12.1 Eturistiriitoja koskevat käytännöt ylimmän hallintoelimen jäsenille ja heidän lähipiirilleen myönnettävien lainojen ja heidän kanssaan tehtävien muiden liiketoimien yhteydessä

Tällaisesta olennaisesta lainasta tai muusta olennaisesta liiketoimesta hyötyvän ylimmän hallintoelimen jäsenen tai vastapuolen lähipiiriin kuuluvan ylimmän hallintoelimen jäsenen ei pitäisi osallistua päätöksentekoon.

Päättäessään ylimmän hallintoelimen jäsenelle tai hänen lähipiirilleen myönnettävästä lainasta tai heidän kanssaan tehtävästä muusta liiketoimesta laitosten tulee ennen päätöksen tekemistä arvioida riski, jolle laitos saattaa altistua liiketoimen vuoksi.

Jos laina toteutetaan luottojärjestelyjen avulla (esim. tililuotot), alkuperäinen päätös ja siihen tehdyt muutokset tulee dokumentoida. Tällaisten sovittujen luottojärjestelyjen käyttöä sovittujen rajojen puitteissa ei pitäisi katsoa uudeksi päätökseksi lainan myöntämisestä ylimmän hallintoelimen jäsenelle tai hänen lähipiirilleen. Jos luottojärjestelyn muuttaminen on laitoksen käytäntöjen mukaan olennaista, on tehtävä uusi arviointi ja annettava uusi päätös.

Varmistaakseen eturistiriitoja koskevien käytäntöjen noudattamisen laitosten tulee taata, että ylimmän hallintoelimen jäsenille ja heidän lähipiirilleen myönnettäviin lainoihin ja heidän kanssaan tehtäviin muihin liiketoimiin sovelletaan täysimääräisesti kaikkia asiaankuuluvia sisäisiä valvontamenettelyjä ja että valvontatehtävässään toimivan ylimmän hallintoelimen tasolla on käytössä asianmukainen valvontajärjestelmä.

Direktiivin 2013/36/EU 88 artiklan 1 kohdan soveltamiseksi laitosten on asianmukaisesti dokumentoitava ylimmän hallintoelimen jäsenille ja heidän lähipiirilleen myönnettyjä lainoja³⁴ koskevat tiedot, mukaan lukien ainakin

• a. velallisen nimi ja asema (eli ylimmän hallintoelimen jäsen tai hänen lähipiiriinsä kuuluva henkilö) sekä lähipiirille myönnettyjen lainojen osalta se ylimmän hallintoelimen jäsen, jonka lähipiiriin kyseinen osapuoli kuuluu ja minkä luonteinen suhde heidän välillään on
• b. lainan tyyppi/luonne ja lainamäärä
• c. sovellettavat lainaehdot
• d. lainan myöntämispäivä
• e. lainan myöntämispäätöksen tekevän henkilön tai elimen nimi ja elimen kokoonpano sekä sovellettavat ehdot
• f. tieto siitä, onko laina myönnetty markkinaehdoin (kyllä/ei)
• g. tieto siitä, onko laina myönnetty kaikkiin henkilöstön jäseniin sovellettavien ehtojen mukaisesti.

³⁴ Ks. myös EPV:n luotonantoa koskevat ohjeet, jotka ovat saatavilla osoitteessa https://eba.europa.eu/regulation-and-policy/credit-risk/guidelines-on-loan-origination-and-monitoring.

Laitosten tulee varmistaa, että kaikki ylimmän hallintoelimen jäsenille ja heidän lähipiirilleen myönnetyt lainat dokumentoidaan täydellisesti ja että tiedot pidetään ajan tasalla. Lisäksi on varmistettava, että laitos voi pyynnöstä antaa täydelliset asiakirjat toimivaltaisten viranomaisten saataville asianmukaisessa muodossa ilman aiheetonta viivytystä.

