4.3 KPP / KTF atitikties užtikrinimo funkcijos organizavimas grupės lygmeniu

Kredito arba finansų įstaigos vidaus kontrolės sistema turi būti pritaikyta atsižvelgiant į įstaigos veiklos pobūdį, sudėtingumą, su įstaiga susijusias rizikas ir atsižvelgiant į įstaigos grupės kontekstą.

Kredito arba finansų įstaiga turi užtikrinti, kad patronuojančioji įmonė, jei ji yra kredito arba finansų įstaiga, turėtų pakankamai duomenų ir informacijos ir galėtų įvertinti visos grupės PP / TF rizikos profilį pagal EBI gaires dėl PP / TF rizikos veiksnių¹⁴ .

¹⁴ EBI peržiūrėtos gairės dėl PP / TF rizikos veiksnių: EBA/GL/2021/02.

Kai kredito arba finansų įstaiga yra grupės patronuojančioji įmonė, ji turi užtikrinti, kad kiekvienas valdymo organas, verslo kryptis ir vidaus padalinys, įskaitant kiekvieną vidaus kontrolės funkciją, turėtų informacijos, reikalingos jų pareigoms atlikti. Visų pirma ji turi užtikrinti, kad tinkama informacija būtų keičiamasi tarp verslo krypčių ir KPP / KTF atitikties užtikrinimo funkcijos, taip pat atitikties užtikrinimo funkcijos, jei tai atskiros kontrolės funkcijos, tiek grupės lygiu, tiek tarp vidaus kontrolės funkcijų vadovų grupės lygiu ir kredito arba finansų įstaigos valdymo organo.

4.3.2 V aldymo organo vaidmuo susijęs Su KPP / KTF grupės lygmeniu

Kai patronuojančioji įmonė yra kredito arba finansų įstaiga, taigi ir įpareigotasis subjektas pagal Direktyvą (ES) 2015/849, jos valdymo organas turi atlikti bent šias užduotis:

• a) siekdamas turėti PP / TF rizikos, su kuria susiduria kiekvienas grupės subjektas, kartografiją, užtikrinti, kad grupės subjektai koordinuotai ir remdamiesi bendra metodika, tačiau atsižvelgdami į savo specifiką, atliktų savo visos veiklos įstaigos PP / TF rizikos vertinimus, atsižvelgiant į Direktyvos (ES) 2015/849 8 straipsnio 1 dalį ir EBI peržiūrėtas gaires dėl PP / TF rizikos veiksnių¹⁵ ;
• b) grupės valdymo organo nariams arba už KPP / KTF atsakingam vyresniajam vadovui arba tiesiogiai grupės KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnui pranešus apie kompetentingos institucijos grupės subjektuose vykdomą priežiūros veiklą arba nustatytus trūkumus, užtikrinti, kad patronuojamoji įmonė arba filialas laiku ir veiksmingai įgyvendintų trūkumų šalinimo priemones.

4.3.3 Organizaciniai reikalavimai grupės lygmeniu

¹⁵ EBI peržiūrėtos gairės dėl PP / TF rizikos veiksnių: EBA/GL/2021/02.

Įgyvendindamos visos grupės politiką ir procedūras, kaip nurodyta Direktyvos (ES) 2015/849 45 straipsnyje, patronuojančiosios kredito arba finansų įstaigos, kuri yra įpareigotasis subjektas pagal Direktyvą (ES) 2015/849, ir patronuojamosios įmonės ar filialo interesų konfliktai, kaip antai PP / TF riziką keliančios užduotys, pavyzdžiui, komercinė funkcija, neturi kelti pavojaus, kad nebus laikomasi KPP / KTF reikalavimų, ir turi būti mažinami.

Patronuojančioji kredito arba finansų įstaiga turi:

• a) paskirti savo valdymo organo narį arba už KPP / KTF atsakingą vyresnįjį vadovą iš patronuojančiosios įmonės lygmens vyresniųjų vadovų, taip pat grupės KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūną;
• b) grupės lygiu sukurti organizacinę ir veiklos koordinavimo struktūrą, kurioje grupės KPP / KTF vadovybė turėtų pakankamus įgaliojimus priimti sprendimus, kad ši pareigybė būtų veiksminga valdant PP / TF riziką ir užkertant jai kelią, laikantis proporcingumo principo ir taikytinų vidaus teisės aktų;
• c) patvirtinti grupės vidaus KPP / KTF politiką bei procedūras ir užtikrinti, kad jos atitiktų grupės struktūrą ir jai priklausančių kredito arba finansų įstaigų dydį bei pobūdį;
• d) grupės lygiu sukurti vidaus KPP / KTF kontrolės mechanizmus;
• e) reguliariai vertinti KPP / KTF politikos ir procedūrų veiksmingumą grupės lygiu; ir
• f) kredito arba finansų įstaigai, kuri turi filialų ar patronuojamųjų įmonių šalies viduje arba kitoje valstybėje narėje ar trečiojoje šalyje, paskirti grupės KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūną kaip koordinatorių, kuris užtikrintų, kad visi grupės subjektai, vykdantys finansinę veiklą, įgyvendintų grupės politiką ir pakankamas bei tinkamas sistemas ir procedūras, skirtas veiksmingai PP / TF prevencijai.

