4.2 Pridobivanje informacij

Poleg točk iz odstavka 9 bi morale kreditne in finančne institucije v svojih politikah in postopkih določiti informacije, potrebne za identifikacijo stranke, vrste dokumentov, podatkov ali informacij, ki jih bo institucija uporabila za preverjanje identitete stranke in način, na katerega bodo te informacije preverjene.

Kreditne in finančne institucije bi morale zagotoviti, da:

• a) so informacije, pridobljene z rešitvijo za sklepanje poslovnega razmerja s strank o na daljavo, posodobljene in primerne za izpolnjevanje veljavnih pravnih in regulativnih standardov za začetno skrbno preverjanje stranke;
• b) so vse slike, video in zvočni posnetki ter podatki zajeti v berljivi obliki in dovolj kakovostni, da je stranka nedvoumno prepoznavna;
• c) se postopek identifikacije ne nadaljuje, če so zaznane tehnične pomanjkljivosti ali nepričakovane prekinitve povezave.

Kreditne in finančne institucije bi morale upoštevati, da so merila iz odstavka 24 izpolnjena, kadar rešitev uporablja eno od naslednjih možnosti:

• a) sheme elektronske identifikacije, priglašene v skladu s členom 9 Uredbe (EU) št. 910/2014 in ki izpolnjujejo zahteve glede stopenj zanesljivosti „srednja“ ali „visoka“ v skladu s členom 8 navedene uredbe;
• b) ustrezne kvalificirane storitve zaupanja, ki izpolnjujejo zahteve Uredbe (EU) št. 910/2014, zlasti oddelka 3 poglavja III in točke (b) pododstavka 2 člena 24(1) navedene uredbe.

Dokumenti in informacije, zbrani med postopkom identifikacije na daljavo, ki jih je treba hraniti v skladu s členom 40(1)(a) Direktive (EU) 2015/849, bi morali biti označeni s časovnim žigom in varno shranjeni pri kreditni in finančni instituciji. Vsebina shranjenih zapisov, vključno s slikami, videoposnetki, zvokom in podatki, mora biti na voljo v berljivi obliki in omogočati naknadna preverjanja.

4.2.2 Identifikacija fizičnih oseb

Kreditne in finančne institucije morajo v svojih politikah, kot je določeno v oddelku 4.1.1 odstavka 9, določiti informacije, ki jih morajo pridobiti za identifikacijo strank na daljavo v skladu s členom 13(1)(a) in (c) Direktive (EU) 2015/849. Poleg tega morajo kreditne in finančne institucije opredeliti, katere podatke:

• a) stranka vnese ročno;
• b) s e samodejno zajame iz dokumentacije, ki jo zagotovi stranka;
• c) s e zbere z uporabo drugih notranjih ali zunanjih virov.

Kreditne in finančne institucije bi morale vzpostaviti in vzdrževati ustrezne mehanizme za zagotovitev, da so informacije, ki jih samodejno zajemajo v skladu z odstavkom 27, zanesljive. Imeti morajo nadzor za obravnavo povezanih tveganj, vključno s tveganji, povezanimi s samodejnim zajemanjem podatkov, kot je zakrivanje lokacije ponarejenih naslovov internetnega protokola (IP) strankine naprave ali storitev, kot so navidezna zasebna omrežja (VPN).

4.2.3 Identifikacija pravnih oseb

Kadar kreditne in finančne institucije sklepajo poslovna razmerja s strankami na daljavo, ki so pravne osebe, bi morale v svojih politikah in postopkih, kot je določeno v oddelku 4.1.1 odstavka 9, opredeliti, s katero kategorijo pravnih oseb bodo skl enile poslovno razmerje na daljavo, ob upoštevanju ravni tveganja PD/FT, povezanega z vsako kategorijo, kot tudi stopnjo človekovega posredovanja, ki je potrebna za potrditev identifikacijskih informacij.

Kreditne in finančne institucije morajo zagotoviti, da ima rešitev za sklepanje poslovnega razmerja s strank o na daljavo funkcije za zbiranje:

• a) vseh relevantnih podatkov in dokumentacije za identifikacijo in verifikacijo pravne osebe;
• b) vseh relevantnih podatkov in dokumentacije, ki potrjujejo, da je fizična oseba, ki zastopa pravn o oseb o , zakonsko upravičena delovati kot zakoniti zastopnik;
• c) informacij o dejanskih lastnikih v skladu z določbo 4.12 Smernic o dejavnikih tveganja EBA⁶ .

⁶ EBA/GL/2021/02

Za fizično osebo, ki zastopa pravn o oseb o , morajo kreditne in finančne institucije uporabiti postopek identifikacije, opisan v oddelku 4.2.2.

4.2.4 Narava in namen poslovnega odnosa

Ko kreditne in finančne institucije ocenijo in po potrebi pridobijo informacije o namenu in predvideni naravi poslovnega odnosa v skladu s točko (c) člena 13(1) Direktive (EU) 2015/849, kot je podrobneje določeno v oddelku 4.38. Smernic o dejavnikih tveganja EBA, bi morale za namene teh smernic opraviti ustrezna dejanja pred koncem postopka sklepanja poslovnega razmerja s strank o na daljavo.