4.2 Pribavljanje informacija

Osim stavaka navedenih u članku 9., kreditne i financijske institucije trebale bi u svojim politikama i postupcima odrediti informacije potrebne za identifikaciju stranke, vrste dokumenata, podataka ili informacija koje će institucija koristiti za provjeru identiteta stranke i način provjere tih informacija.

Kreditne i financijske institucije trebale bi osigurati:

• a) da su informacije pribavljene putem rješenja za uvođenje stranaka na daljinu ažurne i primjerene za ispunjavanje primjenjivih pravnih i regulatornih standarda za početnu dubinsku analizu stranke;
• b) da su sve slike, videozapisi, zvuk i podatci snimljeni u čitljivom formatu i dovoljno kvalitetno da stranka bude nedvosmisleno prepoznatljiva;
• c) da se proces identifikacije ne nastavi ako se otkriju tehnički nedostatci ili neočekivani prekidi veze.

Kreditne ili financijske institucije trebaju smatrati da su kriteriji iz stavka 24. ispunjeni ako rješenje koristi jedno od sljedećeg:

• a) sustave elektroničke identifikacije prijavljene u skladu s člankom 9. Uredbe (EU) br. 910/2014 koji ispunjavaju zahtjeve „značajne” ili „visoke” razine sigurnosti u skladu s člankom 8. te Uredbe;
• b) relevantne kvalificirane usluge povjerenja koje ispunjavaju zahtjeve Uredbe (EU) br. 910/2014, posebno poglavlja III. odjeljka 3. i članka 24. stavka 1. podstavka 2. točke
• (b) te Uredbe.

Dokumenti i informacije prikupljeni tijekom postupka identifikacije na daljinu, koji se moraju čuvati u skladu s člankom 40. stavkom 1. točkom (a) Direktive (EU) 2015/849, trebali bi imati vremenski žig, a kreditna i financijska institucija treba ih sigurno pohraniti. Sadržaj pohranjenih zapisa, uključujući slike, videozapise, zvuk i podatke, trebao bi biti dostupan u čitljivom formatu i omogućiti naknadne provjere. 4.2.2 Identificiranje fizičkih osoba

Kreditne i financijske institucije trebale bi u svojim politikama odrediti, kako je navedeno u odjeljku 4.1.1. stavku 9., informacije koje bi trebale pribaviti za identifikaciju stranaka na daljinu u skladu s člankom 13. stavkom 1. točkama (a) i (c) Direktive (EU) 2015/849. Uz to, kreditne i financijske institucije trebale bi definirati koje informacije:

• a) ručno unosi stranka;
• b) se automatski preuzimaju iz dokumentacije koju dostavlja stranka;
• c) se prikupljaju korištenjem drugih unutarnjih ili vanjskih izvora.

Kreditne i financijske institucije trebale bi uspostaviti i održavati odgovarajuće mehanizme kako bi osigurale pouzdanost podataka koje automatski zahvaćaju u skladu sa stavkom 27. Trebale bi primijeniti kontrole za rješavanje povezanih rizika, uključujući rizike povezane s automatskim prikupljanjem podataka kao što je prikrivanje lokacije uređaja stranke korištenjem lažiranih IP adresa ili usluga kao što su virtualne privatne mreže (VPN).

4.2.3 Identificiranje pravnih subjekata

Ako kreditne i financijske institucije uvode na daljinu stranke koji su pravne osobe, trebale bi definirati u svojim politikama i postupcima, kako je navedeno u odjeljku 4.1.1. stavku 9., koju će kategoriju pravnih osoba uvoditi na daljinu, uzimajući u obzir razinu rizika od pranja novca i financiranja terorizma povezanu sa svakom kategorijom, i razinu ljudske intervencije potrebne za provjeru valjanosti identifikacijskih informacija.

Kreditne i financijske institucije trebale bi osigurati da rješenje za uvođenje stranaka na daljinu ima funkcije za prikupljanje:

• a) svih relevantnih podataka i dokumenata za identifikaciju i provjeru pravne osobe
• b) svih relevantnih podataka i dokumenata za provjeru je li fizička osoba koja djeluje u ime pravne osobe zakonski ovlaštena djelovati u tom svojstvu;
• c) informacija o stvarnim vlasnicima u skladu s odredbom 4.12. Smjernica EBA - e o čimbenicima rizika⁶ .

⁶ EBA/GL/2021/02

Za fizičku osobu koja djeluje u ime pravne osobe, kreditne i financijske institucije trebale bi primijeniti postupak identifikacije opisan u odjeljku 4.2.2.

4.2.4 Priroda i svrha poslovnog odnosa

Kada kreditne i financijske institucije procijene i, prema potrebi, pribave informacije o svrsi i namjeravanoj prirodi poslovnog odnosa u skladu s člankom 13. stavkom 1. točkom (c) Direktive (EU) 2015/849, koje su dodatno utvrđene u odjeljku 4.38. Smjernica EBA - e o čimbenicima rizika, trebale bi , u svrhu ovih smjernica, već dovršiti relevantne radnje prije završetka postupka uvođenja stranke na daljinu.