6.2 Rakenteen tunteminen

Ylimmän hallintoelimen on tunnettava ja ymmärrettävä täysin sijoituspalveluyrityksen oikeudellinen, hallinnollinen ja toiminnallinen rakenne (know your structure -periaate) ja varmistettava, että se vastaa sijoituspalveluyrityksen hyväksyttyä liiketoiminta- ja riskistrategiaa ja riskinottohalua ja että laitoksen riskienhallintajärjestelmä kattaa sen.

Ylimmän hallintoelimen on vastattava harkittujen strategioiden ja käytäntöjen hyväksymisestä uusien rakenteiden perustamista varten. Jos sijoituspalveluyritys luo ryhmänsä sisällä useita oikeushenkilöitä, niiden lukumäärä ja etenkin niiden keskinäiset suhteet ja liiketoimet eivät saa asettaa merkittäviä haasteita ryhmän sisäisen hallinnoinnin ja ohjauksen rakenteelle eivätkä ryhmään liittyvien riskien tehokkaalle hallinnalle ja valvonnalle. Ylimmän hallintoelimen tulee varmistaa, että sijoituspalveluyrityksen rakenne ja tarvittaessa ryhmän sisäiset rakenteet ovat 7 jaksossa määritellyt kriteerit huomioon ottaen selkeät, tehokkaat ja läpinäkyvät sijoituspalveluyrityksen henkilöstön, osakkeenomistajien ja muiden sidosryhmien sekä toimivaltaisen viranomaisen näkökulmasta.

Ylimmän hallintoelimen on ohjattava sijoituspalveluyrityksen rakennetta ja kehitystä sekä sille asetettuja rajoituksia. Sen on varmistettava, että rakenne on perusteltu ja tehokas ja että se ei ole kohtuuttoman tai aiheettoman monimutkainen.

Unionissa emoyrityksenä toimivan yrityksen ylimmän hallintoelimen tulee ymmärtää paitsi ryhmän oikeudellinen, hallinnollinen ja toiminnallinen rakenne, myös sen eri yksiköiden tarkoitus ja toiminnot sekä niiden väliset yhteydet ja suhteet. Sen on oltava perillä myös ryhmäkohtaisista operatiivisista riskeistä, ryhmän sisäisistä vastuista ja siitä, kuinka ne voivat vaikuttaa ryhmän rahoitukseen, pääomaan, likviditeettiin ja riskiprofiiliin tavanomaisissa ja epäsuotuisissa olosuhteissa. Ylimmän hallintoelimen tulee varmistaa, että emoyrityksenä toimiva sijoituspalveluyritys kykenee antamaan oikea-aikaisesti tietoa ryhmän kunkin oikeushenkilön tyypistä, ominaispiirteistä, organisaatiokaaviosta, omistusrakenteesta ja liiketoiminnasta. Lisäksi sen on varmistettava, että ryhmään kuuluvat sijoituspalveluyritykset noudattavat kaikkia valvontaan liittyviä raportointivaatimuksia yksittäisinä yrityksinä ja konsolidoinnin perusteella.

Unionissa emoyrityksenä toimivan yrityksen ylimmän hallintoelimen tulee varmistaa, että ryhmän eri yksiköt (mukaan luettuna unionissa emoyrityksenä toimiva yritys itse) saavat riittävästi tietoa saadakseen selvän käsityksen ryhmän yleisistä tavoitteista, strategioista ja riskiprofiilista ja siitä, mikä kyseisen ryhmän yksikön asema on ryhmän rakenteessa ja toiminnassa. Nämä tiedot ja niitä koskevat tarkistukset tulee dokumentoida ja saattaa asianmukaisten toimintojen, kuten ylimmän hallintoelimen, eri liiketoiminta-alueiden ja sisäisten valvontatoimintojen, käyttöön. Unionissa emoyrityksenä toimivan yrityksen ylimmän hallintoelimen jäsenten tulee huolehtia siitä, että heillä on ajantasaiset tiedot ryhmän rakenteesta johtuvista riskeistä ottaen huomioon näiden ohjeiden 7 jaksossa määritellyt kriteerit. Tämä tarkoittaa sitä, että heidän tulee saada

• a. tiedot tärkeimmistä riskitekijöistä;
• b. säännöllisiä raportteja, joissa arvioidaan sijoituspalveluyrityksen kokonaisrakennetta ja yksittäisten yksiköiden toiminnan yhdenmukaisuutta hyväksytyn ryhmänlaajuisen strategian kanssa; ja
• c. säännöllisiä raportteja sellaisista aiheista, joiden osalta vaaditaan sääntelykehyksen noudattamista yksittäisenä yrityksenä ja konsolidoidusti.