4.2 Tilvejebringelse af oplysninger

Ud over punkterne i stk. 9 bør kredit- og finansieringsinstitutterne i deres politikker og procedurer fastsætte de oplysninger, der er nødvendige for at identificere kunden, hvilke typer dokumenter, data eller oplysninger instituttet vil anvende til at kontrollere kundens identitet og den måde, hvorpå disse oplysninger vil blive verificeret.

Kredit- og finansieringsinstitutterne bør sikre, at:

• a) de oplysninger, der indhentes gennem løsningen med fjernidentificering, er ajourførte og tilstrækkelige til at opfylde de gældende retlige og reguleringsmæssige standarder for indledende procedurer for kundekendskab
• b) billeder, video, lyd og data optages i et læsbart format og af en kvalitet, der er tilstrækkelig til, at kunden er entydigt genkendelig
• c) identifikationsprocessen ikke fortsætter, hvis der opdages tekniske mangler eller uventede tilslutningsafbrydelser.

Kredit- og finansieringsinstitutterne bør anse kriterierne i stk. 24, for at være opfyldt, hvis løsningen anvender et af følgende:

• a) elektroniske identifikationsordninger, der er anmeldt i overensstemmelse med artikel 9 i forordning (EU) nr. 910/2014, og som opfylder kravene til sikringsniveauerne "betydelig" eller "høj" i overensstemmelse med artikel 8 i nævnte forordning
• b) relevante kvalificerede tillidstjenester, der opfylder kravene i forordning (EU) nr. 910/2014, navnlig kapitel III, afdeling 3, og artikel 24, stk. 1, afsnit 2, litra b), i nævnte forordning.

De dokumenter og oplysninger, der indsamles i forbindelse med fjernidentifikationsprocessen, og som skal opbevares i henhold til artikel 40, stk. 1, litra a), i direktiv (EU) 2015/849, bør være tidsstemplet og bør opbevares sikkert af kredit- og finansieringsinstituttet. Indholdet af gemte registreringer, herunder billeder, videoer, lyd og data, bør være tilgængeligt i et læsbart format og give mulighed for efterfølgende kontrol.

4.2.2 Identifikation af fysiske personer

Kredit- og finansieringsinstitutterne bør i deres politikker, jf. afsnit 4.1.1, stk. 9, fastlægge, hvilke oplysninger de skal indhente for at kunne identificere kunder via en fjernløsning i overensstemmelse med artikel 13, stk. 1, litra a) og c), i direktiv (EU) 2015/849. Desuden bør kredit- og finansieringsinstitutter definere, hvilke oplysninger der:

• a) indtastes manuelt af kunden
• b) automatisk fremgår af den dokumentation, som kunden har fremlagt
• c) indsamles ved hjælp af andre interne eller eksterne kilder.

Kredit- og finansieringsinstitutterne bør indføre og opretholde passende mekanismer til at sikre, at de oplysninger, de automatisk indsamler i overensstemmelse med stk. 27, er pålidelige. De bør anvende kontrolforanstaltninger for at imødegå tilknyttede risici, herunder risici i forbindelse med automatisk indsamling af data såsom tilsløring af placeringen af kundens enhed, forfalskede IP-adresser eller tjenester såsom virtuelle private netværk (VPN).

4.2.3 Identifikation af juridiske enheder

Hvis kredit- og finansieringsinstitutterne fjernidentificerer kunder, der er juridiske enheder, bør de i deres politikker og procedurer, jf. afdeling 4.1.1, stk. 9, definere, hvilken kategori af juridiske enheder de kan fjernidentificere, under hensyntagen til den risiko for hvidvask af penge eller finansiering af terrorisme, der er forbundet med hver kategori, og omfanget af menneskelig indgriben, der kræves for at validere identifikationsoplysningerne.

Kredit- og finansieringsinstitutterne bør sikre, at fjernidentificeringsløsningen har funktioner, der gør det muligt at indsamle:

• a) alle relevante data og dokumentation til identifikation og verifikation af den juridiske person
• b) alle relevante data og al relevant dokumentation til kontrol af, at den fysiske person, der handler på vegne af den juridiske person, er juridisk berettiget til at handle i denne egenskab
• c) oplysninger om de reelle ejere i overensstemmelse med punkt 4.12 i EBA's retningslinjer for risikofaktorer⁶ .

⁶ EBA/GL/2021/02.

For fysiske personer, der handler på vegne af en juridisk person, bør kredit- og finansieringsinstitutterne anvende den identifikationsproces, der er beskrevet i afsnit 4.2.2.

4.2.4 Forretningsforbindelsens beskaffenhed og formål

Når kredit- og finansieringsinstitutterne vurderer og, hvor det er relevant, indhenter oplysninger om forretningsforbindelsens formål og tilsigtede beskaffenhed i overensstemmelse med artikel 13, stk. 1, litra c), i direktiv (EU) 2015/849, som yderligere præciseret i afsnit 4.38 i EBA's retningslinjer for risikofaktorer, bør de med henblik på disse retningslinjer have gennemført de relevante foranstaltninger inden afslutningen af fjernidentificeringsprocessen.