12.1 Politique en matière de conflits d’intérêts dans le contexte des prêts et autres transactions effectuées avec les membres de l’organe de direction et leurs parties liées

Le membre de l’organe de direction bénéficiant d’un tel prêt ou d’une telle transaction ayant une importance significative, ou le membre lié à la contrepartie, ne devrait pas participer à la prise de décision.

Avant de prendre une décision relative à un prêt accordé ou à une autre transaction effectuée avec un membre de l’organe de direction ou ses parties liées, les établissements devraient évaluer les risques auxquels ils pourraient s’exposer en raison du prêt ou de la transaction.

Si des prêts sont accordés en tant que ligne de crédit (par exemple un découvert bancaire), la décision initiale et toute modification afférente devraient être documentées. Toute utilisation de telles facilités de crédit, dans les limites convenues, ne devrait pas être considérée comme une nouvelle décision relative à un prêt accordé à un membre de l’organe de direction ou à l’une de ses parties liées. Si une modification apportée à une ligne de crédit a une importance significative selon la politique de l’établissement, une nouvelle évaluation devrait être effectuée et une nouvelle décision devrait être prise.

Afin de garantir la conformité à leurs politiques en matière de conflits d’intérêts, les établissements devraient veiller, d’une part, à ce que toutes les procédures de contrôle interne pertinentes soient entièrement appliquées aux prêts et autres transactions avec des membres de l’organe de direction ou leurs parties liées et, d’autre part, à ce qu’un cadre de supervision approprié soit mis en place au niveau de l’organe de direction dans sa fonction de surveillance.

Aux fins de l’article 88, paragraphe 1, de la directive 2013/36/UE, les établissements devraient documenter les données relatives aux prêts³⁴ accordés aux membres de l’organe de direction et à leurs parties liées, en incluant au moins les éléments suivants:

• a. le nom du débiteur et son statut (membre de l’organe de direction ou partie liée) et, s’agissant des prêts octroyés à une partie liée, le membre de l’organe de direction à qui cette partie est liée et la nature de sa relation avec la partie liée ;
• b. le type/la nature du prêt et son montant ;
• c. les conditions générales applicables au prêt ;
• d. la date d’approbation du prêt ;
• e. le nom de la personne ou de l’organe décidant d’approuver le prêt, ainsi que la composition de l’organe, et les conditions applicables ;
• f. le fait que le prêt ait ou non été octroyé selon les conditions du marché ; et
• g. le fait que le prêt ait ou non été octroyé selon des conditions proposées à tous les membres du personnel.

³⁴ Voir également les orientations de l’ABE sur l’octroi et le suivi des prêts, disponibles à l’adresse: https://eba.europa.eu/regulation-and-policy/credit-risk/guidelines-on-loan-origination-and-monitoring

Les établissements devraient veiller à ce que la documentation de tous les prêts octroyés aux membres de l’organe de direction et à leurs parties liées soit complète et à jour. Ils devraient également s’assurer de pouvoir fournir aux autorités compétentes la documentation complète, dans un format approprié, sur demande et sans retard injustifié.

Dans le cadre d’un prêt octroyé à un membre de l’organe de direction ou à l’une de ses parties liées dont le montant est supérieur à 200 000 euros, les établissements devraient pouvoir fournir à l’autorité compétente, sur demande, les informations complémentaires suivantes :

• a. le pourcentage du prêt et le pourcentage de la somme de tous les encours de crédit concernant le même débiteur, par rapport aux éléments suivants :
• i. la somme de ses fonds propres de base et de ses fonds propres complémentaires, et
• ii. les fonds propres de base de catégorie 1 de l’établissement ;
• b. le fait que le prêt fasse partie ou non d’un grand risque³⁵ ; et
• c. le poids relatif de la somme agrégée de tous les encours de crédit concernant le même débiteur, calculé en tant que pourcentage en divisant l’encours total par le montant total de tous les encours de crédit concernant les membres de l’organe de direction et leurs parties liées.

³⁵ Voir également la partie IV du règlement (UE) nº 575/2013, notamment l’article 392.

Les établissements devraient mettre en place et maintenir des politiques et procédures appropriées en matière d’alerte interne pour que le personnel puisse signaler des violations potentielles ou avérées des exigences réglementaires ou internes, incluant sans s’y limiter celles prévues par le règlement (UE) nº 575/2013 et les dispositions transposant la directive 2013/36/UE en droit national, ou des dispositifs de gouvernance internes, par une voie spécifique, indépendante et autonome. Il ne devrait pas être nécessaire que le membre du personnel signalant une violation en possède la preuve, mais il devrait cependant avoir un niveau de certitude suffisant constituant une raison suffisante pour ouvrir une enquête. Les établissements devraient également mettre en œuvre des processus et procédures appropriés leur permettant de respecter les obligations qui leur incombent en vertu de la transposition, dans le droit national, de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union.

Afin d’éviter les conflits d’intérêts, il devrait être possible pour le personnel de signaler les violations en dehors des voies hiérarchiques traditionnelles (par exemple par l’intermédiaire de la fonction de vérification de la conformité, la fonction d’audit interne ou par une procédure indépendante interne de dénonciation des dysfonctionnements). Les procédures d’alerte devraient garantir la protection des données à caractère personnel tant de la personne qui signale la violation que de la personne physique présumée responsable de la violation, conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD)³⁶ .

³⁶ Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données)

Les procédures d’alerte devraient être mises à la disposition de l’ensemble du personnel de l’établissement.

Les informations fournies par un membre du personnel dans le cadre des procédures d’alerte devraient, le cas échéant, être mises à la disposition de l’organe de direction et des autres fonctions responsables définies dans le cadre de la politique en matière d’alerte interne. Si le membre du personnel signalant une violation le demande, les informations devraient être fournies à l’organe de direction et aux autres fonctions responsables sous une forme anonymisée. Les établissements peuvent également prévoir une procédure de dénonciation des dysfonctionnements permettant la présentation des informations sous une forme anonymisée.

Les établissements devraient garantir que la personne signalant la violation est dûment protégée contre toute incidence défavorable, par exemple des représailles, de la discrimination ou d’autres types de traitement injuste. L’établissement devrait garantir qu’aucune personne sous son contrôle ne se rende coupable de victimisation envers une personne ayant signalé une violation et devrait prendre des mesures appropriées contre les responsables d’une telle victimisation.