Grupės KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi visapusiškai bendradarbiauti su kiekvieno subjekto KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnu.

Grupės KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi atlikti bent šias užduotis:

• a) koordinuoti visos grupės subjektų vietos lygiu atliekamą PP / TF rizikos vertinimą ir organizuoti jų rezultatų apibendrinimą, kad būtų galima gerai suprasti PP / TF rizikos, su kuria susiduria visa grupė, pobūdį, intensyvumą ir mastą;
• b) parengti visos veiklos grupės mastu atliekamą PP / TF rizikos vertinimą. Šiuo atžvilgiu taikydama grupės lygmens PP / TF rizikos valdymo sistemą, grupės patronuojančioji įmonė turi atsižvelgti tiek į atskirų grupės subjektų individualią riziką, tiek į galimas jų tarpusavio sąsajas, galinčias turėti didelį poveikį visos grupės mastu patiriamai rizikai. Šiuo atžvilgiu ypatingą dėmesį reikėtų skirti rizikai, su kuria susiduria trečiosiose šalyse įsteigti grupės filialai ar patronuojamosios įmonės, ypač jei kyla didelė PP / TF rizika;
• c) apibrėžti grupės lygmens KPP / KTF standartus ir užtikrinti, kad vietos, subjektų lygmens politika ir procedūros atitiktų kiekvienam grupės subjektui atskirai taikomus KPP / KTF įstatymus ir kitus teisės aktus, taip pat kad jos būtų suderintos su apibrėžtais grupės standartais;
• d) koordinuoti įvairių vietos KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnų veiklą veikiančiuose grupės subjektuose, siekiant užtikrinti, kad jie dirbtų nuosekliai;
• e) stebėti, kaip trečiosiose šalyse esantys filialai ir patronuojamosios įmonės laikosi ES KPP / KTF nuostatų, ypač tais atvejais, kai PP / TF prevencijos reikalavimai yra ne tokie griežti, kaip nustatyta Direktyvoje (ES) 2015/849¹⁶ ;
• f) nustatyti visos grupės politiką, procedūras ir priemones, visų pirma susijusias su duomenų apsauga ir dalijimusi informacija grupės viduje KPP / KTF tikslais, laikantis nacionalinės teisės aktų nuostatų;
• g) užtikrinti, kad grupės subjektai turėtų tinkamas pranešimų apie įtartinus sandorius procedūras ir tinkamai dalytųsi informacija, įskaitant informaciją apie tai, kad buvo pateiktas pranešimas apie įtartiną sandorį (nepažeidžiant nacionalinių konfidencialumo taisyklių, jei tokių esama).

¹⁶ Taip pat žr. 2017 m. gruodžio 6 d. EPI bendruosius techninius reguliavimo standartus dėl visos grupės KPP / KTF politikos įgyvendinimo trečiosiose šalyse: JC 2017 25.

Grupės KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi bent kartą per metus parengti veiklos ataskaitą ir pateikti ją grupės valdymo organui. Be 50 dalyje nurodytų punktų, į grupės KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūno ataskaitą turi būti įtraukti bent šie filialų ir patronuojamųjų įmonių KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnų aptariami aspektai:

• a) grupės lygiu konsoliduoti statistiniai duomenys, ypač apie rizikos poveikį ir įtartiną veiklą;
• b) vienai patronuojamajai įmonei ar filialui ir kitoms patronuojamosioms įmonėms bei filialams būdingos rizikos, kuri pasireiškė vienoje patronuojamojoje įmonėje ar filiale, stebėsena ir liekamosios rizikos poveikio analizė;
• c) kredito arba finansų įstaigos patronuojamųjų įmonių ar filialų priežiūros peržiūros, vidaus ar išorės auditai, įskaitant nustatytus rimtus kredito arba finansų įstaigos KPP / KTF politikos ir procedūrų trūkumus, taip pat veiksmai ar rekomendacijos dėl taisomųjų priemonių; ir
• d) informacija apie patronuojamųjų įmonių ir filialų valdymą ir priežiūrą, ypatingą dėmesį skiriant toms patronuojamosioms įmonėms ir filialams, kurie yra didelės rizikos šalyse, jei taikoma.

Patronuojamosios įmonės ar filialo KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnas turi turėti tiesioginę atskaitomybę grupės KPP / KTF atitikties užtikrinimo pareigūnui.

Grupė turi užtikrinti, kad įstaigų įdiegta politika ir procedūros būtų suderintos su grupės procedūromis ir politika tiek, kiek tai leidžiama pagal taikomus nacionalinės teisės aktus. Remdamosi proporcingumo kriterijais, kredito arba finansų įstaigos, kai tinkama, turi įsteigti priežiūros funkciją atliekančio valdymo organo komitetus (įskaitant atitikties komitetą), kaip nustatyta EBI peržiūrėtų vidaus valdymo gairių 5 skirsnyje¹⁷ .

¹⁷ EBI peržiūrėtos vidaus valdymo gairės pagal Direktyvą 2013/36/ES: EBA/GL/2021/05.