4.3 Organização da função de conformidade em matéria de ABC/CFT ao nível do grupo

A instituição de crédito ou financeira deverá adaptar o seu quadro de controlo interno à especificidade do seu negócio, à sua complexidade e aos riscos associados, tendo em conta o contexto do grupo.

A instituição de crédito ou financeira deve assegurar que a empresa-mãe, caso seja uma instituição de crédito ou financeira, dispõe de dados e informações suficientes e tem condições para avaliar o perfil de risco de BC/FT ao nível do grupo, em conformidade com as orientações da EBA sobre os fatores de risco de BC/FT¹⁴ .

¹⁴ Orientações revistas da EBA sobre os fatores de risco de BC/FT: EBA/GL/2021/02

Caso a instituição de crédito ou financeira seja a empresa-mãe de um grupo, a mesma deve assegurar que cada órgão de administração, área de negócio e unidade interna, incluindo cada função de controlo interno, dispõe das informações necessárias para poder desempenhar as suas funções. Em particular, deve assegurar o necessário intercâmbio de informações adequadas entre as áreas de negócio e a função de conformidade em matéria de ABC/CFT, por um lado, e a função de conformidade, por outro lado, quando esta função se encontre segregada, ao nível do grupo e entre os responsáveis das funções de controlo interno ao nível do grupo e o órgão de administração da instituição.

4.3.2 Papel do órgão de administração em matéria de ABC/CFT ao nível do grupo

Caso a empresa-mãe seja uma instituição de crédito ou financeira e, por conseguinte, uma entidade obrigada nos termos da Diretiva (UE) 2015/849, o seu órgão de administração deve desempenhar, no mínimo, as seguintes funções:

• a) a fim de dispor de uma cartografia dos riscos de BC/FT a que cada entidade do grupo está exposta, assegurar que as entidades do grupo realizam as suas próprias avaliações dos riscos de BC/FT ao nível do negócio de forma coordenada e com base numa metodologia comum, refletindo, no entanto, as suas próprias especificidades, tendo em conta o artigo 8.º, n.º 1, da Diretiva (UE) 2015/849 e as orientações revistas da EBA sobre os fatores de risco de BC/FT¹⁵ ;
• b) ao ser informado, pelos membros do órgão de administração do grupo ou pelo membro da direção de topo responsável pelo ABC/CFT ou diretamente pelo responsável pela conformidade do grupo em matéria de ABC/CFT, das atividades de supervisão realizadas em entidades do grupo por uma autoridade competente, ou das deficiências nele identificadas, assegurar que a filial ou sucursal executa as medidas de correção de forma atempada e eficaz. 4.3.3 Requisitos organizacionais ao nível do grupo

¹⁵ Orientações revistas da EBA sobre os fatores de risco de BC/FT: EBA/GL/2021/02

Ao implementar as políticas e os procedimentos ao nível do grupo a que se refere o artigo 45.º da Diretiva (UE) 2015/849, os conflitos de interesses, ou seja, as funções geradoras de risco de BC/FT, tais como a função comercial, entre uma instituição-mãe de crédito ou financeira, que é uma entidade obrigada nos termos da Diretiva (UE) 2015/849, e uma filial ou sucursal, não devem comprometer a conformidade com os requisitos de ABC/CFT e devem ser mitigados.

A instituição-mãe de crédito ou financeira deve:

• a) designar um membro do seu órgão de administração ou um membro da direção de topo responsável pelo ABC/CFT de entre os quadros superiores a nível da empresa-mãe, bem como um responsável pela conformidade do grupo em matéria de ABC/CFT;
• b) criar uma estrutura de coordenação organizacional e operacional a nível do grupo com poder de decisão suficiente de forma a que a gestão do grupo em matéria de ABC/CFT conceda eficácia a esta posição na gestão e prevenção dos riscos de BC/FT, de acordo com o princípio da proporcionalidade e com a legislação nacional aplicável;
• c) aprovar as políticas e procedimentos internos do grupo em matéria de ABC/CFT e assegurar que estes são consistentes com a estrutura do grupo e com a dimensão e as características das instituições de crédito ou financeiras que lhe pertencem;
• d) criar mecanismos internos de controlo de ABC/CFT a nível do grupo;
• e) avaliar regularmente a eficácia das políticas e procedimentos em matéria de ABC/CFT a nível do grupo; e
• f) no caso de uma instituição de crédito ou financeira que opera sucursais ou filiais no mercado nacional, ou noutro Estado-Membro ou num país terceiro, nomear como coordenador um responsável do grupo pela conformidade em matéria de ABC/CFT, a fim de assegurar a implementação, por todas as entidades do grupo envolvidas em atividades financeiras, da política do grupo e dos sistemas e procedimentos adequados e apropriados para a prevenção eficaz do BC/FT.

