4.3 Organisatie van de AML/CFT-nalevingsfunctie op groepsniveau

De kredietinstelling of financiële instelling dient haar kader voor interne controle aan te passen aan het specifieke karakter van haar activiteiten, haar complexiteit en de bijbehorende risico’s, rekening houdend met de groepscontext.

De kredietinstelling of financiële instelling zou moeten zorgen dat de moederonderneming, voor zover het gaat om een kredietinstelling of financiële instelling, over voldoende gegevens en informatie beschikt en in staat is om het groepsbrede ML/TF-risicoprofiel te beoordelen, in overeenstemming met de EBA-richtsnoeren inzake ML/TF-risicofactoren¹⁴ .

¹⁴ Herziene EBA-richtsnoeren inzake ML/TF-risicofactoren: EBA/GL/2021/02.

Indien de kredietinstelling of financiële instelling de moederonderneming is van een groep, dient zij ervoor te zorgen dat elk leidinggevend orgaan en bedrijfsonderdeel en elke interne eenheid, met inbegrip van elke interne controlefunctie, beschikt over de informatie die nodig is om de toebedeelde taken uit te voeren. Zij zou vooral moeten zorgen voor de uitwisseling van adequate informatie tussen de bedrijfsonderdelen en de AML/CFT-nalevingsfunctie, en de compliancefunctie als dat een afzonderlijke interne controlefunctie is, op groepsniveau en tussen de hoofden van de interne controlefuncties op groepsniveau en het leidinggevend orgaan van de instelling.

4.3.2 De rol van het leidinggevend orgaan met betrekking tot AML/CFT op groepsniveau

Wanneer de moederonderneming een kredietinstelling of financiële instelling is en daarmee een meldingsplichtige entiteit uit hoofde van Richtlijn (EU) 2015/849, dient haar leidinggevend orgaan minimaal de volgende taken uit te voeren:

• a) ervoor zorgen dat de groepsentiteiten hun eigen bedrijfsbrede ML/TF-risicobeoordelingen verrichten om te komen tot een cartografie van ML/TF-risico’s waaraan elke groepsentiteit wordt blootgesteld, waarbij de beoordelingen op gecoördineerde wijze en op basis van een gemeenschappelijke methodiek worden gemaakt, maar toch de eigen specifieke kenmerken van de afzonderlijke entiteiten tot uitdrukking komen, rekening houdend met artikel 8, lid 1, van Richtlijn (EU) 2015/849 en de herziene EBA-richtsnoeren inzake ML/TF-risicofactoren¹⁵ ;
• b) ervoor zorgen dat de dochteronderneming of het bijkantoor tijdig en doeltreffend herstelmaatregelen uitvoert wanneer het via leden van het leidinggevend orgaan of de senior manager verantwoordelijk voor AML/CFT van de groep, dan wel rechtstreeks door de AML/CFT-nalevingsfunctionaris van de groep wordt ingelicht over toezichtactiviteiten verricht door een bevoegde autoriteit in entiteiten van de groep, of over daarbij vastgestelde tekortkomingen.

4.3.3 Organisatorische vereisten op groepsniveau

¹⁵ Herziene EBA-richtsnoeren inzake ML/TF-risicofactoren: EBA/GL/2021/02.

Bij de uitvoering van groepsbrede gedragslijnen en procedures als genoemd in artikel 45 van Richtlijn (EU) 2015/849 dienen strijdige belangen, die ontstaan bij taken waaruit ML/TF-risico voortvloeit, zoals taken met een handelsdoel, tussen een kredietinstelling of financiële instelling als moederonderneming, die uit hoofde van Richtlijn (EU) 2015/849 een meldingsplichtige entiteit is, en een dochteronderneming of bijkantoor, de naleving van AML/CFT-vereisten niet in gevaar te brengen en te worden beperkt.

De kredietinstelling of financiële instelling als moederonderneming dient:

• a) een lid van haar leidinggevend orgaan of een van de senior managers van het hoger leidinggevend personeel verantwoordelijk voor AML/CFT, aan te stellen op het niveau van de moederonderneming alsook een AML/CFT-nalevingsfunctionaris van de groep;
• b) een organisatorische en operationele coördinatiestructuur op groepsniveau op te zetten, met voldoende besluitvormingsbevoegdheid voor het AML/CFT-beheer van de groep, zodat ML/TF-risico’s doeltreffend worden beheerd en voorkomen overeenkomstig het evenredigheidsbeginsel en de toepasselijke binnenlandse wetgeving;
• c) de interne AML/CFT-gedragslijnen en -procedures van de groep goed te keuren en te zorgen dat deze overeenstemmen met de structuur van de groep en met de omvang en kenmerken van de kredietinstellingen of financiële instellingen die tot de groep behoren;
• d) interne controlemechanismen voor AML/CFT op groepsniveau op te zetten;
• e) regelmatig de doelmatigheid van de AML/CFT-gedragslijnen en -procedures op groepsniveau te evalueren;
• f) een AML/CFT-nalevingsfunctionaris voor de groep te benoemen als coördinator voor een kredietinstelling of financiële instelling die in eigen land, een andere lidstaat of een derde land bijkantoren of dochterondernemingen exploiteert, om te zorgen dat de gedragslijnen van de groep alsmede toereikende en geschikte systemen en procedures voor doeltreffende preventie van ML/TF door alle groepsentiteiten die financiële activiteiten ontplooien, worden geïmplementeerd.

