12.1 Politika interešu konfliktu novēršanas jomā attiecībā uz aizdevumiem un citiem darījumiem ar vadības struktūras locekļiem un ar tiem saistītajām pusēm

Vadības struktūras loceklim, kas gūst labumu no šāda būtiska aizdevuma vai cita būtiska darījuma, vai šīs struktūras loceklim, kas ir saistīts ar šā darījuma partneri, nevajadzētu būt iesaistītam lēmumu pieņemšanā.

Lemjot par aizdevumu vai citu darījumu ar vadības struktūras locekli vai ar viņu saistītajām pusēm, iestādēm pirms lēmuma pieņemšanas būtu jānovērtē risks, kuram iestāde varētu būt pakļauta šā darījuma dēļ.

Ja aizdevumi tiek organizēti kā kredītlīnija (piemēram, konta pārtēriņš), būtu jādokumentē sākotnējais lēmums un tā grozījumi. Šādu saskaņotu kredītlīniju izmantošana ar noteiktiem ierobežojumiem nebūtu jāuzskata par jaunu lēmumu par aizdevumu vadības struktūras loceklim vai ar viņu saistītai pusei. Ja kredītlīnijas grozījums ir būtisks saskaņā ar iestādes politiku, būtu jāveic jauns novērtējums un jāpieņem lēmums.

Lai nodrošinātu atbilstību iestāžu interešu konfliktu novēršanas politikai, tām būtu jānodrošina, ka visas attiecīgās iekšējās kontroles procedūras pilnībā piemēro aizdevumiem un citiem darījumiem ar vadības struktūras locekļiem vai ar viņiem saistītām pusēm un ka tajā vadības struktūras līmenī, kas pilda uzraudzības funkcijas, tiek ieviesta piemērota uzraudzības sistēma.

Direktīvas 2013/36/ES 88. panta 1. punkta nolūkā iestādēm būtu pienācīgi jādokumentē dati par aizdevumiem³⁴ vadības struktūras locekļiem un ar viņiem saistītajām pusēm, tostarp vismaz:

• a. debitora vārds un uzvārds un tā statuss (t. i., vadības struktūras vai saistītās puses loceklis) un attiecībā uz aizdevumiem saistītajai pusei, tās vadības struktūras loceklis, ar kuru attiecīgā persona ir saistīta, un attiecību ar saistīto pusi būtība;
• b. aizdevuma veids/būtība un summa;
• c. aizdevumam piemērojamie noteikumi;
• d. aizdevuma apstiprināšanas datums;
• e. tās personas vārds vai struktūras nosaukums un sastāvs, kura pieņēmusi lēmumu apstiprināt aizdevumu, un piemērojamie nosacījumi;
• f. fakts (jā/nē) par to, vai aizdevums ir piešķirts saskaņā ar tirgus nosacījumiem; un
• g. fakts (jā/nē) par to, vai aizdevums ir piešķirts saskaņā ar nosacījumiem, kas pieejami visiem darbiniekiem.

³⁴ Skatīt arī EBI pamatnostādnes par aizdevumu iniciēšanu, kas pieejamas tīmekļa vietnē: https://eba.europa.eu/regulation - and - policy/credit - risk/guidelines - on - loan - origination - and - monitoring

Iestādēm būtu jānodrošina, ka visu vadības struktūras locekļiem un ar viņiem saistītajām pusēm izsniegto aizdevumu dokumentācija ir pilnīga un atjaunināta un ka iestāde pēc pieprasījuma bez nepamatotas kavēšanās var darīt pieejamu kompetentajām iestādēm pilnīgu dokumentāciju atbilstīgā formātā.

