12.1 Política de conflitos de interesses no contexto de empréstimos e outras operações com membros do órgão de administração e respetivas partes relacionadas

O membro do órgão de administração que beneficie de um empréstimo material ou outra operação material ou o membro que está relacionado com a contraparte não devem participar no processo de tomada de decisão.

Ao decidir sobre um empréstimo ou outra operação com um membro do órgão de administração ou respetivas partes relacionadas, antes de tomarem uma decisão, as instituições avaliam o risco ao qual a instituição pode ser exposta devido à operação.

Sempre que os empréstimos sejam concedidos sob a forma de linha de crédito (por ex., facilidade de descobertos), a decisão inicial e as respetivas alterações devem ser documentadas. Qualquer utilização dessas linhas de crédito acordadas nos limites acordados não deve ser considerada como uma nova decisão sobre um empréstimo a um membro do órgão de administração ou à respetiva parte relacionada. Se a alteração de uma linha de crédito for material, de acordo com a política da instituição, deve ser efetuada uma nova avaliação e tomada uma nova decisão.

Para garantir o cumprimento das suas políticas de conflitos de interesses, as instituições asseguram que todos os procedimentos de controlo interno relevantes se aplicam integralmente aos empréstimos e outras operações com membros do órgão de administração ou respetivas partes relacionadas e que esteja implementada um quadro de supervisão adequado ao nível do órgão de administração na sua função de fiscalização.

Para efeitos do artigo 88.º, n.º 1, da Diretiva 2013/36/UE, as instituições devem documentam adequadamente os dados sobre empréstimos³⁴ aos membros do órgão de administração e respetivas partes relacionadas, incluindo, no mínimo:

• a. O nome do devedor e o seu estatuto (ou seja, membro do órgão de administração ou parte relacionada) e relativamente aos empréstimos a uma parte relacionada, o membro do órgão de administração com quem a parte está relacionada e a natureza da relação com a parte relacionada;
• b. O tipo/natureza do empréstimo e o montante;
• c. Os termos e condições aplicáveis ao empréstimo;
• d. A data de aprovação do empréstimo;
• e. O nome do indivíduo ou do órgão e a sua composição que tomaram a decisão de aprovar
• o empréstimo e as condições aplicáveis;
• f. O facto (sim/não) de o empréstimo ter sido ou não concedido em condições de mercado; e
• g. O facto (sim/não) de o empréstimo ter sido ou não concedido em condições acessíveis a todos os membros do pessoal.

³⁴ Ver também as Orientações da EBA sobre a concessão e a monitorização de empréstimos, disponíveis em: https://eba.europa.eu/regulation-and-policy/credit-risk/guidelines-on-loan-origination-and-monitoring

As instituições asseguram que a documentação de todos os empréstimos a membros do órgão de administração e respetivas partes relacionadas é completa e atualizada e que a instituição seja capaz de disponibilizar às autoridades competentes a documentação completa num formato adequado, mediante solicitação, sem demora injustificada.

Em relação a um empréstimo a um membro do órgão de administração ou respetiva parte relacionada num montante superior a EUR 200 000, as instituições devem ser capazes de fornecer à autoridade competente, mediante solicitação, a seguinte informação adicional:

• a. A percentagem do empréstimo e a percentagem da soma de todos os montantes em dívida de empréstimos ao mesmo devedor em comparação com:
• i. a soma dos seus fundos próprios de nível 1 e de nível 2 e
• ii. fundos próprios principais de nível 1 da instituição;
• b. Se o empréstimo faz parte de um «grande risco»³⁵ ; e
• c. O peso relativo da soma agregada de todos os montantes em dívida de empréstimos ao mesmo devedor, calculado como uma percentagem dividindo o montante total em dívida pelo montante total de todos os empréstimos em dívida a membros do órgão de administração e respetivas partes relacionadas.

³⁵ Ver também a Parte IV do Regulamento (UE) n.º 575/2013 e, em especial, o artigo 392.º.

As instituições estabelecem e mantêm políticas de alerta adequadas a nível interno e procedimentos departicipação pelos membros do pessoal, através de um canal específico, independente e autónomo, de infrações atuais ou potenciais dos requisitos regulamentares ou internos, nomeadamente dos requisitos previstos no Regulamento (UE) n.º 575/2013 e das disposições nacionais de transposição da Diretiva 2013/36/UE, ou de disposições internas de governo. Não deve ser necessário que os membros do pessoal estejam na posse de evidências de uma infração para efetuarem uma participação; no entanto, devem possuir um grau de certeza suficiente que forneça motivo suficiente para iniciar uma investigação. As instituições implementam igualmente processos e procedimentos adequados que assegurem que dão cumprimento às obrigações que lhes incumbem por força da transposição nacional da Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que comunicam infrações do direito da União.

A fim de evitar conflitos de interesses, deverá ser possível aos membros do pessoal participarem infrações fora dos canais normais de transmissão de informações (p. ex., através da função de conformidade, da função de auditoria interna ou de um procedimento independente de participação de infrações a nível interno). Os procedimentos de alerta devem assegurar a proteção dos dados pessoais da pessoa que participa a infração e da pessoa singular que é alegadamente responsável pela infração, em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD)³⁶ .

³⁶ Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de Abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados e que revoga a Diretiva 95/46/CE (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados).

Todos os membros do pessoal da instituição devem ser informados dos procedimentos de alerta.

As informações fornecidas pelos membros do pessoal por meio de procedimentos de alerta devem ser transmitidas, se apropriado, ao órgão de administração e a outras funções responsáveis designadas no âmbito da política de alertas internos. Quando solicitado pelo membro do pessoal que comunica uma infração, as informações devem ser transmitidas de forma anónima ao órgão de administração e a outras funções responsáveis. As instituições também podem disponibilizar um procedimento de participação de infrações que permita que as informações sejam transmitidas de forma anónima.

As instituições devem assegurar que a pessoa que participa a infração é devidamente protegida de qualquer impacto negativo, p. ex., retaliação, discriminação ou outros tipos de tratamento injusto. A instituição deve assegurar que nenhuma pessoa sujeita ao seu controlo exerce retaliações sobre alguém que tenha participado uma infração e deve tomar medidas adequadas contra os responsáveis por tais ações.