4.3 Organisation av funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism på koncernnivå

Kreditinstitutet eller det finansiella institutet bör anpassa sitt ramverk för intern kontroll till verksamhetens särdrag, dess komplexitet och de därmed förbundna riskerna, med beaktande av koncernsammanhanget.

Kreditinstitutet eller det finansiella institutet bör se till att moderföretaget, om det är ett kreditinstitut eller ett finansiellt institut, har tillräckliga uppgifter och tillräcklig information och kan bedöma riskprofilen för penningtvätt och finansiering av terrorism i hela koncernen, i enlighet med EBA:s riktlinjer om riskfaktorer för penningtvätt och finansiering av terrorism¹⁴ .

¹⁴ EBA:s reviderade riktlinjer om riskfaktorer för penningtvätt och finansiering av terrorism: EBA/GL/2021/02

Om kreditinstitutet eller det finansiella institutet är moderföretag i en koncern bör det se till att varje ledningsorgan, affärsområde och intern enhet, inklusive varje intern kontrollfunktion, har den information som krävs för att det ska kunna utföra sina uppgifter. Det bör särskilt säkerställa utbyte av lämplig information mellan affärsområdena och funktionen för regelefterlevnad för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, och den allmänna funktionen för regelefterlevnad, om dessa är olika funktioner, på koncernnivå och mellan cheferna för internkontrollfunktionerna på koncernnivå och kreditinstitutets eller det finansiella institutets ledningsorgan.

4.3.2 Ledningsorganets roll när det gäller bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism på koncernnivå

Om moderföretaget är ett kreditinstitut eller ett finansiellt institut och därmed en ansvarig enhet enligt direktiv (EU) 2015/849 bör dess ledningsorgan utföra åtminstone följande uppgifter:

• a) Säkerställa att koncernenheterna genomför sina egna allmänna riskbedömningar för penningtvätt och finansiering av terrorism på ett samordnat sätt och baserat på en gemensam metod, samtidigt som deras egna särdrag återspeglas, i syfte att kartlägga de risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som varje koncernenhet är exponerad för, med beaktande av artikel 8.1 i direktiv (EU) 2015/849 och EBA:s reviderade riktlinjer om riskfaktorer för penningtvätt och finansiering av terrorism¹⁵ .
• b) När de informeras av medlemmar i gruppens ledningsorgan eller en högre befattningshavare med ansvar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism eller direkt av den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism i gruppen, om tillsynsaktiviteter som bedrivs av en behörig myndighet i enheter i koncernen, eller om brister som identifierats där, säkerställa att dotterföretaget eller filialen slutför avhjälpande åtgärder med nödvändig skyndsamhet och på ett effektivt sätt. 4.3.3 Organisatoriska krav på koncernnivå

¹⁵ EBA:s reviderade riktlinjer om riskfaktorer för penningtvätt och finansiering av terrorism: EBA/GL/2021/02

Vid genomförandet av koncernövergripande riktlinjer och förfaranden enligt artikel 45 i direktiv (EU) 2015/849 bör motstridiga intressen, dvs. verksamhet som genererar risk för penningtvätt och finansiering av terrorism, såsom den kommersiella verksamheten, mellan ett kreditinstituts eller ett finansiellt instituts moderföretag, som är en ansvarig enhet enligt direktiv (EU) 2015/849, och ett dotterföretag eller en filial, inte äventyra efterlevnaden av kraven på bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, och bör begränsas.

Kreditinstitutets eller det finansiella institutets moderföretag bör

• a) utse en ledamot av sitt ledningsorgan eller en högre befattningshavare med ansvar för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism bland de högre befattningshavare på moderföretagets nivå, samt en regelefterlevnadsansvarig för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism för koncernen,
• b) inrätta en organisatorisk och operativ samordningsstruktur på koncernnivå med tillräckliga beslutsbefogenheter för gruppens ledning för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism för att göra denna position effektiv när det gäller att hantera och förebygga risker för penningtvätt och finansiering av terrorism, i enlighet med proportionalitetsprincipen och tillämplig nationell lagstiftning,
• c) godkänna koncernens interna riktlinjer och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism och säkerställa att dessa är förenliga med koncernens struktur och med storleken på och egenskaperna hos de kreditinstitut eller finansiella institut som ingår i koncernen,
• d) inrätta interna kontrollmekanismer för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism på koncernnivå,
• e) regelbundet utvärdera effektiviteten i riktlinjerna och förfarandena för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism på koncernnivå, och
• f) för ett kreditinstitut eller ett finansiellt institut som driver filialer eller dotterföretag inom landet, eller i en annan medlemsstat eller i ett tredjeland, utse en regelefterlevnadsansvarig för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism på koncernnivå som samordnare för att säkerställa att alla enheter i koncernen som bedriver finansiell verksamhet genomför koncernens riktlinjenivå och adekvata och lämpliga system och förfaranden för att effektivt förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism,

Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism för koncernen bör samarbeta fullt ut med varje enhets regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism.

Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism för koncernen bör ha åtminstone följande uppgifter:

• a) Samordna den företagsövergripande bedömning av riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism som görs på lokal nivå av enheter i koncernen och organisera sammanställningen av resultaten för att få en god förståelse för arten, intensiteten och lokaliseringen för de risker för penningtvätt och finansiering av terrorism som koncernen som helhet är exponerad för.
• b) Utarbeta en koncerngemensam allmän riskbedömning av penningtvätt och finansiering av terrorism. I detta avseende bör koncernens moderenhet i sitt riskhanteringssystem för penningtvätt och finansiering av terrorism på koncernnivå ta hänsyn till både de enskilda riskerna för koncernens olika enheter och deras eventuella inbördes relationer som skulle kunna ha en betydande inverkan på den koncernomfattande riskexponeringen. I detta avseende bör särskild uppmärksamhet ägnas åt de risker som koncernens filialer eller dotterföretag som är etablerade i tredjeländer exponeras för, särskilt om de utgör en hög risk för penningtvätt och finansiering av terrorism.
• c) Fastställa standarder för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism på koncernnivå och säkerställa att lokala riktlinjer och förfaranden på enhetsnivå överensstämmer med de lagar och andra regelverk för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism som är tillämpliga på varje enhet i koncernen individuellt, och även är anpassade till de koncernstandarder som fastställts.
• d) Samordna verksamheten hos de olika lokala regelefterlevnadsansvariga för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism i gruppens operativa enheter för att säkerställa att de arbetar konsekvent.
• e) Övervaka att filialer och dotterbolag i tredjeländer följer EU:s bestämmelser om bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, särskilt när kraven för förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism är mindre stränga än de som anges i direktiv (EU) 2015/849¹⁶ .
• f) Fastställa riktlinjer, förfaranden och åtgärder för hela koncernen, särskilt när det gäller dataskydd och informationsutbyte inom koncernen i syfte att bekämpa penningtvätt och finansiering av terrorism, i enlighet med nationella rättsliga bestämmelser.
• g) Se till att koncernens enheter har lämpliga förfaranden för rapportering av misstänkta transaktioner och för korrekt utbyte av information, inbegripet information om att en rapport om misstänkta transaktioner har lämnats in (utan att det påverkar tillämpningen av nationella sekretessregler om sådana finns).

¹⁶ Se även Europeiska tillsynsmyndighetens gemensamma tekniska standarder för tillsyn av genomförandet av koncernomfattande riktlinjer för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism i tredjeländer av den 6 december 2017: JC 2017 25

Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism för koncernen bör utarbeta en verksamhetsrapport minst en gång per år och lägga fram den för koncernens ledningsorgan. Utöver de punkter som nämns i stycke 50 bör rapporten från koncernens regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism åtminstone innehålla följande punkter från den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism i filialer och dotterföretag:

• a) Konsoliderad statistik på gruppnivå, särskilt om riskexponering och misstänkta aktiviteter
• b) Övervakning av inneboende risker som har uppstått i ett dotterföretag eller en filial och i andra dotterföretag och filialer, och analys av effekterna av kvarstående risker.
• c) Tillsynsgranskningar, interna eller externa granskningar av dotterföretag eller filialer till kreditinstitutet eller det finansiella institutet, inbegripet de allvarliga svagheter som identifierats i kreditinstitutets eller det finansiella institutets riktlinjer och förfaranden för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism samt åtgärder eller rekommendationer för korrigerande åtgärder.
• d) Information om styrning och tillsyn av dotterföretag och filialer, i tillämpliga fall med särskild inriktning på dem som är belägna i högriskländer.

Den regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism för ett dotterföretag eller en filial bör ha en direkt rapporteringslinje till koncernens regelefterlevnadsansvarige för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism.

Koncernen bör säkerställa att de riktlinjer och förfaranden som enheterna har infört anpassas till koncernens förfaranden och riktlinjer i den utsträckning detta är tillåtet enligt tillämplig nationell lagstiftning. På grundval av proportionalitetskriterierna bör kreditinstitut eller finansiella institut, när så är lämpligt, inrätta kommittéer (inklusive en regelefterlevnadskommitté) för ledningsorganet i dess tillsynsfunktion i enlighet med avsnitt 5 i EBA:s reviderade riktlinjer för intern styrning¹⁷ .

¹⁷ EBA:s riktlinjer för intern styrning enligt direktiv 2013/36/EU: EBA/GL/2021/05