4.2 Απόκτηση πληροφοριών

Επιπλέον των σημείων που αναφέρονται στην παράγραφο 9, τα πιστωτικά ιδρύματα και οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί θα πρέπει να καθορίζουν στις πολιτικές και τις διαδικασίες τους τις πληροφορίες που απαιτούνται για την ταυτοποίηση του πελάτη, τους τύπους των εγγράφων, τα στοιχεία ή τις πληροφορίες που θα χρησιμοποιεί το πιστωτικό ίδρυμα και ο χρηματοπιστωτικός οργανισμός για την επαλήθευση της ταυτότητας του πελάτη και τον τρόπο επαλήθευσης αυτών των πληροφοριών.

Τα πιστωτικά ιδρύματα και οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι:

• α) οι πληροφορίες που λαμβάνονται μέσω της λύσης εξ αποστάσεως ταυτοποίησης πελατών είναι επικαιροποιημένες και πληρούν τα ισχύοντα νομικά και κανονιστικά πρότυπα για την αρχική δέουσα επιμέλεια ως προς τον πελάτη·
• β) τυχόν εικόνες, βίντεο, ηχογραφήσεις και στοιχεία καταγράφονται σε αναγνώσιμη μορφή και με επαρκή ποιότητα ώστε ο πελάτης να είναι αναγνωρίσιμος πέραν πάσης αμφιβολίας·
• γ) η διαδικασία ταυτοποίησης δεν συνεχίζεται εάν διαπιστωθούν τεχνικά προβλήματα ή απροσδόκητες διακοπές της σύνδεσης.

Τα πιστωτικά ιδρύματα ή οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί θα πρέπει να μεριμνούν ώστε να πληρούνται τα κριτήρια της παραγράφου 24 όταν η λύση χρησιμοποιεί κάποιο από τα ακόλουθα μέσα:

• α) συστήματα ηλεκτρονικής ταυτοποίησης που κοινοποιούνται σύμφωνα με το άρθρο 9 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 910/2014 και πληρούν τις απαιτήσεις επιπέδου διασφάλισης «βασικό» ή «υψηλό» σύμφωνα με το άρθρο 8 του κανονισμού αυτού·
• β) εγκεκριμένες υπηρεσίες εμπιστοσύνης που πληρούν τις απαιτήσεις του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 910/2014, ειδικότερα στο κεφάλαιο ΙΙΙ, τμήμα 3 και στο άρθρο 24 παράγραφος 1, εδάφιο 2, στοιχείο β) του κανονισμού αυτού.

Έγγραφα και πληροφορίες που συλλέγονται κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εξ αποστάσεως ταυτοποίησης, τα οποία απαιτείται να διατηρούνται σύμφωνα με το άρθρο 40 παράγραφος 1 στοιχείο α) της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849, θα πρέπει να είναι χρονοσφραγισμένα και να διατηρούνται ασφαλή από το πιστωτικό ίδρυμα και τον χρηματοπιστωτικό οργανισμό. Το περιεχόμενο των αποθηκευμένων αρχείων, συμπεριλαμβανομένων των εικόνων, των βίντεο, των ηχογραφήσεων και των δεδομένων, θα πρέπει να είναι διαθέσιμο σε αναγνώσιμη μορφή και να επιδέχεται εκ των υστέρων επαληθεύσεις. 4.2.2 Ταυτοποίηση φυσικών προσώπων

Τα πιστωτικά ιδρύματα και οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί θα πρέπει να προσδιορίζουν στις πολιτικές τους, όπως καθορίζονται στην ενότητα 4.1.1 παράγραφος 9, τις πληροφορίες που απαιτείται να προσκομίζονται για την εξ αποστάσεως ταυτοποίηση των πελατών σύμφωνα με το άρθρο 13 παράγραφος 1 στοιχεία α) και γ) της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849. Επιπλέον, τα πιστωτικά ιδρύματα και οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί θα πρέπει να καθορίζουν ποιες πληροφορίες:

• α) υποβάλλονται με μη αυτόματο τρόπο από τον πελάτη·
• β) προκύπτουν αυτόματα από τα έγγραφα που υποβάλλονται από τον πελάτη·
• γ) συγκεντρώνονται με τη χρήση εσωτερικών και εξωτερικών πηγών.

