4.2 Tietojen hankinta

Sen lisäksi, mitä 9 kohdassa esitetään, luotto- ja finanssilaitosten tulisi esittää toimintaperiaatteissaan ja menettelyissään asiakkaan tunnistamiseksi tarvittavat tiedot, asiakkaan henkilöllisyyden todentamiseen käytettävien asiakirjojen ja tietojen tyypit sekä tapa, jolla kyseiset tiedot todennetaan.

Luotto- ja finanssilaitosten tulisi varmistaa, että

• a) asiakassuhteen perustamisessa käytettävän etätunnistamisratkaisun kautta saadut tiedot ovat ajantasaisia ja riittävät täyttämään asiakkaan tuntemisvelvollisuutta koskevat oikeudelliset ja sääntelyyn liittyvät normit
• b) kaikki kuvat, videot, äänet ja tiedot tallennetaan luettavassa muodossa ja riittävän laadukkaasti siten, että asiakas on yksiselitteisesti tunnistettavissa
• c) tunnistusprosessi ei jatku, jos havaitaan teknisiä puutteita tai odottamattomia katkoksia.

Luotto- ja finanssilaitosten olisi katsottava 24 kohdan kriteerien täyttyvän, jos ratkaisussa käytetään jotakin seuraavista:

• a) sähköisen tunnistamisen järjestelmät, joista on ilmoitettu asetuksen (EU) N:o 910/2014 9 artiklan mukaisesti ja jotka täyttävät mainitun asetuksen 8 artiklan mukaiset korotetun tai korkean varmuustason kriteerit
• b) asiaankuuluvat hyväksytyt luottamuspalvelut, jotka täyttävät asetuksen (EU) N:o 910/2014 ja erityisesti sen III luvun 3 jakson ja 24 artiklan 1 kohdan toisen kappaleen b alakohdan vaatimukset.

Luotto- ja finanssilaitoksen olisi aikaleimattava ja säilytettävä turvallisesti etätunnistamisprosessin aikana kerätyt asiakirjat ja tiedot, jotka on direktiivin (EU) 2015/849 40 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaan säilytettävä. Tallennettujen tallenteiden, kuten kuvien, videoiden, äänen ja datan, sisällön olisi oltava saatavilla luettavassa muodossa ja todennettavissa jälkikäteen.

4.2.2 Luonnollisten henkilöiden tunnistaminen

Luotto- ja finanssilaitosten olisi määritettävä 4.1.1 jakson 9 kohdan mukaisissa toimintaperiaatteissaan tiedot, jotka ne tarvitsevat asiakkaiden tunnistamiseksi etäyhteyden välityksellä direktiivin (EU) 2015/849 13 artiklan 1 kohdan a ja c alakohdan mukaisesti. Lisäksi luotto- ja finanssilaitosten tulisi määritellä, mitä tietoja

• a) asiakas syöttää manuaalisesti
• b) otetaan automaattisesti asiakkaan toimittamista asiakirjoista
• c) kerätään muista sisäisistä tai ulkoisista lähteistä.

Luotto- ja finanssilaitosten tulisi ottaa käyttöön ja ylläpitää asianmukaisia mekanismeja sen varmistamiseksi, että tiedot, joita ne keräävät automaattisesti 27 kohdan mukaisesti, ovat luotettavia. Niiden olisi sovellettava valvontaa, jolla puututaan asiaan liittyviin riskeihin, kuten automaattiseen tietojen keräämiseen liittyviin riskeihin. Näitä ovat esimerkiksi asiakkaan laitteen IP-osoitteiden väärentäminen ja virtuaalisten yksityisverkkojen (VPN) kaltaiset palvelut.

4.2.3 Oikeushenkilöiden tunnistaminen

Mikäli luotto- ja finanssilaitokset perustavat etätunnistamisratkaisujen avulla asiakassuhteita oikeushenkilöiden kanssa, niiden tulisi määritellä 4.1.1 kohdan 9 alakohdan mukaisissa toimintaperiaatteissaan ja menettelyissään, minkä tyyppisten oikeushenkilöiden kanssa ne aikovat perustaa asiakassuhteen etätunnistamisen avulla, ottaen huomioon kuhunkin tyyppiin liittyvän rahanpesun ja terrorismin rahoituksen riskitaso ja tunnistamistietojen varmentamisessa tarvittavan inhimillisen toiminnan taso.

Luotto- ja finanssilaitosten tulisi varmistaa, että asiakassuhteen perustamisessa käytettävällä etätunnistamisratkaisulla on seuraavat ominaisuudet:

• a) kaikki asiaankuuluvat tiedot ja asiakirjat oikeushenkilön tunnistamiseksi ja todentamiseksi
• b) kaikki asiaankuuluvat tiedot ja asiakirjat sen todentamiseksi, että oikeushenkilön puolesta toimivalla luonnollisella henkilöllä on laillinen oikeus toimia tässä ominaisuudessa
• c) tosiasiallisia omistajia ja edunsaajia koskevat tiedot EPV:n riskitekijöitä koskevien ohjeiden⁶ 4.12 kohdan mukaisesti.

⁶ EBA/GL/2021/02

Oikeushenkilön puolesta toimivan luonnollisen henkilön osalta luotto- ja finanssilaitosten tulisi soveltaa 4.2.2 kohdassa kuvattua tunnistamisprosessia.

4.2.4 Liikesuhteen luonteen ja tarkoituksen selvittäminen

Kun luotto- ja finanssilaitokset arvioivat ja tarvittaessa hankkivat tietoja liikesuhteen tarkoituksesta ja aiotusta luonteesta direktiivin (EU) 2015/849 13 artiklan 1 kohdan c alakohdassa säädetyllä ja EPV:n riskitekijöitä koskevien ohjeiden 4.38 jaksossa täsmennetyllä tavalla, niiden olisi näiden ohjeiden soveltamiseksi saatettava asiaankuuluvat toimet päätökseen ennen etätunnistamisella toteutettavan asiakassuhteen perustamisprosessin päättymistä.