4.2 Acquisizione di informazioni

In aggiunta a quanto indicato nel paragrafo 9, gli enti creditizi e gli istituti finanziari dovrebbero definire nelle loro politiche e procedure le informazioni necessarie per identificare il cliente, i tipi di documenti, dati o informazioni che utilizzeranno per verificare l’identità del cliente e le modalità di verifica di tali informazioni.

Gli enti creditizi e gli istituti finanziari dovrebbero assicurare che:

• a) le informazioni ottenute attraverso la soluzione di onboarding a distanza del cliente siano aggiornate e adeguate a soddisfare le norme giuridiche e regolamentari applicabili all’adeguata verifica iniziale della clientela;
• b) tutte le immagini, i video, i suoni e i dati siano acquisiti in un formato leggibile e con una qualità sufficiente ad assicurare il riconoscimento inequivocabile del cliente;
• c) il processo di identificazione non prosegua se vengono rilevate carenze tecniche o interruzioni impreviste della connessione.

Gli enti creditizi o gli istituti finanziari dovrebbero considerare soddisfatti i criteri di cui al paragrafo 24 se la soluzione utilizza uno dei seguenti elementi:

• a) regimi di identificazione elettronica notificati ai sensi dell’articolo 9 del regolamento (UE) n. 910/2014 che soddisfano i requisiti relativi a livelli di garanzia «significativi»
• o «elevati» ai sensi dell’articolo 8 di tale regolamento;
• b) servizi fiduciari qualificati pertinenti che soddisfano i requisiti del regolamento (UE)
• n. 910/2014, in particolare il capo III, sezione 3 e l’articolo 24, paragrafo 1, comma 2, lettera b), di tale regolamento.

I documenti e le informazioni raccolti durante il processo di identificazione a distanza, che devono essere conservati in conformità dell’articolo 40, paragrafo 1, lettera a), della direttiva (UE) 2015/849, dovrebbero essere orodatati e conservati in modo sicuro dall’ente creditizio e finanziario. Il contenuto dei documenti conservati, compresi immagini, video, suoni e dati, dovrebbe essere disponibile in un formato leggibile e consentire verifiche ex post.

4.2.2 Identificazione di persone fisiche

Gli enti creditizi e gli istituti finanziari dovrebbero stabilire nelle rispettive politiche, come indicato nella sezione 4.1.1, paragrafo 9, le informazioni che devono ottenere per identificare i clienti a distanza, in conformità dell’articolo 13, paragrafo 1, lettere a) e c), della direttiva (UE) 2015/849. Inoltre, gli enti creditizi e gli istituti finanziari dovrebbero definire quali informazioni:

• a) sono inserite manualmente dal cliente;
• b) sono estratte in modo automatico dalla documentazione fornita dal cliente;
• c) sono raccolte utilizzando altre fonti interne o esterne.

Gli enti creditizi e gli istituti finanziari dovrebbero porre in essere e mantenere meccanismi appropriati per assicurare che le informazioni acquisite in modo automatico in linea con il paragrafo 27 siano affidabili. Dovrebbero applicare controlli per gestire i rischi associati, compresi i rischi legati all’acquisizione automatica di dati, quali l’offuscamento dell’ubicazione del dispositivo del cliente, indirizzi di protocollo Internet (IP) alterati o servizi come reti private virtuali (VPN).

4.2.3 Identificazione di persone giuridiche

In caso di onboarding a distanza di clienti che sono persone giuridiche, gli enti creditizi e gli istituti finanziari dovrebbero definire nelle loro politiche e procedure, come indicato nella sezione 4.1.1, paragrafo 9, per quali categoria di persone giuridiche sarà utilizzato l’onboarding a distanza, tenendo conto del livello di rischio ML/TF associato a ciascuna categoria e del livello di intervento umano necessario per convalidare le informazioni di identificazione.

Gli enti creditizi e gli istituti finanziari dovrebbero assicurare che la soluzione di onboarding a distanza del cliente disponga di funzioni per la raccolta di:

• a) tutti i dati e tutta la documentazione pertinenti per l’identificazione e la verifica della persona giuridica;
• b) tutti i dati e tutta la documentazione pertinenti per verificare che la persona fisica che agisce per conto della persona giuridica sia giuridicamente legittimato ad agire in tale qualità;
• c) le informazioni relative ai titolari effettivi in conformità della disposizione 4.12 degli orientamenti dell’ABE in materia di fattori di rischio (⁶ ).

Per la persona fisica che agisce per conto di una persona giuridica, gli enti creditizi e gli istituti finanziari dovrebbero applicare la procedura di identificazione di cui alla sezione 4.2.2.

4.2.4 Natura e scopo del rapporto d’affari

Al momento di valutare e, se del caso, acquisire informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto d’affari in conformità dell’articolo 13, paragrafo 1, lettera c), della direttiva (UE) 2015/849, come ulteriormente specificato nella sezione 4.38 degli orientamenti dell’ABE in materia di fattori di rischio, gli enti creditizi e gli istituti finanziari, ai fini dei presenti orientamenti, dovrebbero avere completato le azioni pertinenti prima della fine del processo di onboarding a distanza del cliente.