Τα πιστωτικά ιδρύματα και οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί θα πρέπει να εφαρμόζουν και να διατηρούν κατάλληλους μηχανισμούς που θα διασφαλίζουν ότι οι πληροφορίες που προκύπτουν αυτόματα σύμφωνα με την παράγραφο 27 είναι αξιόπιστες. Θα πρέπει να εφαρμόζουν ελέγχους για την αντιμετώπιση των σχετικών κινδύνων, συμπεριλαμβανομένων των κινδύνων που σχετίζονται με αυτόματη συλλογή των δεδομένων, όπως είναι η απόκρυψη της τοποθεσίας της συσκευής του πελάτη ή η χρήση πλαστών διευθύνσεων πρωτοκόλλου Ίντερνετ (IP) ή υπηρεσιών εικονικών ιδιωτικών δικτύων (VPN).

4.2.3 Ταυτοποίηση νομικών οντοτήτων

Εφόσον τα πιστωτικά ιδρύματα και οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί εντάσσουν εξ αποστάσεως πελάτες που είναι νομικές οντότητες, θα πρέπει να καθορίζουν στις πολιτικές και τις διαδικασίες τους, όπως προβλέπεται στην ενότητα 4.1.1 παράγραφος 9, ποια κατηγορία νομικών οντοτήτων θα εντάσσουν εξ αποστάσεως, λαμβάνοντας υπόψη το επίπεδο του κινδύνου ΞΧ/ΧΤ που συνδέεται με κάθε κατηγορία, καθώς και το επίπεδο ανθρώπινης παρέμβασης που χρειάζεται για την επικύρωση των πληροφοριών ταυτοποίησης.

Τα πιστωτικά ιδρύματα και οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι η λύση εξ αποστάσεως ταυτοποίησης πελατών διαθέτει χαρακτηριστικά για τη συλλογή:

• α) όλων των σχετικών δεδομένων και εγγράφων για την εξακρίβωση και την επαλήθευση της ταυτότητας του νομικού προσώπου·
• β) όλων των σχετικών δεδομένων και εγγράφων βάσει των οποίων επαληθεύεται ότι το φυσικό πρόσωπο που ενεργεί εκ μέρους του νομικού προσώπου έχει την εξουσιοδότηση να ενεργεί υπό την ιδιότητα αυτή·
• γ) των πληροφοριών σχετικά με τους πραγματικούς δικαιούχους σύμφωνα με τη διάταξη 4.12 των κατευθυντηρίων γραμμών της ΕΑΤ σχετικά με τους παράγοντες κινδύνου⁶ .

⁶ EBA/GL/2021/02

Όσον αφορά το φυσικό πρόσωπο που ενεργεί εκ μέρους νομικού προσώπου, τα πιστωτικά ιδρύματα και οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί θα πρέπει να εφαρμόζουν τη διαδικασία ταυτοποίησης που προβλέπεται στην ενότητα 4.2.2.

4.2.4 Φύση και σκοπός της επιχειρηματικής σχέσης

Όταν τα πιστωτικά ιδρύματα και οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί αξιολογούν και, κατά περίπτωση, αποκτούν πληροφορίες σχετικά με τον σκοπό και τη σκοπούμενη φύση της επιχειρηματικής σχέσης σύμφωνα με το άρθρο 13 παράγραφος 1 στοιχείο γ) της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849, όπως προσδιορίζονται περαιτέρω στην ενότητα 4.38 των κατευθυντηρίων γραμμών της ΕΑΤ σχετικά με τους παράγοντες κινδύνου, θα πρέπει, για τους σκοπούς των παρουσών κατευθυντηρίων γραμμών, να έχουν περατώσει τις σχετικές ενέργειες πριν από το πέρας της διαδικασίας εξ αποστάσεως ταυτοποίησης πελατών.