4.3 Organisation der Compliance-Funktion zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung auf Gruppenebene

Das Kredit- oder Finanzinstitut sollte seinen internen Kontrollrahmen an die Besonderheiten seiner Geschäftstätigkeit, seine Komplexität und die verbundenen Risiken anpassen, wobei der Kontext der Gruppe zu berücksichtigen ist.

Das Kredit- und Finanzinstitut sollte dafür Sorge tragen, dass das Mutterunternehmen, sofern es ein Kredit- oder Finanzinstitut ist, über ausreichende Daten und Informationen verfügt und in der Lage ist, das gruppenweite Risikoprofil bezüglich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gemäß den EBA-Leitlinien zu den Risikofaktoren für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung¹⁴ zu bewerten.

¹⁴ Überarbeitete EBA-Leitlinien zu den Risikofaktoren für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung: EBA/GL/2021/02.

Sofern das Kredit- oder Finanzinstitut das Mutterunternehmen einer Gruppe ist, sollte es sicherstellen, dass jedes Leitungsorgan, jeder Geschäftsbereich und jede interne Einheit, einschließlich der einzelnen internen Kontrollfunktionen, über die für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlichen Informationen verfügen. Insbesondere sollte es für einen Austausch von angemessenen Informationen zwischen den Geschäftsbereichen und der Compliance-Funktion zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie der Compliance-Funktion, sofern es sich um unterschiedliche Funktionen handelt, auf Gruppenebene sowie zwischen den Leitern der internen Kontrollfunktionen auf Gruppenebene und dem Leitungsorgan des Kredit- oder Finanzinstituts sorgen.

4.3.2 Rolle des Leitungsorgans bei der Einhaltung der Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung auf Gruppenebene

Wenn das Mutterunternehmen ein Kredit- oder Finanzinstitut und daher Verpflichteter gemäß der Richtlinie (EU) 2015/849 ist, sollte sein Leitungsorgan mindestens die folgenden Aufgaben wahrnehmen:

• a) um über ein Verzeichnis der Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verfügen, denen die einzelnen Unternehmen der Gruppe ausgesetzt sind, muss das Leitungsorgan dafür sorgen, dass die Unternehmen der Gruppe auf koordinierte Weise ihre eigenen unternehmensweiten Risikobewertungen bezüglich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung auf der Grundlage einer gemeinsamen Methode, aber unter Berücksichtigung ihrer eigenen Besonderheiten durchführen, wobei Artikel 8 Absatz 1 der Richtlinie (EU) 2015/849 und den überarbeiteten EBA-Leitlinien zu den Risikofaktoren für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung¹⁵ Rechnung zu tragen ist;
• b) wenn es von Mitgliedern des Leitungsorgans der Gruppe oder von einer für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zuständigen Führungskraft oder direkt vom Geldwäschebeauftragten der Gruppe über Aufsichtsmaßnahmen, die in den Unternehmen der Gruppe von der zuständigen Behörde durchgeführt wurden, oder über in diesem Rahmen festgestellte Mängel informiert wird, muss das Leitungsorgan sicherstellen, dass von dem Tochterunternehmen oder der Zweigniederlassung rechtzeitig und wirksam Abhilfemaßnahmen durchgeführt und abgeschlossen werden.

4.3.3 Organisatorische Anforderungen auf Gruppenebene

¹⁵ Überarbeitete EBA-Leitlinien zu den Risikofaktoren für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung: EBA/GL/2021/02.

Bei der Umsetzung gruppenweiter Strategien und Verfahren gemäß Artikel 45 der Richtlinie (EU) 2015/849 sollte durch widersprüchliche Interessen, d. h. Tätigkeiten, die zu Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung führen, wie etwa der Handelsabteilung, zwischen einem Mutterkredit- oder Mutterfinanzinstitut, das Verpflichteter gemäß der Richtlinie (EU) 2015/849 ist, und einem Tochterunternehmen oder einer Zweigniederlassung nicht die Einhaltung der Anforderungen an die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gefährdet werden. Widersprüchliche Interessen sollten mitigiert werden.

Das Mutterkredit- oder Mutterfinanzinstitut sollte

• a) ein Mitglied des Leitungsorgans oder aus dem Kreis der Führungskräfte eine für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zuständige Führungskraft auf Ebene des Mutterunternehmens sowie einen Geldwäschebeauftragten der Gruppe benennen;
• b) eine organisatorische und operationelle Koordinierungsstruktur auf Gruppenebene mit ausreichenden Entscheidungsbefugnissen für die Steuerung der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung einsetzen, um diese Position in die Lage zu versetzen, Risiken bezüglich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gemäß dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und dem geltenden nationalen Recht zu steuern und zu verhindern;
• c) die internen Strategien und Verfahren zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung der Gruppe genehmigen und dafür sorgen, dass diese mit der Struktur der Gruppe sowie mit der Größe und den Merkmalen der zu ihr gehörenden Kredit- und Finanzinstitute in Einklang stehen;
• d) einen Kontrollmechanismus zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung auf Gruppenebene einrichten;
• e) die Wirksamkeit der Strategien und Verfahren zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung auf Gruppenebene regelmäßig bewerten; und
• f) für ein Kredit- oder Finanzinstitut, das Tochterunternehmen oder Zweigniederlassungen im Inland, in einem anderen EU-Mitgliedstaat oder in einem Drittland unterhält, einen Geldwäschebeauftragten der Gruppe als Koordinator ernennen, um die Umsetzung der Strategie der Gruppe und die Einführung angemessener und geeigneter Systeme und Verfahren für eine wirksame Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durch alle an Finanztätigkeiten beteiligte Unternehmen der Gruppe sicherzustellen.

