15. Funkcija praćenja usklađenosti

Izdavatelji ART - ova trebaju uspostaviti stalnu i učinkovitu funkciju praćenja usklađenosti koja će upravljati rizicima povezanima s usklađenošću te trebaju imenovati voditelja za tu funkciju u svim aktivnostima društva (službenik za praćenje usklađenosti).

Uloga službenika za praćenje usklađenosti, uzimajući u obzir načelo proporcionalnosti utvrđeno u glavi I., može se udružiti s voditeljem funkcije upravljanja rizicima ili je, kada nije primjereno imenovati osobu koja je posvećena samo toj funkciji, može obavljati druga osoba na višem položaju u hijerarhiji (npr. voditelj pravnih poslova), pod uvjetom da ne postoji sukob interesa između zadaća koje ta osoba obavlja.

Osoblje funkcije praćenja usklađenosti treba imati dovoljno znanja, vještina i iskustva u vezi s praćenjem usklađenosti i povezanim postupcima te treba imati pristup redovitom osposobljavanju.

Upravljačko tijelo u nadzornoj funkciji treba nadzirati provedbu primjereno dokumentirane politike usklađenosti, o kojoj se trebaju obavijestiti svi zaposlenici. Izdavatelji ART - ova trebaju uspostaviti postupak za redovitu procjenu izmjena zakona i propisa primjenjivih na njihove aktivnosti.

Funkcija praćenja usklađenosti treba savjetovati upravljačko tijelo o mjerama koje se moraju poduzeti kako bi se osigurala usklađenost s primjenjivim zakonima, pravilima, propisima i standardima te treba procijeniti mogući učinak promjena u pravnom ili regulatornom okružju na aktivnosti izdavatelja ART - ova i njegov okvir praćenja usklađenosti.

Funkcija praćenja usklađenosti treba osigurati provedbu praćenja usklađenosti u okviru strukturiranog i dobro utvrđenog programa praćenja usklađenosti te treba osigurati pridržavanje politike usklađenosti. Funkcija praćenja usklađenosti treba izvješćivati upravljačko tijelo i po potrebi komunicirati s funkcijom upravljanja rizicima o rizicima povezanima s usklađenošću izdavatelja ART - ova i upravljanju tim rizicima. Funkcija praćenja usklađenosti i funkcija upravljanja rizicima trebaju po potrebi surađivati i razmjenjivati informacije kako bi mogle izvršiti svoje zadaće. Upravljačko tijelo i funkcija upravljanja rizicima trebaju uzeti u obzir nalaze funkcije praćenja usklađenosti u postupku odlučivanja.

Izdavatelj ART - ova treba poduzeti odgovarajuće mjere za sprječavanje unutarnjeg ili vanjskog postupanja kojim bi se moglo potaknuti ili omogućiti počinjenje kaznenih djela prijevare ili financijskog kaznenog djela ili kršenja discipline (npr. povrede unutarnjih postupaka ili prekoračenja ograničenja).