6.2 Ken uw structuur

Het leidinggevend orgaan kent en begrijpt de juridische, organisatie- en operationele structuur van de beleggingsonderneming ten volle (“ken uw structuur”) en zorgt ervoor dat die structuur aansluit op de goedgekeurde bedrijfs- en risicostrategie en risicobereidheid, en door haar kader voor risicobeheer wordt gedekt.

Het leidinggevend orgaan is verantwoordelijk voor de goedkeuring van deugdelijke strategieën en beleid voor de vaststelling van nieuwe structuren. Wanneer een beleggingsonderneming binnen haar groep een groot aantal rechtspersonen opricht, mogen hun aantal en in het bijzonder de onderlinge verbindingen en transacties tussen hen geen knelpunten vormen bij het ontwerp van haar interne governance en voor het doeltreffende beheer van en toezicht op de risico’s van de groep als geheel. Het leidinggevend orgaan zorgt ervoor dat de structuur van een beleggingsonderneming en, in voorkomend geval, de structuren binnen een groep, rekening houdend met de criteria die zijn vastgelegd in hoofdstuk 7, duidelijk, doeltreffend en transparant zijn voor het personeel, de aandeelhouders en andere belanghebbenden van de beleggingsonderneming en voor de bevoegde autoriteit.

Het leidinggevend orgaan geeft sturing aan de structuur van de beleggingsonderneming alsmede aan haar ontwikkeling en beperkingen, en zorgt ervoor dat de structuur gerechtvaardigd, efficiënt en niet nodeloos complex is.

Het leidinggevend orgaan van een EU-moederonderneming kent niet alleen de juridische, organisatie- en operationele structuur van de groep, maar ook het doel en de activiteiten van haar verschillende entiteiten alsmede hun onderlinge verbanden en betrekkingen. Daartoe behoort ook inzicht in operationele risico’s die specifiek zijn voor de groep en in blootstellingen binnen de groep, evenals in de wijze waarop financierings-, kapitaal-, liquiditeits- en risicoprofielen van de groep onder normale en ongunstige omstandigheden kunnen worden beïnvloed. Het leidinggevend orgaan zorgt ervoor dat de moederbeleggingsonderneming tijdig informatie over de groep kan verstrekken wat betreft het type, de kenmerken, het organisatieschema, de eigendomsstructuur en de bedrijfsactiviteiten van iedere rechtspersoon, en dat de beleggingsondernemingen binnen de groep voldoen aan alle rapportagevereisten van de toezichthouder op een individuele en geconsolideerde basis.

Het leidinggevend orgaan van een EU-moederonderneming zorgt ervoor dat de verschillende entiteiten van de groep (met inbegrip van de EU-moederonderneming zelf) voldoende informatie ontvangen, zodat zij een duidelijk beeld hebben van de algemene doelstellingen, de strategieën en het risicoprofiel van de groep, en van de manier waarop de betrokken groepsentiteit is ingebed in de structuur en operationele werking van de groep. Dergelijke informatie en herzieningen daarvan dienen te worden gedocumenteerd en beschikbaar te worden gesteld aan de betrokken relevante functies, waaronder het leidinggevend orgaan, bedrijfsonderdelen en interne controlefuncties. De leden van het leidinggevend orgaan van een EU-moederonderneming zorgen ervoor dat ze op de hoogte blijven van de risico’s die de structuur van de groep met zich meebrengt, rekening houdend met de criteria die zijn vastgelegd in hoofdstuk 7 van de richtsnoeren. Dat betekent onder andere dat zij:

• a. informatie ontvangen over belangrijke risicobronnen;
• b. periodieke rapporten ontvangen met een beoordeling van de algemene structuur van de beleggingsonderneming en van de verenigbaarheid van activiteiten van de afzonderlijke entiteiten met de goedgekeurde groepsbrede strategie; en
• c. periodieke rapporten ontvangen over terreinen waarop het regelgevingskader moet worden nageleefd op individueel en geconsolideerd niveau.