O responsável pela conformidade do grupo em matéria de ABC/CFT deve cooperar plenamente com o responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT de cada entidade.

O responsável pela conformidade do grupo em matéria de ABC/CFT deve desempenhar, pelo menos, as seguintes funções:

• a) coordenar a avaliação dos riscos de BC/FT ao nível do negócio realizada a nível local pelas entidades do grupo e organizar a agregação dos seus resultados, a fim de obter uma boa compreensão da natureza, intensidade e localização dos riscos de BC/FT a que o grupo está exposto no seu conjunto;
• b) elaborar uma avaliação dos riscos de BC/FT à escala do grupo. A este respeito, a empresa-mãe do grupo deve ter em conta, no seu sistema de gestão de riscos de BC/FT ao nível do grupo, tanto os riscos individuais das várias entidades do grupo como as eventuais inter-relações que possam ter um impacto significativo na exposição ao risco ao nível do grupo. A este respeito, deve ser dada especial atenção aos riscos a que estão expostas as sucursais ou filiais do grupo estabelecidas em países terceiros, especialmente se apresentarem um risco elevado de BC/FT;
• c) definir normas de ABC/CFT ao nível do grupo e assegurar que as políticas e procedimentos locais ao nível da entidade cumprem a legislação e os regulamentos de ABC/CFT aplicáveis individualmente a cada entidade do grupo, e que estão também alinhados com as normas do grupo que estão definidas;
• d) coordenar as atividades dos vários responsáveis locais pela conformidade em matéria de ABC/CFT nas entidades operacionais do grupo, a fim de garantir que funcionam de forma coerente;
• e) controlar a conformidade das sucursais e das filiais situadas em países terceiros com as disposições da UE em matéria de ABC/CFT, em especial nos casos em que os requisitos para a prevenção do BC/FT são menos rigorosos do que os estabelecidos na Diretiva (UE) 2015/849¹⁶ ;
• f) estabelecer políticas, procedimentos e medidas ao nível do grupo, nomeadamente em matéria de proteção de dados e partilha de informações no âmbito do grupo para efeitos de ABC/CFT, em conformidade com as disposições legais nacionais;
• g) assegurar que as entidades do grupo dispõem de procedimentos adequados de RTS e partilham informações de forma devida, incluindo a informação de que foi apresentada uma comunicação de transação suspeita (sem prejuízo das disposições legais nacionais de proteção da confidencialidade, caso existam).

¹⁶ Consultar igualmente as normas técnicas de regulamentação conjuntas da ESA sobre a implementação das políticas de ABC/CFT ao nível do grupo em países terceiros, de 6 de dezembro de 2017: JC 2017 25

O responsável pela conformidade do grupo em matéria de ABC/CFT deve elaborar um relatório de atividades com periodicidade anual no mínimo e apresentá-lo ao órgão de administração do grupo. Além dos aspetos indicados no ponto 50, o relatório do responsável pela conformidade do grupo em matéria de ABC/CFT deve conter, pelo menos, os seguintes elementos disponibilizados pelos responsáveis pela conformidade em matéria de ABC/CFT das sucursais e filiais:

• a) estatísticas consolidadas ao nível do grupo, especialmente em termos de exposição ao risco e atividades suspeitas;
• b) o acompanhamento dos riscos inerentes que tenham ocorrido numa filial ou sucursal e noutras filiais e sucursais, e uma análise do impacto do risco residual;
• c) os resultados das revisões e avaliações de fiscalização, as conclusões das auditorias internas ou externas de filiais ou sucursais da instituição de crédito ou financeira, incluindo as deficiências graves identificadas nas políticas e procedimentos de ABC/CFT da instituição de crédito ou financeira, e as ações ou recomendações para medidas corretivas; e
• d) informações sobre a direção e a supervisão das filiais e sucursais, com especial destaque para aquelas localizadas em países de risco elevado, se aplicável.

O responsável pela conformidade em matéria de ABC/CFT de uma filial ou sucursal deve estar na dependência hierárquica direta do responsável pela conformidade do grupo em matéria de ABC/CFT.

O grupo deve assegurar que as políticas e os procedimentos que as entidades implementam estão alinhados com os procedimentos e políticas do grupo, na medida em que a legislação nacional aplicável o permita. Com base nos critérios de proporcionalidade, as instituições de crédito ou financeiras devem, se aplicável, criar comités (incluindo um comité de conformidade) do órgão de administração na sua função de fiscalização, tal como previsto na secção 5 das orientações revistas da EBA sobre governo interno¹⁷ .

¹⁷ Orientações revistas da EBA sobre governo interno, no âmbito da Diretiva 2013/36/UE: EBA/GL/2021/05