4.2 Obtention d’informations

En complément des points énoncés au paragraphe 9, les établissements de crédit et les établissements financiers devraient définir dans leurs politiques et procédures les informations nécessaires à l’identification du client, les types de documents, données ou informations que l’établissement utilisera pour vérifier l’identité du client et la manière dont ces informations seront vérifiées.

Les établissements de crédit et les établissements financiers devraient s’assurer que:

• a) les informations obtenues par le biais de la solution d’entrée en relation d’affaires à distance sont à jour et adaptées pour satisfaire aux normes légales et réglementaires applicables en matière de vigilance initiale à l’égard de la clientèle;
• b) les images, vidéos, sons et données sont enregistrés dans un format lisible et sont de qualité suffisante pour reconnaître clairement le client;
• c) le processus d’identification ne se poursuit pas si des défaillances techniques ou des interruptions inattendues de la connexion sont détectées.

Les établissements de crédit ou les établissements financiers devraient considérer que les critères indiqués au paragraphe 24 sont remplis si la solution utilise l’un des moyens suivants:

• a) des schémas d’identification électronique notifiés conformément à l’article 9 du règlement (UE) n° 910/2014 et satisfaisant aux exigences en matière de niveaux de garantie «substantiel» ou «élevé» conformément à l’article 8 dudit règlement;
• b) des services de confiance qualifiés au sens du règlement (UE) n° 910/2014, en particulier le chapitre III, section 3, et l’article 24, paragraphe 1, alinéa 2, point b), dudit règlement.

Les documents et informations recueillis pendant le processus d’identification à distance, qui devraient être conservés conformément à l’article 40, paragraphe 1, point a), de la directive (UE) 2015/849, devraient être horodatés et stockés de manière sécurisée par l’établissement de crédit ou l’établissement financier. Le contenu des enregistrements stockés, y compris les images, vidéos, sons et données, devraient être disponibles dans un format lisible et permettre des vérifications ex post.

4.2.2 Identification de personnes physiques

Les établissements de crédit et les établissements financiers devraient définir dans leurs politiques, tel qu’indiqué à la section 4.1.1, paragraphe 9, les informations qu’ils devraient obtenir pour identifier les clients à distance, conformément à l’article 13, paragraphe 1, points a) et c), de la directive (UE) 2015/849. Les établissements de crédit et les établissements financiers devraient également définir les informations qui:

• a) sont saisies manuellement par le client;
• b) sont obtenues automatiquement à partir des documents fournis par le client;
• c) sont recueillies auprès d’autres sources internes ou externes.

Les établissements de crédit et les établissements financiers devraient mettre en place et tenir à jour des mécanismes appropriés pour s’assurer que les informations qu’ils obtiennent automatiquement conformément au paragraphe 27 sont fiables. Ils devraient appliquer des contrôles destinés à faire face aux risques associés, y compris les risques associés à l’obtention automatique de données tels que le brouillage de la localisation de l’appareil du client, l’usurpation de l’adresse IP ou de services comme le réseau privé virtuel (RPV ou VPN).

4.2.3 Identification de personnes morales

Lorsque les établissements de crédit et les établissements financiers entrent en relation d’affaires à distance avec des clients qui sont des personnes morales, ils devraient définir dans leurs politiques et procédures, conformément à la section 4.1.1. paragraphe 9, les catégories de personnes morales concernées, en tenant compte, pour chaque catégorie, du niveau de risque en matière de LCB/FT ainsi que du niveau d’intervention humaine requis pour la validation des informations d’identification.

Les établissements de crédit et les établissements financiers devraient s’assurer que la solution d’entrée en relation d’affaires à distance possède des fonctionnalités visant à recueillir:

• a) l’ensemble des données et documents pertinents permettant d’identifier et de vérifier les données d'identification de la personne morale;
• b) l’ensemble des données et documents pertinents permettant de vérifier que la personne physique agissant au nom de la personne morale est légalement habilitée à le faire;
• c) les informations concernant les bénéficiaires effectifs, conformément au point 4.12 des orientations de l’ABE relatives aux facteurs de risque.

Pour la personne physique agissant au nom d’une personne morale, les établissements de crédit et les établissements financiers devraient appliquer le processus d’identification décrit à la section 4.2.2.

4.2.4 Nature et objet de la relation d’affaires

Lorsque les établissements de crédit et les établissements financiers évaluent et, le cas échéant, obtiennent des informations concernant l’objet et la nature envisagée de la relation d’affaires, conformément à l’article 13, paragraphe 1, point c), de la directive (UE) 2015/849, tel que spécifié, en outre, à la section 4.38 des orientations de l’ABE relatives aux facteurs de risque, ils devraient, aux fins des présentes orientations, avoir exécuté les actions pertinentes avant la fin du processus d’entrée en relation d’affaires à distance.