4.2 Pozyskiwanie informacji

Oprócz punktów określonych w ust. 9 instytucje kredytowe i finansowe powinny określić w swoich dokumentach polityki i procedurach informacje niezbędne do zidentyfikowania klienta, rodzaje dokumentów, danych lub informacji, które instytucja wykorzysta do weryfikacji tożsamości klienta, a także sposób, w jaki informacje te będą weryfikowane.

Instytucje kredytowe i finansowe powinny zapewnić, aby:

• a) informacje uzyskane za pośrednictwem rozwiązania w zakresie zdalnego nawiązywania relacji z klient ami były aktualne i odpowiednie do spełnienia obowiązujących norm prawnych i regulacyjnych dotyczących wstępnej procedury n ależytej staranności wobec klienta;
• b) wszelkie obrazy, nagrania wideo, dźwięk i dane były rejestrowane w formacie czytelnym i odpowiedniej jakości, tak aby klient był jednoznacznie rozpoznawalny;
• c) procesu identyfikacji nie kontynuowano w przypadku wykrycia usterek technicznych lub nieoczekiwanych przerw w połączeniu.

Instytucje kredytowe i finansowe powinny uznać kryteria określone w ust. 24 za spełnione, jeżeli w ramach danego rozwiązania stosuje się jedno z poniższych kryteriów:

• a) systemy identyfikacji elektronicznej notyfikowane zgodnie z art. 9 rozporządzenia (UE) nr 910/2014 i spełniające wymogi „średniego” lub „wysokiego” poziomu bezpieczeństwa zgodnie z art. 8 tego rozporządzenia;
• b) odpowiednie kwalifikowane usługi zaufania, które spełniają wymogi rozporządz enia (UE) nr 910/2014, w szczególności rozdziału III sekcj i 3 i art. 24 ust. 1 akapit u drugiego lit. b) tego rozporządzenia.

Dokumenty i informacje zgromadzone podczas procesu zdalnej identyfikacji, które muszą być przechowywane zgodnie z art. 40 ust. 1 lit. a) dyrektywy (UE) 2015/849, powinny być opatrzone znacznikiem czas u i przechowywane przez instytucję kredytową i finansową w bezpieczny sposób. Treść przechowywanych zapisów, w tym obrazów, nagrań wideo, dźwięku i danych, powinna być dostępna w czytelnym formacie i umożliwiać kontrolę ex post .

4.2.2 Identyfikacja osób fizycznych

Instytucje kredytowe i finansowe powinny określić w swoich dokumentach polityki, jak podano w sekcji 4.1.1 ust. 9, informacje niezbędne do zdalnej identyfikacji klientów zgodnie z art. 13 ust. 1 lit. a) i c) dyrektywy (UE) 2015/849. Ponadto instytucje kredytowe i finansowe powinny określić, jakie informacje:

• a) są wprowadzane manualnie przez klienta;
• b) są pobierane automatycznie z dokumentacji dostarczonej przez klienta;
• c) są gromadzone z wykorzystaniem innych źródeł wewnętrznych lub zewnętrznych.

Instytucje kredytowe i finansowe powinny wprowadzić i utrzymywać odpowiednie mechanizmy zapewniające wiarygodność informacji, które automatycznie pobierają zgodnie z ust. 27. Powinny one stosować środki kontroli w celu przeciwdziałania powiązanym zagrożeniom, w tym zagrożeniom związanym z automatycznym pobieraniem danych, takim jak ukrywanie lokalizacji urządzenia klienta poprzez podstawianie fałszywych adresów IP sfałszowanego (w wyniku spoofingu) lub poprzez wykorzystywanie usług takich jak wirtualne sieci prywatne (VPN). 4.2.3 Identyfikacja podmiotów prawnych

W przypadku gdy instytucje kredytowe i finansowe zdalnie nawiązują relacje z klient ami będący mi podmiotami prawnymi, powinny one określić w swoich dokumentach polityki i procedurach, zgodnie z sekcją 4.1.1 ust. 9, z jaką kategorią podmiotów prawnych będą zdalnie nawiązywać relacje, biorąc pod uwagę poziom ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związany z każdą z kategorii oraz poziom interwencji człowieka wymagany do zatwierdzenia informacji umożliwiających identyfikację.

Instytucje kredytowe i finansowe powinny zapewnić, aby rozwiązanie w zakresie zdalnego nawiązywania relacji z klient ami posiada ło funkcje umożliwiające gromadzenie:

• a) wszystkich istotnych danych i dokumentów służących identyfikacji i weryfikacji osoby prawnej;
• b) wszystkich istotnych danych i dokumentów służących zweryfikowaniu, c zy dana osoba fizyczna działająca w imieniu osoby prawnej jest uprawniona do działania w takim charakterze;
• c) informacji dotyczących beneficjentów rzeczywistych zgodnie z ust. 4.12 wytycznych EUNB w sprawie czynników ryzyka⁶ .

⁶ EBA/GL/2021/02

W odniesieniu do osoby fizycznej działającej w imieniu osoby prawnej instytucje kredytowe i finansowe powinny stosować proces identyfikacji opisany w sekcji 4.2.2.

4.2.4 Charakter i cel stosunku gospodarczego

W przypadku gdy instytucje kredytowe i finansowe oceniają i – w stosownych przypadkach – uzyskują informacje na temat celu i zamierzonego charakteru stosunku gospodarczego zgodnie z art. 13 ust. 1 lit. c) dyrektywy (UE) 2015/849, jak określono szczegółowo w sekcji 4.38 wytycznych EUNB w sprawie czynników ryzyka, instytucje te powinny, do celów niniejszych wytycznych, zakończyć odpowiednie działania przed końcem procesu zdalnego nawiązywania relacji z klient em.