4.2 Obținerea de informații

Pe lângă elementele prezentate la punctul 9, instituțiile de credit și financiare trebuie să prevadă în politicile și procedurile lor informațiile necesare pentru identificarea clientului, tipurile de documente, date sau informații pe care instituția le va utiliza pentru a verifica identitatea clientului și modul în care vor fi verificate aceste informații.

Instituțiile de credit și financiare trebuie să se asigure că:

• a) informațiile obținute prin intermediul soluției de înregistrare la distanță a clienților sunt actualizate și adecvate pentru a respecta standardele juridice și de reglementare aplicabile pentru măsurile inițiale de precauție privind clientela;
• b) toate imaginile, înregistrările video, înregistrările audio și datele sunt captate într - un format lizibil și de o calitate suficientă, astfel încât clientul să poată fi recunoscut fără echivoc;
• c) procesul de identificare nu continuă dacă sunt detectate deficiențe tehnice sau întreruperi neașteptate ale conexiunii.

Instituțiile de credit sau financiare trebuie să considere că sunt îndeplinite criteriile de la punctul 24 în cazul în care soluția utilizează unul dintre următoarele elemente:

• a) sistemele de identificare electronică notificate în conformitate cu articolul 9 din Regulamentul (UE) nr. 910/2014 și care îndeplinesc cerințele privind nivelurile de asigurare „substanțial” sau „ridicat” în conformitate cu articolul 8 din regulamentul respectiv;
• b) serviciile de încredere calificate relevante care îndeplinesc cerințele Regulamentului (UE) nr. 910/2014, în special capitolul III secțiunea 3 și articolul 24 alineatul (1) al doilea paragraf litera (b) din regulamentul respectiv.

Documentele și informațiile colectate în timpul procesului de identificare la distanță, care trebuie păstrate în conformitate cu articolul 40 alineatul (1) litera (a) din Directiva (UE) 2015/849, trebuie să fie datate și stocate în siguranță de către instituția de credit și financiară. Conținutul înregistrărilor stocate, inclusiv imaginile, înregistrările video, înregistrările audio și datele, trebuie să fie disponibil într - un format lizibil și să permită verificări ex post.

4.2.2 Identificarea persoanelor fizice

Instituțiile de credit și financiare trebuie să stabilească în politicile lor, astfel cum se prevede în secțiunea 4.1.1 punctul 9, informațiile pe care trebuie să le obțină pentru a identifica clienții de la distanță, în conformitate cu articolul 13 alineatul (1) literele (a) și (c) din Directiva (UE) 2015/849. În plus, instituțiile de credit și financiare trebuie să definească ce informații:

• a) sunt introduse manual de către client;
• b) sunt preluate automat din documentația furnizată de client;
• c) sunt colectate din alte surse interne sau externe.

Instituțiile de credit și financiare trebuie să instituie și să mențină mecanisme adecvate pentru a se asigura că informațiile pe care le colectează automat în conformitate cu punctul 27 sunt fiabile. Acestea trebuie să aplice controale pentru a aborda riscurile asociate, inclusiv riscurile asociate captării automate a datelor, cum ar fi ascunderea locației adreselor de Protocol Internet (IP) deghizate corespunzătoare dispozitivului clientului sau serviciile de tipul rețelelor virtuale private (VPN - uri).

4.2.3 Identificarea persoanelor juridice

În cazul în care integrează la distanță clienți care sunt persoane juridice, instituțiile de credit și financiare trebuie să definească în politicile și procedurile lor, astfel cum se prevede la punctul 9 din secțiunea 4.1.1, categoria de persoane juridice pe care o vor înregistra de la distanță, ținând cont de nivelul de risc de spălare a banilor sau de finanțare a terorismului asociat fiecărei categorii și de nivelul de intervenție umană necesar pentru validarea informațiilor de identificare.

Instituțiile de credit și financiare trebuie să se asigure că soluția de înregistrare la distanță a clienților are elemente pentru a colecta:

• a) toate datele și documentele relevante pentru identificarea și verificarea persoanei juridice;
• b) toate datele și documentele relevante pentru a verifica dacă persoana fizică care acționează în numele persoanei juridice are dreptul legal de a acționa astfel;
• c) informațiile privind beneficiarii reali în conformitate cu dispoziția de la punctul 4.12 din Ghidul ABE privind factorii de risc⁶ .

⁶ EBA/GL/2021/02.

Pentru persoana fizică care acționează în numele unei persoane juridice, instituțiile de credit și financiare trebuie să aplice procesul de identificare descris în secțiunea 4.2.2.

4.2.4 Natura și scopului relației de afaceri

Atunci când instituțiile de credit și financiare evaluează și, după caz, obțin informații privind scopul și natura dorită a relației de afaceri în conformitate cu articolul 13 alineatul (1) litera

• (c) din Directiva (UE) 2015/849, astfel cum se precizează în secțiunea 4.38 din Ghidul ABE privind factorii de risc, acestea trebuie, în sensul prezentului ghid, să fi finalizat acțiunile respective înainte de încheierea procesului de înregistrare la distanță a clienților.