De AML/CFT-nalevingsfunctionaris van de groep zou volledig moeten samenwerken met de AML/CFT-nalevingsfunctionaris van elke entiteit.

De AML/CFT-nalevingsfunctionaris van de groep dient belast te zijn met minimaal de volgende taken:

• a) de bedrijfsbrede, door groepsentiteiten op lokaal niveau verrichte beoordeling van ML/TF-risico’s coördineren en de samenvoeging van de resultaten ervan organiseren om de aard, ernst en locatie van de ML/TF-risico’s waaraan de groep als geheel wordt blootgesteld, inzichtelijk te maken;
• b) een groepsbrede ML/TF-risicobeoordeling maken. In dit opzicht dient de moederonderneming van de groep in haar beheersysteem van het ML/TF-risico op groepsniveau rekening te houden met zowel de afzonderlijke risico’s van de verschillende groepsentiteiten als hun onderlinge verbanden die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor de groepsbrede risicoblootstelling. Daarbij zou vooral aandacht geschonken moeten worden aan de risico’s waaraan de in derde landen gevestigde bijkantoren en dochterondernemingen van de groep worden blootgesteld, in het bijzonder wanneer het hoge ML/TF-risico’s zijn;
• c) vastleggen van AML/CFT-normen op groepsniveau en ervoor zorgen dat lokale gedragslijnen en procedures op entiteitsniveau voldoen aan de wet- en regelgeving voor AML/CFT die voor elke entiteit van de groep afzonderlijk van toepassing is, en worden afgestemd op de gedefinieerde groepsnormen;
• d) de activiteiten coördineren van de verschillende locale AML/CFT-nalevingsfunctionarissen binnen de operationele entiteiten van de groep om te zorgen voor samenhang in hun werkzaamheden;
• e) de in derde landen gevestigde bijkantoren en dochterondernemingen controleren op naleving van de EU-voorschriften inzake AML/CFT, met name wanneer de eisen ter voorkoming van ML/TF minder strikt zijn dan die in Richtlijn (EU) 2015/849¹⁶ ;
• f) opstellen van groepsbrede gedragslijnen, procedures en maatregelen, vooral met betrekking tot gegevensbescherming en de uitwisseling van informatie binnen de groep in verband met AML/CFT overeenkomstig de nationale wetgeving;
• g) ervoor zorgen dat de entiteiten van de groep over adequate STR-procedures beschikken en informatie naar behoren delen, waaronder informatie dat melding is gedaan van een ongebruikelijke transactie (onverminderd eventueel bestaande nationale vertrouwelijkheidsvoorschriften).

¹⁶ Raadpleeg ook de gezamenlijke technische reguleringsnormen van de ESA over de uitvoering van groepsbrede AML/CFT-gedragslijnen in derde landen van 6 december 2017: JC 2017 25

De AML/CFT-nalevingsfunctionaris van de groep brengt ten minste eenmaal per jaar een activiteitenverslag uit, dat hij/zij indient bij het leidinggevend orgaan van de groep. Naast de in punt 50 genoemde onderwerpen dient er in het verslag van de AML/CFT-nalevingsfunctionaris van de groep ten minste aandacht besteed te worden aan de volgende door de AML/CFT-nalevingsfunctionarissen in de bijkantoren en dochterondernemingen te berde gebrachte aspecten:

• a) geconsolideerde statistieken op groepsniveau, met name over risicoblootstelling en ongebruikelijke activiteiten;
• b) monitoren van inherente risico’s die zich hebben voorgedaan in één dochteronderneming of bijkantoor en bij andere dochterondernemingen en bijkantoren, en analyseren van de gevolgen van restrisico’s;
• c) toezichtsbeoordelingen, interne of externe audits van dochterondernemingen of bijkantoren van de kredietinstelling of financiële instelling, waaronder ernstige tekortkomingen die zijn vastgesteld in de AML/CFT-gedragslijnen en -procedures van de kredietinstelling of financiële instelling en de acties of aanbevelingen voor herstelmaatregelen;
• d) informatie over sturing van en toezicht op dochterondernemingen en bijkantoren met bijzondere aandacht voor die welke in hoogrisicolanden gevestigd zijn, indien van toepassing.

Er zou een rechtstreekse rapportagelijn moeten bestaan tussen de AML/CFT-nalevingsfunctionaris van een dochteronderneming of bijkantoor en de AML/CFT-nalevingsfunctionaris van de groep.

De groep zorgt ervoor dat de door entiteiten ingestelde gedragslijnen en procedures aansluiten bij de procedures en gedragslijnen van de groep, voor zover toegestaan op grond van toepasselijk nationaal recht. Op basis van de evenredigheidscriteria dienen kredietinstellingen of financiële instellingen, in voorkomend geval, comités (met inbegrip van een nalevingscomité) van het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie in te stellen, zoals bepaald in hoofdstuk 5 van de herziene EBA-richtsnoeren inzake interne governance¹⁷ .

¹⁷ Herziene EBA-richtsnoeren inzake interne governance uit hoofde van Richtlijn 2013/36/EU: EBA/GL/2021/05.