10 Wartości instytucji i kodeks postępowania

Organ zarządzający powinien opracować i przyjąć wysokie standardy etyczne i zawodowe, a następnie ich przestrzegać i je upowszechniać, uwzględniając szczególne potrzeby oraz cechy instytucji, oraz zapewnić wdrożenie takich standardów (przez przyjęcie kodeksu postępowania lub podobnego dokumentu). Powinien on także nadzorować przestrzeganie tych standardów przez pracowników. W stosownych przypadkach organ zarządzający może przyjąć i wdrożyć standardy obowiązujące w całej grupie, do której należy instytucja, lub wspólne standardy wydane przez stowarzyszenia lub inne stosowne organizacje.

Instytucje powinny zapewnić brak dyskryminacji pracowników ze względu na płeć, rasę, kolor skóry, pochodzenie etniczne lub społeczne, cechy genetyczne, język, religię lub wiarę, opinie polityczne lub wszelkie inne opinie, przynależność do mniejszości narodowej, majątek, urodzenie, niepełnosprawność, wiek lub orientację seksualną.

Polityki instytucji powinny być neutralne pod względem płci. Obejmuje to, między innymi, kwestie dotyczące wynagrodzenia, procedur rekrutacji, rozwoju kariery i planów sukcesji, dostępu do szkoleń oraz możliwości zgłaszania się na wolne stanowiska w ramach rekrutacji wewnętrznej. Instytucje powinny zapewnić równe szanse²⁸ dla wszystkich członków personelu, niezależnie od ich płci, jeśli chodzi o perspektywy rozwoju kariery, a także czynić starania w kierunku polepszenia wskaźnika reprezentacji mniejszościowej płci na stanowiskach w organie zarządzającym, a także w grupie personelu posiadającej kompetencje kierownicze, zgodnie z rozporządzeniem delegowanym Komisji (regulacyjne standardy techniczne w zakresie ustalania kategorii pracowników)²⁹ . Instytucje powinny monitorować rozwój sytuacji w zakresie zróżnicowania wynagrodzenia ze względu na płeć, oddzielnie dla zidentyfikowanych członków personelu (z wyłączeniem członków organu zarządzającego), członków organu zarządzającego sprawującego funkcję zarządczą, członków organu zarządzającego sprawującego funkcję nadzorczą oraz pozostałych pracowników. Instytucje powinny wdrożyć procedury umożliwiające reintegrację pracowników powracających z urlopów macierzyńskich, ojcowskich lub wychowawczych.

²⁸ Zob. też dyrektywę 2006/54/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie wprowadzenia w życie zasady równości szans oraz równego traktowania kobiet i mężczyzn w dziedzinie zatrudnienia i pracy.

²⁹ Zob. też wytyczne EUNB w sprawie neutralnej płciowo polityki wynagrodzeń.

Wdrożone standardy powinny mieć na celu rozwój zasad dotyczących zarządzania w instytucji oraz zmniejszenie ryzyka, na jakie narażona jest instytucja, w szczególności ryzyka operacyjnego i ryzyka utraty reputacji, które mogą wywierać znaczący niekorzystny wpływ na rentowność i stabilność instytucji w wyniku kar pieniężnych, kosztów postępowań sądowych, ograniczeń nałożonych przez właściwe organy, innych konsekwencji finansowych i karnych, a także utraty wartości marki i zaufania konsumentów.

Organ zarządzający powinien ustanowić jasną i udokumentowaną politykę w zakresie przestrzegania tych standardów. Polityka ta powinna:

• a. uświadamiać pracowników, że wszystkie działania instytucji powinny być prowadzone zgodnie z obowiązującym prawem i przyjętymi przez nią wartościami;
• b. krzewić świadomość ryzyka, budując ugruntowaną kulturę ryzyka zgodnie z sekcją 9 wytycznych i komunikując oczekiwania organu zarządzającego, zgodnie z którymi działalność nie może wykraczać poza określony poziom gotowości do podejmowania ryzyka i limity określone przez instytucję, a zarazem wskazując odpowiednie obowiązki pracowników;
• c. określać zasady oraz przedstawiać przykłady dopuszczalnych i niedopuszczalnych zachowań związanych w szczególności z nieprawidłowościami w sprawozdawczości finansowej i innymi wykroczeniami w tej dziedzinie, przestępczością gospodarczą oraz finansową, w tym, między innymi, nadużyciami, praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, praktykami monopolistycznymi, omijaniem sankcji finansowych, przekupstwem i korupcją, manipulacjami rynkowymi, nieprawidłowościami związanymi ze sprzedażą, innymi naruszeniami przepisów dotyczących ochrony konsumentów, przestępstwami podatkowymi, niezależnie od tego, czy zostały popełnione w sposób bezpośredni, czy pośredni, w tym w sposób niezgodny z prawem lub przy wykorzystaniu zakazanych systemów arbitrażu dywidendowego;
• d. wyjaśniać, że oprócz spełnienia wymogów prawnych i regulacyjnych oraz zgodności z polityką wewnętrzną od pracowników oczekuje się uczciwego postępowania oraz wystarczająco umiejętnego i starannego wykonywania obowiązków; oraz
• e. informować pracowników o potencjalnych wewnętrznych i zewnętrznych postępowaniach dyscyplinarnych, postępowaniach sądowych i sankcjach, jakimi mogą skutkować niewłaściwe postępowanie oraz niedopuszczalne zachowania.

Instytucje powinny monitorować zgodność z takimi standardami oraz zapewniać, aby pracownicy byli ich świadomi, np. przez szkolenia. Instytucje powinny wyznaczyć komórkę odpowiedzialną za monitorowanie zgodności z kodeksem postępowania lub podobnym dokumentem i ocenę jego naruszeń, a także ustanowić proces postępowania w przypadkach niezgodności. Organ zarządzający powinien otrzymywać regularne sprawozdania z wynikami.