Jos ylimmän hallintoelimen jäsenelle tai hänen lähipiirilleen myönnetyn lainan määrä ylittää 200 000 euroa, laitosten on voitava pyynnöstä toimittaa toimivaltaiselle viranomaiselle seuraavat lisätiedot:

• a. lainan prosenttiosuus ja kaikkien samalle velalliselle myönnettyjen lainojen prosenttiosuus
• i. sen ensisijaisen pääoman (T1) ja toissijaisen pääoman (T2) summasta ja
• ii. laitoksen ydinpääomasta
• b. tieto siitä, onko laina osa suurta asiakasriskiä³⁵
• c. kaikkien samalle velalliselle myönnettyjen lainojen maksamattomien määrien summan suhteellinen osuus, joka lasketaan jakamalla maksamaton kokonaismäärä kaikkien ylimmän hallintoelimen jäsenille ja heidän lähipiirilleen myönnettyjen maksamattomien lainojen kokonaismäärällä.

³⁵ Ks. myös asetuksen (EU) N:o 575/2013 IV osa ja erityisesti sen 392 artikla.

Laitosten tulisi ottaa käyttöön ja ylläpitää asianmukaisia sisäisiä ilmoituskäytäntöjä ja - menettelyitä, joiden avulla henkilöstö voi ilmoittaa mahdollisista tai tapahtuneista lakisääteistentai sisäisten vaatimusten rikkomuksista, kuten niistä, jotka ovat asetuksen (EU) N:o 575/2013, direktiivin 2013/36/EU kansallisten täytäntöönpanosäännösten tai sisäisten hallinnointi- ja ohjausjärjestelmien vastaisia, tarkoitukseen varatun riippumattoman ja itsenäisen kanavan kautta. Ilmoituksen tekevällä henkilöstön jäsenellä ei välttämättä tarvitse olla näyttöä rikkomuksesta, mutta hänellä tulee olla riittävän tasoinen varmuus, joka antaa riittävän syyn käynnistää tutkimukset. Laitosten tulee myös panna täytäntöön asianmukaisia prosesseja ja menettelyjä, joilla varmistetaan, että ne noudattavat unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta 23 päivänä lokakuuta 2019 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin (EU) 2019/1937 kansallisesta täytäntöönpanosta johtuvia velvoitteitaan.

Eturistiriitojen välttämiseksi henkilöstölle on annettava mahdollisuus ilmoittaa rikkomuksista tavanomaisten raportointisuhteiden ulkopuolella (esim. säännösten noudattamista valvovan toiminnon, sisäisen tarkastuksen toiminnon tai riippumattoman sisäisen väärinkäytösten paljastamista koskevan menettelyn kautta). Ilmoitusmenettelyissä tulee taata sekä ilmoittajan että ilmoituksen mukaisen rikkomuksesta vastuussa olevan luonnollisen henkilön henkilötietojen suojaaminen asetuksen (EU) 2016/679³⁶ (yleinen tietosuoja-asetus) mukaisesti.

³⁶ Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus).

Ilmoitusmenettelyjen on oltava laitoksen koko henkilöstön käytettävissä.

Henkilöstön ilmoitusmenettelyn kautta antamat tiedot tulee tarvittaessa antaa tiedoksi ylimmälle hallintoelimelle ja muille vastuussa oleville toiminnoille, jotka on määritelty sisäisissä ilmoituskäytännöissä. Mikäli rikkomuksen ilmoittanut henkilöstön jäsen sitä vaatii, tiedot on toimitettava ylimmälle hallintoelimelle ja muille vastuussa oleville toiminnoille ilmoittajan henkilöllisyyttä paljastamatta. Laitokset voivat tarjota myös väärinkäytösten paljastamista koskevan menettelyn, jossa tiedot voidaan antaa anonyymisti.

Laitosten tulee varmistaa, että rikkomuksesta ilmoittavaa henkilöä suojataan kaikilta haitallisilta seurauksilta, kuten vastatoimilta, syrjinnältä tai muulta epäoikeudenmukaiselta kohtelulta. Laitoksen tulee varmistaa, ettei kukaan laitoksen alaisuudessa toimiva henkilö osallistu rikkomuksesta ilmoittaneen henkilön epäoikeudenmukaiseen kohteluun, ja sen tulee ryhtyä asianmukaisiin toimenpiteisiin tällaisesta kohtelusta vastuussa olevia henkilöitä vastaan.