11 Πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων σε επίπεδο ιδρύματος

Η πολιτική θα πρέπει να καθορίζει τις διαδικασίες αναφοράς και ενημέρωσης της αρμόδιας λειτουργίας σύμφωνα με την εν λόγω πολιτική. Το προσωπικό θα πρέπει να έχει καθήκον να γνωστοποιεί σε επίπεδο ιδρύματος οποιοδήποτε θέμα που μπορεί να καταλήξει ή έχει ήδη καταλήξει σε σύγκρουση συμφερόντων.

Στο πλαίσιο της πολιτικής θα πρέπει να γίνεται διάκριση μεταξύ των συγκρούσεων συμφερόντων που εμμένουν και χρήζουν διαχείρισης σε μόνιμη βάση και των συγκρούσεων συμφερόντων που προκύπτουν αιφνιδίως σε σχέση με μεμονωμένο γεγονός (π.χ. μια συναλλαγή, την επιλογή παρόχου υπηρεσιών κ.λπ.) και η διαχείρισή τους είναι συνήθως δυνατή με τη λήψη εφάπαξ μέτρου. Σε κάθε περίπτωση, το συμφέρον του ιδρύματος θα πρέπει να τίθεται στο επίκεντρο των αποφάσεων που λαμβάνονται.

Η πολιτική θα πρέπει να καθορίζει τις διαδικασίες, τα μέτρα, τα στοιχεία τεκμηρίωσης και τις ευθύνες για τον εντοπισμό και την πρόληψη συγκρούσεων συμφερόντων, για την αξιολόγηση της σοβαρότητάς τους και για τη λήψη μέτρων για τον περιορισμό τους. Στο πλαίσιο των εν λόγω διαδικασιών, στοιχείων, ευθυνών και μέτρων θα πρέπει να περιλαμβάνονται τα εξής:

• α. η ανάθεση συγκρουόμενων δραστηριοτήτων ή συναλλαγών σε διαφορετικά πρόσωπα·
• β. η παρεμπόδιση μελών του προσωπικού που δραστηριοποιούνται και εκτός του ιδρύματος από την απόκτηση ανάρμοστης επιρροής εντός του ιδρύματος όσον αφορά τις εν λόγω άλλες δραστηριότητες·
• γ. η θέσπιση της ευθύνης των μελών του διοικητικού οργάνου να απέχουν από ψηφοφορία επί οποιουδήποτε θέματος σε σχέση με το οποίο ένα μέλος βρίσκεται ή μπορεί να βρίσκεται σε σύγκρουση συμφερόντων ή σε περιπτώσεις όπου ενδέχεται να διακυβεύεται με άλλον τρόπο η αντικειμενικότητα του μέλους ή η ικανότητά του να εκπληρώνει δεόντως τα καθήκοντά του προς το ίδρυμα·
• δ. η αποτροπή των μελών του διοικητικού οργάνου από την κατοχή θέσεων σε διοικητικά συμβούλια ανταγωνιστικών ιδρυμάτων, εκτός εάν πρόκειται για ιδρύματα τα οποία εμπίπτουν στο ίδιο θεσμικό σύστημα προστασίας, όπως αναφέρεται στο άρθρο 113 παράγραφος 7 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 575/2013, πιστωτικά ιδρύματα μόνιμα συνδεδεμένα με κεντρικό οργανισμό, όπως αναφέρεται στο άρθρο 10 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 575/2013, ή ιδρύματα που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της εποπτικής ενοποίησης.