Ja aizdevums vadības struktūras loceklim vai ar viņu saistītām pusēm pārsniedz 200 000 EUR, iestādēm vajadzētu būt iespējai pēc pieprasījuma sniegt kompetentajai iestādei šādu papildu informāciju:

• a. aizdevuma procentuālā daļa un visu to aizdevumu neatmaksāto summu procentuālā daļa, kas izsniegti vienam un tam pašam debitoram, salīdzinājumā ar:
• i. pirmā līmeņa kapitāla un otrā līmeņa kapitāla summu un
• ii. iestādes pirmā līmeņa pamata kapitālu;
• b. tas, vai aizdevums ir daļa no liela riska darījuma³⁵ ; un
• c. visu to aizdevumu neatmaksāto summu relatīvais īpatsvars, kas izsniegti vienam un tam pašam debitoram un ko aprēķina procentos, dalot kopējo neatmaksāto summu ar visu aizdevumu kopsummu, ko vēl nav atmaksājuši vadības struktūras locekļi un ar viņiem saistītās puses.

³⁵ Skatīt arī Regulas (ES) Nr. 575/2013 IV daļu un jo īpaši 392. pantu.

Iestādēm jāizstrādā un jāuztur atbilstošas iekšējās brīdināšanas politikas un procedūras, lai darbinieki varētu ziņot par reglamentēto vai iekšējo prasību potenciāliem vai faktiskiem pārkāpumiem, tostarp, bet neaprobežojoties ar Regulas (ES) Nr. 575/2013 prasībām un tām valsts tiesību aktu prasībām, ar ko transponē Direktīvu 2013/36/ES, vai iekšējās pārvaldības mehānismiem, izmantojot īpašu neatkarīgu un autonomu kanālu. Darbiniekiem, kuri ziņo, nedrīkst prasīt obligāti iesniegt pierādījumus par pārkāpumu, tomēr viņiem nepieciešama pietiekama pārliecība, ka viņi norāda apmierinošu iemeslu izmeklēšanas sākšanai. Iestādēm arī jāīsteno atbilstīgi procesi un procedūras, kas nodrošina, ka tās pilda savus pienākumus saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Direktīvas (ES) 2019/1937 (2019. gada 23. oktobris) par to personu aizsardzību, kuras ziņo par Savienības tiesību aktu pārkāpumiem, īstenošanu valsts līmenī.

Lai novērstu interešu konfliktus, darbiniekiem būtu jādod iespēja ziņot par pārkāpumiem ārpus parastajai pārskatu sniegšanas kārtībai (piemēram, ar darbības atbilstības uzraudzības funkcijas struktūras, iekšējās revīzijas struktūras vai neatkarīgas iekšējās ziņošanas procedūras starpniecību). Brīdināšanas procedūrām jānodrošina personas datu aizsardzība, gan attiecībā uz personu, kura ziņo par pārkāpumiem, gan attiecībā uz fizisko personu, kas, iespējams, ir atbildīga par pārkāpumu, saskaņā ar Direktīvu 2016/679/EK³⁶ (VDAR).

³⁶ Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula).

Brīdināšanas procedūras jādara pieejamas visiem iestādes darbiniekiem.

Informācija, ko darbinieki snieguši saskaņā ar brīdināšanas procedūrām, attiecīgā gadījumā ir jānodod vadības struktūrai un citām atbildīgajām struktūrām, kas definētas iekšējās brīdināšanas politikā. Ja to pieprasa darbinieks, kurš ziņojis par pārkāpumu, informācija vadības struktūrai un citām atbildīgajām struktūrām jānodod anonimizētā veidā. Iestādes var arī nodrošināt ziņošanas procesu, kas ļauj iesniegt informāciju anonīmi.

Iestādēm jānodrošina, lai persona, kas ziņojusi par pārkāpumu, tiktu pienācīgi aizsargāta pret jebkuru negatīvu ietekmēšanu, piemēram, atriebību, diskrimināciju vai cita veida netaisnu attieksmi. Iestādei jānodrošina, lai neviena tās kontrolē esoša persona neiesaistītos par pārkāpumu ziņojušās personas vajāšanā, un jāveic atbilstoši pasākumi pret tiem, kuri ir vainīgi jebkādā šādā vajāšanā.