6.2 Kendskab til strukturen ("know your structure")

Ledelsesorganet bør fuldt ud kende og forstå investeringsselskabets retlige, organisatoriske og operationelle struktur ("know your structure") og sikre, at denne stemmer overens med investeringsselskabets godkendte forretnings- og risikostrategi og risikoappetit og er omfattet af dets rammer for risikostyring.

Ledelsesorganet bør være ansvarligt for vedtagelsen af forsvarlige strategier og politikker for etablering af nye strukturer. Hvis et investeringsselskab opretter mange juridiske enheder i sin koncern, bør deres antal, og især de indbyrdes forbindelser og transaktioner mellem dem, ikke give anledning til problemer for udformningen af dets interne ledelse og heller ikke for en effektiv styring af og et effektivt tilsyn med risiciene for koncernen som helhed. Ledelsesorganet bør sikre, at et investeringsselskabs struktur, og i givet fald strukturerne i en koncern, under hensyntagen til kriterierne i afsnit 7, er klare, effektive og gennemsigtige for investeringsselskabets medarbejdere, aktionærer og andre interessenter og for den kompetente myndighed.

Ledelsesorganet bør lede investeringsselskabets struktur, dets udvikling og begrænsninger og bør sikre, at strukturen er begrundet og effektiv og ikke medfører unødig eller uhensigtsmæssig kompleksitet.

Ledelsesorganet i et moderselskab i Unionen bør ikke alene forstå koncernens retlige, organisatoriske og operationelle struktur, men også formålet med og aktiviteterne i dens forskellige enheder og sammenhængen og forbindelserne mellem dem. Hertil hører en forståelse af koncernspecifikke operationelle risici og engagementer inden for koncernen samt af, hvordan koncernens finansiering, kapital, likviditet og risikoprofiler vil kunne blive påvirket under normale og under negative omstændigheder. Ledelsesorganet bør sikre, at moderinvesteringsselskabet er i stand til at udarbejde rettidig information om koncernen vedrørende den enkelte retlige enheds type, karakteristika, organisationsplan, ejerstruktur og aktivitetsområder, og at investeringsselskaberne inden for koncernen overholder alle tilsynsmæssige rapporteringskrav på et individuelt og konsolideret grundlag.

Ledelsesorganet i et moderselskab i Unionen bør sikre, at de forskellige enheder i koncernen (herunder moderselskabet i Unionen selv) modtager tilstrækkelig information til at få en klar forståelse af koncernens generelle mål, strategier og risikoprofil og af, hvordan den pågældende koncernenhed er indlejret i koncernens struktur og operationelle funktion. En sådan information – og revisioner heraf – bør dokumenteres og stilles til rådighed for de pågældende relevante funktioner, herunder ledelsesorganet, forretningsområder og interne kontrolfunktioner. Medlemmerne af ledelsesorganet i et moderselskab i Unionen bør holde sig selv informeret om de risici, som koncernens struktur giver anledning til, under hensyntagen til kriterierne i afsnit 7 i retningslinjerne. Hertil hører modtagelse af:

• a. information om væsentlige risikofaktorer
• b. regelmæssige rapporter, der vurderer investeringsselskabets generelle struktur og vurderer, om aktiviteterne i de enkelte enheder overholder den godkendte koncernstrategi, og
• c. regelmæssige rapporter om emner, hvor regelsættet kræver overholdelse på individuelt og konsolideret niveau.