4.2 Informationsbeschaffung

Zusätzlich zu den in Absatz 9 genannten Punkten sollten die Kredit- und Finanzinstitute in ihren Strategien und Verfahren die zur Feststellung der Identität des Kunden erforderlichen Informationen, die Arten von Dokumenten, Daten oder Informationen, die das Institut zur Überprüfung der Identität des Kunden verwendet, und die Art und Weise, wie diese Informationen überprüft werden, darlegen.

Die Kredit- und Finanzinstitute sollten sicherstellen, dass

• a) die im Rahmen der Anwendung für den Fern-Kundenannahmeprozess eingeholten Informationen aktuell und angemessen sind, um die geltenden Rechtsvorschriften und Regulierungsstandards für die anfängliche Sorgfaltspflicht bei der Feststellung der Kundenidentität zu erfüllen;
• b) Bilder, Videos, Ton und Daten in einem lesbaren Format und in ausreichender Qualität erfasst werden, sodass der Kunde eindeutig zu erkennen ist;
• c) das Verfahren zur Feststellung der Identität des Kunden nicht fortgesetzt wird, wenn technische Mängel oder unerwartete Verbindungsunterbrechungen festgestellt werden.

Die Kredit- und Finanzinstitute sollten die in Absatz 24 genannten Kriterien als erfüllt betrachten, wenn der Anwendung eine der folgenden Optionen zugrunde liegt:

• a) elektronische Identifizierungssysteme, die gemäß Artikel 9 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 notifiziert wurden und die Anforderungen an die Sicherheitsniveaus „substanziell“ bzw. „hoch“ gemäß Artikel 8 dieser Verordnung erfüllen;
• b) relevante qualifizierte Vertrauensdienste, die die Anforderungen der Verordnung (EU) Nr. 910/2014, insbesondere Kapitel III Abschnitt 3 und Artikel 24 Absatz 1 Unterabsatz 2 Buchstabe b der genannten Verordnung erfüllen.

Die im Zuge der Fernidentifizierung eingeholten Dokumente und Informationen, die gemäß Artikel 40 Absatz 1 Buchstabe a der Richtlinie (EU) 2015/849 aufbewahrt werden müssen, sollten von dem Kredit- und Finanzinstitut mit einem Zeitstempel versehen und sicher gespeichert werden. Der Inhalt gespeicherter Aufzeichnungen, einschließlich Bildern, Videos, Ton und Daten, sollte in einem lesbaren Format verfügbar sein, und es sollten nachträgliche Überprüfungen möglich sein.

4.2.2 Identifizierung natürlicher Personen

Die Kredit- und Finanzinstitute sollten in ihren Strategien gemäß Abschnitt 4.1.1 Absatz 9 festlegen, welche Informationen sie benötigen, um eine Fernidentifizierung der Kunden im Einklang mit Artikel 13 Absatz 1 Buchstaben a und c der Richtlinie (EU) 2015/849 durchzuführen. Darüber hinaus sollten die Kredit- und Finanzinstitute festlegen, welche Informationen

• a) vom Kunden manuell eingegeben werden;
• b) automatisch aus den vom Kunden bereitgestellten Dokumenten erfasst werden;
• c) anhand anderer interner oder externer Quellen erhoben werden.

Die Kredit- und Finanzinstitute sollten geeignete Mechanismen einrichten und aufrechterhalten, um sicherzustellen, dass die gemäß Absatz 27 automatisch erfassten Informationen zuverlässig sind. Sie sollten Kontrollen durchführen, um den damit verbundenen Risiken Rechnung zu tragen, einschließlich Risiken im Zusammenhang mit der automatischen Erfassung von Daten, wie der Verschleierung des Standorts des Geräts des Kunden, gefälschte Internetprotokoll (IP)-Adressen oder Dienste wie virtuelle private Netze (VPN).

4.2.3 Identifizierung von juristischen Personen

Wenn die Kredit- und Finanzinstitute eine Geschäftsbeziehung mit Kunden, bei denen es sich um juristische Personen handelt, aus der Ferne aufnehmen, sollten sie in ihren Strategien und Verfahren gemäß Abschnitt 4.1.1 Absatz 9 festlegen, für welche Kategorie von juristischen Personen sie den Fern-Kundenannahmeprozess durchführen, wobei das mit den einzelnen Kategorien verbundene Risiko hinsichtlich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und der für die Validierung der Angaben zur Identität erforderliche Umfang des menschlichen Eingreifens zu berücksichtigen sind.

Die Kredit- und Finanzinstitute sollten sicherstellen, dass die Anwendung für den Fern-Kundenannahmeprozess über Funktionen verfügt, mit denen Folgendes erfasst werden kann:

• a) alle relevanten Daten und Unterlagen zur Identifizierung und Überprüfung der juristischen Person
• b) alle relevanten Daten und Unterlagen zur Überprüfung, ob die im Namen der juristischen Person auftretende natürliche Person rechtlich befugt ist, als solche zu handeln;
• c) die Angaben zu den wirtschaftlichen Eigentümern gemäß Abschnitt 4.12 der EBA-Leitlinien zu den Risikofaktoren⁶ .

⁶ EBA/GL/2021/02.

Bei natürlichen Personen, die im Namen einer juristischen Person handeln, sollten die Kredit- und Finanzinstitute das in Abschnitt 4.2.2 beschriebene Verfahren zur Feststellung der Identität anwenden.

4.2.4 Art und Zweck der Geschäftsbeziehung

Wenn die Kredit- und Finanzinstitute gemäß Artikel 13 Absatz 1 Buchstabe c der Richtlinie (EU) 2015/849 und entsprechend den Ausführungen in Abschnitt 4.38 der EBA-Leitlinien zu den Risikofaktoren den Zweck und die angestrebte Art der Geschäftsbeziehung bewerten und gegebenenfalls Informationen über diese einholen, sollten sie für die Zwecke dieser Leitlinien die entsprechenden Maßnahmen vor dem Ende des Verfahrens zum Fern-Kundenannahmeprozess abgeschlossen haben.