6.2 Γνώρισε τη δομή σου

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να γνωρίζει και να κατανοεί πλήρως τη νομική, οργανωτική και λειτουργική δομή της επιχείρησης επενδύσεων («Γνώρισε τη δομή σου») και να διασφαλίζει ότι συνάδει με την εγκεκριμένη επιχειρηματική στρατηγική, τη στρατηγική κινδύνου και τη διάθεση ανάληψης κινδύνου της επιχείρησης επενδύσεων και ότι καλύπτεται από το πλαίσιο διαχείρισης κινδύνου.

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να είναι υπεύθυνο για την έγκριση υγιών στρατηγικών και πολιτικών όσον αφορά την εγκαθίδρυση νέων δομών. Όταν μια επιχείρηση επενδύσεων ιδρύει πολλές νομικές οντότητες εντός του ομίλου του, ο αριθμός τους και, ειδικότερα, οι διασυνδέσεις και οι μεταξύ τους συναλλαγές, δεν θα πρέπει να εγείρουν εμπόδια στον σχεδιασμό της εσωτερικής του διακυβέρνησης, καθώς και στην αποτελεσματική διαχείριση και εποπτεία των κινδύνων που αντιμετωπίζει ο όμιλος συνολικά. Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να διασφαλίζει ότι η δομή της επιχείρησης επενδύσεων και, όπου κρίνεται απαραίτητο, οι δομές εντός του ομίλου, λαμβανομένων υπόψη των κριτηρίων που καθορίζονται στην ενότητα 7, είναι σαφείς, αποδοτικές και διαφανείς για το προσωπικό, τους μετόχους και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη της επιχείρησης επενδύσεων, καθώς και για την αρμόδια αρχή.

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να καθοδηγεί τη δομή της επιχείρησης επενδύσεων, την εξέλιξη και τους περιορισμούς της, να διασφαλίζει ότι η δομή δικαιολογείται δεόντως και είναι αποδοτική και ότι δεν ενέχει αναίτια ή μη ενδεδειγμένη πολυπλοκότητα.

Το διοικητικό όργανο μιας μητρικής επιχείρησης της ΕΕ θα πρέπει να κατανοεί τόσο τη νομική, οργανωτική και λειτουργική δομή του ομίλου όσο και τον σκοπό και τις δραστηριότητες των διαφόρων οντοτήτων του, καθώς και τους δεσμούς και τις σχέσεις μεταξύ τους. Αυτό περιλαμβάνει την κατανόηση των λειτουργικών κινδύνων του ομίλου και των ενδοομιλικών ανοιγμάτων, καθώς και του τρόπου χρηματοδότησης, του προφίλ κεφαλαίου, ρευστότητας και κινδύνου του ομίλου που θα μπορούσαν να επηρεαστούν υπό κανονικές και αντίξοες συνθήκες. Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να διασφαλίζει ότι η μητρική επιχείρηση επενδύσεων είναι σε θέση να παράγει έγκαιρα πληροφόρηση για τον όμιλο αναφορικά με τον τύπο, τα χαρακτηριστικά, το οργανόγραμμα, την ιδιοκτησιακή δομή και τις επιχειρηματικές δραστηριότητες κάθε νομικής οντότητας και ότι οι επιχειρήσεις επενδύσεων του ομίλου συμμορφώνονται με όλες τις απαιτήσεις υποβολής εποπτικών αναφορών σε ατομική και ενοποιημένη βάση.

Το διοικητικό όργανο μιας μητρικής επιχείρησης της ΕΕ θα πρέπει να διασφαλίζει ότι οι διάφορες οντότητες του ομίλου (συμπεριλαμβανομένης της ίδιας της μητρικής επιχείρησης της ΕΕ) λαμβάνουν επαρκή πληροφόρηση προκειμένου να διαμορφώνουν σαφή αντίληψη των γενικών στόχων, των στρατηγικών και του προφίλ κινδύνου του ομίλου, καθώς και του τρόπου με τον οποίο η εκάστοτε οντότητα του ομίλου ενσωματώνεται στη δομή και στην επιχειρησιακή λειτουργία του ομίλου. Οι σχετικές πληροφορίες και οι αναθεωρήσεις τους θα πρέπει να είναι τεκμηριωμένες και να τίθενται στη διάθεση των αντίστοιχων αρμόδιων υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένων του διοικητικού οργάνου, των επιχειρηματικών τομέων και των τμημάτων του συστήματος εσωτερικού ελέγχου. Τα μέλη του διοικητικού οργάνου μιας μητρικής επιχείρησης της ΕΕ θα πρέπει να μεριμνούν ώστε να ενημερώνονται σχετικά με τους κινδύνους που συνεπάγεται η δομή του ομίλου, λαμβάνοντας υπόψη τα κριτήρια που καθορίζονται στην ενότητα 7 των κατευθυντήριων γραμμών. Αυτή η πληροφόρηση περιλαμβάνει τη λήψη:

• α. ενημέρωσης για τις κύριες αιτίες κινδύνου,
• β. τακτικών εκθέσεων για την αξιολόγηση της συνολικής δομής της επιχείρησης επενδύσεων και των σχετικών δραστηριοτήτων συμμόρφωσης με την εγκεκριμένη στρατηγική της κάθε οντότητας σε επίπεδο ομίλου·και
• γ. τακτικών εκθέσεων σχετικά με θέματα για τα οποία απαιτείται, βάσει του κανονιστικού πλαισίου, συμμόρφωση σε ατομικό και ενοποιημένο επίπεδο.