15. Λειτουργία κανονιστικής συμμόρφωσης

Οι εκδότες ART S θα πρέπει να συγκροτούν μόνιμη και αποτελεσματική λειτουργία κανονιστικής συμμόρφωσης για τη διαχείριση του κινδύνου συμμόρφωσης, ενώ θα πρέπει επίσης να διορίζουν κάποιο πρόσωπο ως υπεύθυνο για την εν λόγω λειτουργία στο σύνολο των δραστηριοτήτων της οντότητας (ο υπεύθυνος κανονιστικής συμμόρφωσης).

Ο ρόλος του υπεύθυνου της λειτουργίας κανονιστικής συμμόρφωσης, λαμβάνοντας υπόψη την αρχή της αναλογικότητας όπως ορίζεται στον Τίτλο I, μπορεί να συνδυαστεί με τον επικεφαλής της λειτουργίας διαχείρισης κινδύνου ή, σε περίπτωση που δεν είναι αναλογικός ο διορισμός ατόμου επιφορτισμένου αποκλειστικά με αυτόν τον ρόλο, μπορεί να επιτελείται από άλλο ανώτερο διοικητικό στέλεχος (π.χ. επικεφαλής του νομικού τμήματος), υπό την προϋπόθεση ότι δεν υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων μεταξύ των συνδυαζόμενων καθηκόντων .

Το προσωπικό της λειτουργίας κανονιστικής συμμόρφωσης θα πρέπει να διαθέτει επαρκές επίπεδο γνώσεων, δεξιοτήτων και εμπειρίας σε θέματα συμμόρφωσης και συναφών διαδικασιών, ενώ θα πρέπει επίσης να έχει πρόσβαση σε τακτική εκπαίδευση .

Το διοικητικό όργανο υπό την εποπτική του αρμοδιότητα θα πρέπει να επιβλέπει την εφαρμογή μιας άρτια τεκμηριωμένης πολιτικής κανονιστικής συμμόρφωσης, η οποία θα πρέπει να κοινοποιείται σε όλα τα μέλη του προσωπικού. Οι εκδότες ART S θα πρέπει να θεσπίζουν διαδικασία για την τακτική αξιολόγηση των αλλαγών στις νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις που διέπουν τις δραστηριότητές τους.

Η λειτουργία κανονιστικής συμμόρφωσης θα πρέπει να παρέχει στο διοικητικό όργανο συμβουλές σχετικά με τα μέτρα που πρέπει να λαμβάνονται για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης προς τους ισχύοντες νόμους, κανόνες, κανονισμούς και πρότυπα, ενώ θα πρέπει επίσης να αξιολογεί την επίπτωση που ενδέχεται να έχουν τυχόν αλλαγές του νομοθετικού ή κανονιστικού περιβάλλοντος στις δραστηριότητες και στο πλαίσιο κανονιστικής συμμόρφωσης του εκδότη ART S .

Η λειτουργία κανονιστικής συμμόρφωσης θα πρέπει να διασφαλίζει ότι η παρακολούθηση της συμμόρφωσης πραγματοποιείται μέσω ενός διαρθρωμένου και σαφώς καθορισμένου προγράμματος παρακολούθησης της συμμόρφωσης και ότι τηρείται η πολιτική κανονιστικής συμμόρφωσης. Η λειτουργία κανονιστικής συμμόρφωσης θα πρέπει να αναφέρεται στο διοικητικό όργανο και να επικοινωνεί δεόντως με τη λειτουργία διαχείρισης κινδύνων για θέματα σχετικά με τον κίνδυνο κανονιστικής συμμόρφωσης του εκδότη ART S και τη διαχείρισή του. Η λειτουργία κανονιστικής συμμόρφωσης και η λειτουργία διαχείρισης κινδύνων θα πρέπει να συνεργάζονται και να ανταλλάσσουν δεόντως πληροφορίες προκειμένου να είναι σε θέση να εκτελούν τα αντίστοιχα καθήκοντά τους. Τα πορίσματα της λειτουργίας κανονιστικής συμμόρφωσης θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη από το διοικητικό όργανο και τη λειτουργία διαχείρισης κινδύνων κατά τη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

Οι εκδότες ART S πρέπει να λαμβάνουν κατάλληλα μέτρα κατά της εσωτερικής ή εξωτερικής συμπεριφοράς που θα μπορούσε να διευκολύνει ή να επιτρέψει φαινόμενα απάτης ή άλλο οικονομικό έγκλημα και πειθαρχικές παραβιάσεις (π.χ. παραβιάσεις εσωτερικών διαδικασιών ή παραβιάσεις ορίων).