10 Εταιρικές αξίες και κώδικας δεοντολογίας

Τα μέτρα των ιδρυμάτων για τη διαχείριση ή, κατά περίπτωση, τον περιορισμό των συγκρούσεων συμφερόντων θα πρέπει να τεκμηριώνονται και να περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, τα ακόλουθα:

• α. κατάλληλο διαχωρισμό των καθηκόντων, π.χ. η ανάθεση συγκρουόμενων δραστηριοτήτων στο πλαίσιο της διεκπεραίωσης των συναλλαγών ή κατά την παροχή υπηρεσιών σε διαφορετικά πρόσωπα ή η ανάθεση εποπτικών αρμοδιοτήτων και αρμοδιοτήτων αναφοράς επί συγκρουόμενων δραστηριοτήτων σε διαφορετικά πρόσωπα·
• β. επιβολή ορίων στην ενημέρωση, π.χ. μέσω του φυσικού διαχωρισμού ορισμένων επιχειρηματικών τομέων ή μονάδων.

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να είναι υπεύθυνο για τη χάραξη, την έγκριση και την επίβλεψη της εφαρμογής και της διατήρησης αποτελεσματικών πολιτικών που αποσκοπούν στον εντοπισμό, στην αξιολόγηση, στη διαχείριση και στον περιορισμό ή στην πρόληψη πραγματικών και δυνητικών συγκρούσεων μεταξύ των συμφερόντων του ιδρύματος και των ιδιωτικών συμφερόντων των μελών του προσωπικού, συμπεριλαμβανομένων των μελών του διοικητικού οργάνου, που θα μπορούσαν να επηρεάσουν δυσμενώς την άσκηση των καθηκόντων και των αρμοδιοτήτων τους. Το ίδρυμα με υποχρέωση ενοποίησης θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τα συμφέροντα στο πλαίσιο μιας πολιτικής σύγκρουσης συμφερόντων σε επίπεδο ομίλου, σε ενοποιημένη ή υποενοποιημένη βάση.

Η συγκεκριμένη πολιτική θα πρέπει να αποσκοπεί στον εντοπισμό συγκρούσεων συμφερόντων των μελών του προσωπικού, συμπεριλαμβανομένων των συμφερόντων των στενότερων συγγενικών τους προσώπων. Τα ιδρύματα θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη ότι συγκρούσεις συμφερόντων ενδέχεται να ανακύψουν όχι μόνο από τις υφιστάμενες αλλά και από προγενέστερες προσωπικές ή επαγγελματικές σχέσεις. Σε περίπτωση που ανακύψουν συγκρούσεις συμφερόντων, τα ιδρύματα θα πρέπει να προβαίνουν σε εκτίμηση της σοβαρότητάς τους, να αποφασίζουν τη λήψη κατάλληλων μέτρων για τον περιορισμό τους και να θέτουν σε εφαρμογή τα εν λόγω μέτρα.

Όσον αφορά τις συγκρούσεις συμφερόντων που είναι πιθανό να προκύπτουν από προγενέστερες σχέσεις, τα ιδρύματα θα πρέπει να καθορίζουν κατάλληλο χρονοδιάγραμμα εντός του οποίου επιθυμούν το προσωπικό να αναφέρει τις εν λόγω συγκρούσεις συμφερόντων, με βάση το σκεπτικό ότι οι συγκρούσεις αυτές ενδέχεται να εξακολουθούν να επηρεάζουν τη συμπεριφορά του προσωπικού και τη συμμετοχή του στη λήψη αποφάσεων.

Η πολιτική θα πρέπει να καλύπτει τουλάχιστον τις ακόλουθες καταστάσεις ή σχέσεις στο πλαίσιο των οποίων ενδέχεται να ανακύψουν συγκρούσεις συμφερόντων:

• α. οικονομικά συμφέροντα (π.χ. μετοχές, άλλα δικαιώματα ιδιοκτησίας και συμμετοχής, χρηματοοικονομικές συμμετοχές και άλλα οικονομικά συμφέροντα σε εμπορικούς πελάτες, δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας, δάνεια που έχει χορηγήσει το ίδρυμα σε εταιρεία η οποία ανήκει στην ιδιοκτησία μελών του προσωπικού, συμμετοχή σε φορέα ή ιδιοκτησία φορέα ή οντότητας με συγκρουόμενα συμφέροντα)·
• β. προσωπικές ή επαγγελματικές σχέσεις με τους κατόχους ειδικής συμμετοχής στο ίδρυμα·
• γ. προσωπικές ή επαγγελματικές σχέσεις με μέλη του προσωπικού του ιδρύματος ή με οντότητες που περιλαμβάνονται στο πεδίο εφαρμογής της εποπτικής ενοποίησης (π.χ. οικογενειακές σχέσεις)·
• δ. άλλη θέση απασχόλησης και προηγούμενη θέση απασχόλησης στο πρόσφατο παρελθόν (π.χ. σε βάθος πενταετίας)·
• ε. προσωπικές ή επαγγελματικές σχέσεις με συναφή εξωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη (π.χ. σύνδεση με σημαντικούς προμηθευτές, συμβούλους ή άλλους παρόχους υπηρεσιών)· και

στ. πολιτική επιρροή ή πολιτικές σχέσεις.

Με την επιφύλαξη των ανωτέρω, τα ιδρύματα θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη ότι η ιδιότητα του μετόχου σε ένα ίδρυμα ή η τήρηση ιδιωτικών λογαριασμών ή δανείων σε ένα ίδρυμα ή η χρήση άλλων υπηρεσιών του ιδρύματος δεν θα πρέπει να συνεπάγεται τη διαμόρφωση μιας κατάστασης στην οποία θεωρείται ότι το συγκεκριμένο μέλος του προσωπικού εμπλέκεται σε σύγκρουση συμφερόντων, εάν παραμένει εντός κατάλληλου ελάχιστου ορίου.