12.1 Politika glede nasprotja interesov v okviru posojil in drugih transakcij s člani upravljalnega organa in njihovimi povezanimi strankami

Član upravljalnega organa, ki je upravičen do takšnega pomembnega posojila ali druge pomembne transakcije, ali član, ki je povezan z nasprotno stranko, ne bi smel biti vključen v odloča nje.

Pri odločanju o posojilu ali drugi transakciji s članom upravljalnega organa ali njegovimi povezanimi strankami bi morale institucije pred sprejetjem odločitve oceniti tveganje, ki bi mu bila lahko izpostavljena institucija zaradi transakcije.

Če so posojila urejena kot kreditna linija (npr. prekoračitve stanj na računih), je treba dokumentirati prvotno odločitev in njene spremembe. Kakršna koli uporaba takih dogovorjenih oblik posojil v dogovorjenih limitih se ne bi smela šteti za novo odločitev o pos ojilu članu upravljalnega organa ali njegovi povezani stranki. Kadar je sprememba kreditne linije bistvena v skladu s politiko institucije, je treba sprejeti novo oceno in odločitev.

Za zagotovitev skladnosti s politikami glede nasprotja interesov bi morale institucije zagotoviti, da se vsi ustrezni postopki notranje kontrole v celoti uporabljajo za posojila in druge transakcije s člani upravljalnega organa ali njihovimi povezanimi strankami ter da je na ravni upravnega organa v njegovi nadzorni funkciji vzpostavljen ustrezen okvir nadzora.

Za namene člena 88(1) Direktive 2013/36/EU bi morale institucije pravilno dokumentirati podatke o posojilih³⁴ članom upravljalnega organa in njihovim povezanim strankam, pri čemer bi morale vključiti vsaj naslednje:

• a. ime dolžnika in njegov status (tj. član upravljalnega organa ali povezana stranka), ter pri posojilih povezani stranki ime člana upravljalnega organa, s katerim je stranka povezana, in naravo razmerja s povezano stranko;
• b. vrsto/naravo posojila in znesek;
• c. pogoje, ki veljajo za posojilo;
• d. datum odobritve posojila;
• e. ime posameznika ali organa, ki sprejme odločitev o odobritvi posojila in veljavnih pogojih, in njegovo sestavo;
• f. dejstvo (da/ne), ali je bilo posojilo odobreno pod tržnimi pogoji, ter
• g. dejstvo (da/ne), ali je bilo posojilo odobreno pod pogoji, ki so na voljo vsem zaposlenim.

³⁴ Glej tudi smernice EBA o dajanju posojil, ki so na voljo na naslovu: https://eba.europa.eu/regulation-and-policy/credit-risk/guidelines-on-loan-origination-and-monitoring.

Institucije bi morale zagotoviti, da je dokumentacija o vseh posojilih članom upravljalnega organa in njihovim povezanim strankam popolna in posodobljena ter da lahko institucija pristojnim organom na zahtevo brez nepotrebnega odlašanja da na voljo celotno dokumentacijo v ustrezni obliki.

Za posojilo članu upravljal nega organa ali njegovim povezanim strankam nad zneskom 200 000 EUR bi morale institucije pristojnemu organu na zahtevo predložiti naslednje dodatne informacije:

• a. odstotek posojila in odstotek vsote vseh neporavnanih zneskov posojil istemu dolžniku v primer javi z:
• i. vsoto njegovega temeljnega kapitala in dodatnega kapitala ter
• ii. navadnim lastniški m temeljnim kapitalom institucije;
• b. informacije o tem, ali je posojilo del velike izpostavljenosti³⁵ , in
• c. relativno utež seštevka vseh neporavnanih zneskov posojil istemu dolžniku, izračunan o kot odstotek, tako da se skupni neporavnani znesek deli s skupnim zneskom vseh neporavnanih posojil članom upravljalnega organa in njihovim povezanim strankam.

³⁵ Glej tudi del IV Uredbe (EU) št. 575/2013 in zlasti člen 392.

Institucije bi morale vzpost aviti in vzdrževati ustrezne notranje politike in postopke obveščanja o kršitvah , da lahko zaposleni prek posebnih, neodvisnih in avtonomnih kanalov poročajo o morebitnih ali dejanskih kršitvah regulativnih ali notranjih zahtev, ki med drugim vključujejo zahteve iz Uredbe (EU) št. 575/2013, in nacionalnih predpisov o prenosu Direktive 2013/36/EU. Ne bi se smelo zahtevati, da imajo zaposleni, ki poročajo, dokaze o kršitvi, vendar pa bi morali biti dovolj zanesljivo prepričani, da je kršitev res nastala, kar bi bil zadosten razlog za začetek preiskave. Institucije bi morale izvajati tudi ustrezne procese in postopke, ki zagotavljajo njihovo izpolnjevanje obveznosti v okviru nacionalnega izvajanja Direktive (EU) 2019/1937 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2019 o zaščiti oseb, ki prijavijo kršitve prava Unije.

Zaradi preprečevanja nasprotja interesov bi moralo biti mogoče kršitve prijaviti tudi izven običajnih poti poročanja (na primer prek funkcije spremljanja skladnosti poslovanja, funkcije notranje revizije, ali neodvisnega notranjega postopka za prijavo kršitev ). Postopki obveščanja

• o kršitvah bi morali zagotavljati varstvo osebnih podatkov osebe, ki prijavi kršitev, in fizične osebe, ki je domnevno odgovorna za kršitev, v skladu z Uredbo (EU) 2016/679³⁶ (SUVP).

³⁶ Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov).

Postopki obveščanja o kršitvah bi morali biti na razpolago vsem zaposlenim v instituciji.

Informacije, ki jih posredujejo zaposleni s postopki obveščanja o kršitvah, bi morale biti, če je primerno, dane na voljo upravljalnemu organu ali drugi odgovorni funkciji, opredeljeni v notranji politiki obveščanja o kršitvah . Informacije se na zahtevo zaposlenega, ki prijavi kršitev, upravljalnemu organu in drugim odgovornim f unkcijam posredujejo anonimno. Institucije lahko zagotovijo tudi postopek prijave nepravilnosti, ki omogoča anonimno prijavo.

Institucije bi morale zagotoviti ustrezno varstvo osebe, ki prijavi kršitev, pred negativnimi učinki, na primer pred maščevanjem, diskriminacijo ali drugimi vrstami nepravičnega ravnanja. Institucija bi morala zagotoviti, da nihče, ki je pod nadzorom institucije, ne šikanira osebe, ki je prijavila kršitev, in sprejeti ustrezne ukrepe zoper odgovorne za kakršno koli šikaniranje .