4.2 Införskaffande av information

Utöver vad som anges i punkt 9 bör kreditinstitut och finansiella institut i sina policyer och rutiner fastställa vilken information som krävs för att identifiera kunden, vilken typ av dokument, data eller information som institutet kommer att använda för att kontrollera kundens identitet och hur denna information kommer att kontrolleras.

Kreditinstitut och finansiella institut bör säkerställa att

• a) den information som erhålls genom lösningen för etablering av affärsförbindelser med nya kunder på distans är aktuell och tillräcklig för att uppfylla rättsliga normer för inledande åtgärder för kundkännedom,
• b) bilder, videor, ljud och data samlas in i läsbart format och med sådan kvalitet att kunden otvetydigt kan kännas igen,
• c) identifieringsprocessen inte fortsätter om tekniska brister eller oväntade anslutningsproblem upptäcks.

Kreditinstitut eller finansiella institut bör anse att de kriterier som fastställs i punkt 24 är uppfyllda om lösningen innehåller något av följande:

• a) System för elektronisk identifiering som anmälts i enlighet med artikel 9 i förordning (EU) nr 910/2014 och som uppfyller de krav för tillitsnivå ”väsentlig” eller ”hög” som fastställs i artikel 8 i den förordningen.
• b) Relevanta kvalificerade betrodda tjänster som uppfyller kraven i förordning (EU) nr 910/2014, särskilt kapitel III avsnitt 3 artikel 24.1 andra stycket led b i den förordningen.

De dokument och den information som samlas in i samband med identifieringen på distans och som måste lagras i enlighet med artikel 40.1 a i direktiv (EU) 2015/849 bör förses med tidsstämpel och lagras på ett säkert sätt av kreditinstitutet och det finansiella institutet. Innehållet i lagrade uppgifter, inklusive bilder, videor, ljud och data, bör vara tillgängligt i läsbart format och kunna verifieras i efterhand.

4.2.2 Identifiera fysiska personer

Såsom anges i avsnitt 4.1.1 punkt 9 bör kreditinstitut och finansiella institut i sina policyer fastställa vilken information de behöver inhämta för att kunna identifiera kunder på distans i enlighet med artikel 13.1 a och c i direktiv (EU) 2015/849. Dessutom bör kreditinstitut och finansiella institut definiera vilka uppgifter som

• a) kunden lägger in manuellt,
• b) automatiskt hämtas från den dokumentation som kunden tillhandahåller,
• c) samlas in från andra interna eller externa källor.

Kreditinstitut och finansiella institut bör införa och upprätthålla lämpliga mekanismer för att säkerställa att de uppgifter de hämtar automatiskt i linje med punkt 27 är tillförlitliga. De bör tillämpa kontroller för att hantera de risker som sammanhänger med automatisk inhämtning av data, såsom obfuskering av den plats där kundens enhet befinner sig, manipulerade IP-adresser eller tjänster som virtuella privata nätverk (VPN).

4.2.3 Identifiera juridiska personer

Kreditinstitut och finansiella institut som etablerar affärsförbindelser på distans med nya kunder som är juridiska personer bör i de policyer och rutiner som beskrivs i avsnitt 4.1.1 punkt 9 fastställa vilken kategori av juridiska personer som kommer att vara föremål för etablering av affärsförbindelser på distans, med hänsyn tagen till den grad av risk för penningtvätt eller finansiering av terrorism som är förknippad med varje kategori samt den grad av manuell hantering som krävs för att kontrollera identitetsuppgifterna.

Kreditinstitut och finansiella institut bör säkerställa att lösningen för etablering av affärsförbindelser med nya kunder på distans innehåller funktioner för att samla in

• a) alla data och all dokumentation som behövs för att identifiera och kontrollera den juridiska personen,
• b) alla data och all dokumentation som behövs för att kontrollera att den fysiska person som handlar för den juridiska personens räkning har laglig rätt att göra detta,
• c) uppgifter om verkliga huvudmän i enlighet med bestämmelse 4.12 i EBA:s riktlinjer om riskfaktorer⁶ .

⁶ EBA/GL/2021/02.

Kreditinstitut och finansiella institut bör tillämpa den identifieringsprocess som beskrivs i avsnitt 4.2.2 på den fysiska person som handlar för en juridisk persons räkning.

4.2.4 Affärsförbindelsens natur och syfte

När kreditinstitut och finansiella institut bedömer och i förekommande fall inhämtar information om affärsförbindelsens syfte och avsedda natur i enlighet med artikel 13.1 c i direktiv (EU) 2015/849, såsom närmare specificeras i avsnitt 4.38 i EBA:s riktlinjer om riskfaktorer, bör de för att tillgodose syftena med dessa riktlinjer ha genomfört de relevanta åtgärderna innan processen för etablering av affärsförbindelser med nya kunder på distans har slutförts.