A 2013/36/EU irányelv 88. cikkének (1) bekezdése alkalmazásában az intézményeknek megfelelően dokumentálniuk kell vezető testület tagjainak és kapcsolt feleiknek nyújtott hitelekre vonatkozó adatokat³⁴ , beleértve legalább az alábbiakat:

• a. az adós neve és státusza (azaz a vezető testület tagja vagy kapcsolt fél), valamint a kapcsolt félnek nyújtott kölcsönök tekintetében a vezető testület azon tagja, akivel a fél kapcsolatban áll, és a kapcsolt féllel fennálló kapcsolat jellege;
• b. a kölcsön típusa/jellege és összege;
• c. a kölcsönre alkalmazandó szerződéses feltételek;
• d. a kölcsön jóváhagyásának időpontja;
• e. a kölcsön jóváhagyásáról döntő személy vagy testület neve és összetétele, valamint az alkalmazandó feltételek;
• f. annak ténye (igen/nem), hogy a kölcsönt piaci feltételek mellett nyújtották - e vagy sem; és
• g. annak ténye (igen/nem), hogy a kölcsönt a személyzet minden tagja számára elérhető feltételek mellett nyújtották - e vagy sem.

³⁴ Lásd a hitelnyújtásról szóló EBH - iránymutatásokat is. Elérhető itt: https://eba.europa.eu/regulation - and - policy/credit - risk/guidelines - on - loan - origination - and - monitoring .

Az intézményeknek biztosítaniuk kell, hogy a vezető testület tagjainak és a kapcsolt feleiknek nyújtott valamennyi kölcsön dokumentációja teljes és naprakész legyen, és hogy az intézmény kérésre indokolatlan késedelem nélkül az illetékes hatóságok rendelkezésére tudja bocsátani a teljes dokumentációt megfelelő formátumban.

A 200 000 EUR - t meghaladó összegű, a vezető testület tagjainak vagy a kapcsolt feleiknek nyújtott kölcsönök esetében az intézményeknek kérésre az illetékes hatóság rendelkezésére kell bocsátaniuk a következő kiegészítő információkat:

• a. a kölcsön százalékos aránya és az ugyanazon adósnak nyújtott összes fennálló kölcsön összegének százalékos aránya a következőkhöz képest:
• i. az alapvető tőkéjének és járulékos tőkéjének összege; és
• ii. az intézmény elsődleges alapvető tőkéje;
• b. a kölcsön egy jelentős kitettség része - e³⁵ ; és
• c. az ugyanazon adósnak nyújtott valamennyi fennálló hitelösszeg összesített összegének relatív súlya, amelyet százalékosan úgy számítanak ki, hogy a teljes fennálló összeget elosztják a vezető testület tagjainak és a kapcsolt feleiknek nyújtott valamennyi fennálló hitel teljes összegével .

³⁵ Lásd az 575/2013/EU rendelet IV. részét is, különösen a 392. cikket.

Az intézményeknek megfelelő belső figyelmeztetési politikákat és eljárásokat kell bevezetniük és fenntartaniuk, hogy a munkatársak egy meghatározott, független és önálló csatornán keresztül jelenthessék a jogszabályi vagy belső előírások potenciális vagy tényleges megsértését, beleértve többek között az 575/2013/EU rendeletben leírtakat, valamint a 2013/36/EU irányelvet átültető nemzeti rendelkezéseket, illetve a belső irányítási rendszereket. Nem fontos, hogy a bejelentő munkatárs tudja bizonyítani a jogsértést, azonban kellő szintű bizonyossággal kell rendelkeznie, amely elegendő okot ad egy vizsgálat elindítására. Az intézményeknek megfelelő folyamatokat és eljárásokat is be kell vezetniük annak biztosítása érdekében, hogy megfeleljenek az uniós jog megsértését bejelentő személyek védelméről szóló, 2019. október 23 - i (EU) 2019/1937 európai parlamenti és tanácsi irányelv nemzeti szintű végrehajtásával kapcsolatos kötelezettségeiknek.

Az összeférhetetlenség elkerülése érdekében a munkatársak számára lehetővé kell tenni, hogy a szokásos jelentési útvonalakon kívül is (azaz a megfelelési részlegen, a belső ellenőrzési részlegen vagy egy független belső visszaélés - bejelentési eljáráson keresztül) bejelenthessék a szabálytalanságokat. A figyelmeztetési eljárásoknak az (EU) 2016/679 rendelettel (általános adatvédelmi rendelet)³⁶ összhangban gondoskodniuk kell a személyes adatok védelméről mind a jogsértést bejelentő személy, mind pedig a jogsértésért feltehetően felelős természetes személy vonatkozásában.

³⁶ Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet).

A figyelmeztetési eljárásokat egy adott intézményen belül minden munkatárs számára elérhetővé kell tenni.

A munkatársak által a figyelmeztetési eljárások révén nyújtott információkat adott esetben a vezető testület és a belső figyelmeztetési politikában meghatározott egyéb felelős részlegek rendelkezésére kell bocsátani. Ha a jogsértést bejelentő munkatárs kéri, az információkat anonim módon kell a vezető testület és az egyéb felelős részlegek rendelkezésére bocsátani. Az intézmények rendelkezhetnek olyan visszaélés - bejelentési eljárással, amely lehetővé teszi az információ anonim módon történő nyújtását.

Az intézményeknek biztosítaniuk kell, hogy a jogsértést bejelentő személyt bármely negatív hatástól, pl. megtorlástól, diszkriminációtól vagy a tisztességtelen bánásmód egyéb formáitól megvédjék. Az intézménynek biztosítania kell, hogy az intézmény hatáskörébe tartozó személyek ne viktimizálhassák a jogsértést bejelentő személyt, és megfelelő intézkedéseket kell hozni azokkal szemben, akik e viktimizációt elkövették.