11 Beleid inzake belangenconflicten op het niveau van de instelling

Het leidinggevend orgaan dient verantwoordelijk te zijn voor de vaststelling, de goedkeuring en het toezicht op de tenuitvoerlegging en de handhaving van doeltreffend beleid voor het identificeren, beoordelen, beheren en beperken of voorkomen van feitelijke en potentiële belangenconflicten op het niveau van de instelling, bijv. als gevolg van de verschillende activiteiten en rollen van de instelling, van verschillende instellingen die onder de prudentiële consolidatie vallen of van verschillende bedrijfsonderdelen of -eenheden binnen een instelling, of met betrekking tot externe belanghebbenden.

Instellingen dienen, binnen hun organisatorische en administratieve regelingen, adequate maatregelen te nemen om te voorkomen dat belangenconflicten de belangen van hun cliënten negatief beïnvloeden.

De maatregelen van instellingen om belangenconflicten te beheren of, indien van toepassing, te beperken, dienen te worden gedocumenteerd en onder meer te bestaan uit:

• a. een passende scheiding van taken, waarbij conflicterende activiteiten binnen de verwerking van transacties of bij het verlenen van diensten, alsmede toezichts- en rapportageverantwoordelijkheden in verband met conflicterende activiteiten aan verschillende personen worden toegewezen;
• b. het instellen van informatiebarrières, bijv. de fysieke afscheiding van bepaalde bedrijfsonderdelen of -eenheden.