Der Geldwäschebeauftragte der Gruppe sollte umfassend mit den Geldwäschebeauftragten der einzelnen Unternehmen zusammenarbeiten.

Der Geldwäschebeauftragte der Gruppe sollte mindestens die folgenden Aufgaben wahrnehmen:

• a) Koordinierung der unternehmensweiten Bewertung der Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, die auf lokaler Ebene von den Unternehmen der Gruppe durchgeführt wird, und Durchführung der Aggregation ihrer Ergebnisse, um über ein gutes Verständnis der Art, Intensität und örtlichen Lage der Risiken in Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, denen die Gruppe insgesamt ausgesetzt ist, zu verfügen;
• b) Konzeption einer gruppenweiten Risikobewertung bezüglich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. In diesem Zusammenhang sollte das Mutterunternehmen der Gruppe in ihrem Risikomanagementsystem bezüglich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung auf Gruppenebene sowohl die individuellen Risiken der einzelnen Unternehmen der Gruppe als auch ihre möglichen Verflechtungen berücksichtigen, die erhebliche Auswirkungen auf die gruppenweite Risikoexposition haben können. In diesem Zusammenhang ist besonders auf die Risiken zu achten, denen Tochterunternehmen oder Zweigniederlassungen der Gruppe mit Sitz in Drittländern ausgesetzt sind, insbesondere wenn es sich um Drittländer mit hohen Risiken im Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung handelt;
• c) Festlegung von Standards für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung auf Gruppenebene und Sicherstellung, dass lokale Strategien und Verfahren auf Ebene der Unternehmen die für das jeweilige Unternehmen der Gruppe individuell geltenden Gesetze und Vorschriften erfüllen und zudem an die festgelegten Gruppenstandards angeglichen sind;
• d) Koordinierung der Tätigkeiten der verschiedenen lokalen Geldwäschebeauftragten in den operativen Einheiten der Gruppe, um dafür zu sorgen, dass ihr Vorgehen kohärent ist;
• e) Überwachung, dass die Tochterunternehmen und Zweigniederlassungen in Drittländern die EU-Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung einhalten, insbesondere wenn die Anforderungen an die Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung weniger streng sind als die Bestimmungen in der Richtlinie (EU) 2015/849¹⁶ ;
• f) Festlegung gruppenweiter Strategien, Verfahren und Maßnahmen insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz und Informationsaustausch innerhalb der Gruppe für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gemäß den nationalen Rechtsvorschriften;
• g) Sicherstellung, dass die Unternehmen der Gruppe über angemessene Verfahren für Verdachtsmeldungen und den ordnungsgemäßen Informationsaustausch verfügen, was auch den Fall einschließt, dass eine Meldung verdächtiger Transaktionen vorgenommen wurde (unbeschadet gegebenenfalls geltender nationaler Geheimhaltungsregeln).

¹⁶ Siehe auch die gemeinsamen technischen Regulierungsstandards der ESA zur Umsetzung gruppenweiter Strategien zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung in Drittländern vom 6. Dezember 2017: JC 2017 25

Der Geldwäschebeauftragte der Gruppe sollte mindestens einmal jährlich einen Tätigkeitsbericht ausarbeiten und ihn dem Leitungsorgan vorlegen. Zusätzlich zu den in Absatz 50 genannten Punkten sollte der Bericht des Geldwäschebeauftragten der Gruppe mindestens die folgenden Informationen der Geldwäschebeauftragten in Tochterunternehmen und Zweigniederlassungen enthalten:

• a) auf Gruppenebene konsolidierte statistische Daten, insbesondere zur Risikoexposition und verdächtigen Aktivitäten;
• b) Überwachung inhärenter Risiken, die in einem Tochterunternehmen oder einer Zweigniederlassung und in anderen Tochterunternehmen und Zweigniederlassungen aufgetreten sind, sowie Analyse der Auswirkungen der Restrisiken;
• c) aufsichtliche Überprüfungen, interne oder externe Prüfungen von Tochterunternehmen oder Zweigniederlassungen des Kredit- oder Finanzinstituts, einschließlich schwerwiegender Mängel, die in den Strategien und Verfahren zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung des Kredit- oder Finanzinstituts identifiziert wurden, sowie die Maßnahmen oder Empfehlungen zu ihrer Behebung; und
• d) Informationen über die Steuerung und Beaufsichtigung von Tochterunternehmen und Zweigniederlassungen, wobei gegebenenfalls insbesondere diejenigen in Ländern mit hohem Risiko im Mittelpunkt stehen.

Der Geldwäschebeauftragte eines Tochterunternehmens oder einer Zweigniederlassung sollte direkt dem Geldwäschebeauftragten der Gruppe unterstellt sein.

Die Gruppe sollte sicherstellen, dass die von den Unternehmen eingeführten Strategien, soweit das nationale Recht es zulässt, an die Verfahren und Strategien der Gruppe angeglichen sind. Gestützt auf die Kriterien der Verhältnismäßigkeit sollten die Kredit- oder Finanzinstitute gegebenenfalls Ausschüsse des Leitungsorgans in seiner Aufsichtsfunktion (einschließlich eines Compliance-Ausschusses) gemäß Abschnitt 5 der überarbeiteten EBA-Leitlinien zur internen Governance¹⁷ einrichten.

¹⁷ Überarbeitete EBA-Leitlinien zur internen Governance gemäß der Richtlinie 2013/36/EU: EBA/GL/2021/05