6.2 «Conheça a sua estrutura»

O órgão de administração deve conhecer e compreender inteiramente a estrutura jurídica, organizacional e operacional da empresa de investimento («conheça a sua estrutura») e assegurar que a mesma esteja de acordo com a estratégia de negócio e de risco e com a apetência pelo risco aprovadas e que esteja coberta pelo seu quadro de gestão de riscos.

O órgão de administração é responsável pela aprovação de estratégias e políticas sólidas para a constituição de novas estruturas. Sempre que uma empresa de investimento crie muitas entidades jurídicas no seio do grupo, o número de entidades e, em especial, as interligações e operações entre as mesmas não devem dificultar a conceção do seu governo interno, nem a gestão e supervisão efetiva dos riscos do grupo como um todo. O órgão de administração deve assegurar que a estrutura da empresa de investimento e, caso aplicável, as estruturas pertencentes ao grupo, tendo em conta os critérios especificados na Secção 7, sejam claras, eficientes e transparentes para o pessoal da empresa de investimento, bem como para os seus acionistas e outras partes interessadas, e para a autoridade competente.

O órgão de administração deve orientar a estrutura da empresa de investimento, a sua evolução e limitações e deve assegurar que a estrutura seja justificada e eficiente e não apresente uma complexidade excessiva ou inadequada.

O órgão de administração de uma empresa-mãe na União deve compreender não só a estrutura jurídica, organizacional e operacional do grupo, mas também a finalidade e as atividades das suas diversas entidades e as ligações e relações existentes entre as mesmas. Tal deve incluir os riscos operacionais específicos do grupo, as exposições intragrupo, e o modo como os perfis de financiamento, fundos próprios, liquidez e risco do grupo podem ser afetados em circunstâncias normais e em circunstâncias adversas. O órgão de administração deve assegurar que empresa de investimento-mãe é capaz de produzir informações oportunas sobre o tipo, as características, o organograma, a estrutura de propriedade e as atividades de cada entidade jurídica, e que as empresas de investimento pertencentes ao grupo cumprem com todos os requisitos de reporte de supervisão em base individual e consolidada.

O órgão de administração de uma empresa-mãe na União deve assegurar que as diferentes entidades do grupo (incluindo a própria empresa-mãe na União) recebem informações suficientes para terem uma clara compreensão dos objetivos gerais, das estratégias e do perfil de risco do grupo e da forma como a entidade do grupo em causa está integrada na estrutura e no funcionamento operacional do grupo. As referidas informações, e todas as suas revisões, devem ser documentadas e disponibilizadas às funções relevantes envolvidas, incluindo o órgão de administração, áreas de negócio e funções de controlo interno. Os membros do órgão de administração da empresa-mãe na União devem manter-se informados sobre os riscos suscitados pela estrutura do grupo, tendo em conta os critérios especificados na Secção 7 das orientações. Tal inclui a receção de:

• a. Informações sobre os principais fatores de risco;
• b. Relatórios periódicos de avaliação da estrutura global da empresa de investimento e da conformidade das atividades de cada uma das entidades com a estratégia aprovada ao nível do grupo; e
• c. Relatórios periódicos sobre tópicos em relação aos quais é exigida a conformidade com
• o quadro regulamentar aos níveis individual e consolidado.