6.2 Känna till strukturen

Ledningsorganet ska ha full kännedom om och förstå värdepappersföretagets juridiska, organisatoriska och operativa struktur (”känna till strukturen”) och se till att den överensstämmer med företagets godkända affärs- och riskstrategi och riskaptit samt att den innefattas i dess riskhanteringsram.

Ledningsorganet ska vara ansvarigt för att godkänna sunda strategier och policyer för inrättandet av nya strukturer. Om ett värdepappersföretag upprättar flera juridiska enheter inom sin koncern ska deras antal och, i synnerhet, sammanlänkningarna och transaktionerna mellan enheterna inte medföra svårigheter för utformningen av den interna styrningen eller för den effektiva hanteringen och tillsynen av riskerna för koncernen som helhet. Ledningsorganet ska säkerställa att värdepappersföretagets struktur och, i tillämpliga fall, strukturerna inom koncernen, med beaktande av de kriterier som anges i avsnitt 7, är tydliga, effektiva och transparenta för värdepappersföretagets personal, aktieägare och andra intressenter samt för de behöriga myndigheterna.

Ledningsorganet ska vägleda värdepappersföretagets struktur, utveckling och begränsningar samt ska säkerställa att strukturen är motiverad och ändamålsenlig och att den inte medför otillbörlig eller olämplig komplexitet.

Ledningsorganet i ett moderföretag inom unionen ska inte bara förstå koncernens juridiska, organisatoriska och operativa struktur, utan även dess olika enheters syften och verksamheter samt förbindelserna och förhållandena mellan dem. Detta inbegriper kännedom om koncernspecifika operativa risker och koncerninterna exponeringar samt hur koncernens finansierings-, kapital-, likviditets- och riskprofiler skulle kunna påverkas under såväl normala som ogynnsamma omständigheter. Ledningsorganet ska säkerställa att modervärdepappersföretaget, inom skälig tid, kan ta fram information om koncernen gällande former, egenskaper, organisationsplan, ägarstruktur och verksamhet hos varje juridisk enhet, och om att de värdepappersföretag som ingår i koncernen uppfyller alla krav på tillsynsrapportering på enskild nivå och på gruppnivå.

Ledningsorganet i ett moderföretag inom unionen ska säkerställa att de olika koncernenheterna (inbegripet moderföretaget inom unionen självt) får tillräcklig information för att ha en klar uppfattning om koncernens allmänna mål, strategier och riskprofil samt om hur den berörda koncernenheten är integrerad i koncernens struktur och operativa verksamhet. Sådan information, och eventuella revideringar av den, ska dokumenteras och göras tillgänglig för de berörda funktionerna, inbegripet ledningsorganet, affärsområdena och de interna kontrollfunktionerna. Ledamöterna i ledningsorganet i ett moderföretag inom unionen ska hålla sig informerade om de risker som koncernens struktur medför, med beaktande av de kriterier som anges i avsnitt 7 i riktlinjerna. Detta inbegriper att inhämta

• a. information om betydande riskfaktorer,
• b. regelbundna rapporter om bedömning av värdepappersföretagets övergripande struktur och utvärdering av överensstämmelsen mellan enskilda enheters verksamhet och den godkända koncernstrategin,
• c. regelbundna rapporter om frågor där regelverket kräver efterlevnad på enskild nivå och på gruppnivå.