4.3 Organizacija funkcije praćenja usklađenosti u području SPNFT - a na razini grupe

Kreditna ili financijska institucija treba prilagoditi svoj okv ir unutarnje kontrole posebnostima svojega poslovanja, složenosti i povezanim rizicima, uzimajući pritom u obzir grupni kontekst.

Kreditna ili financijska institucija treba osigurati da matično društvo, ako je riječ o kreditnoj ili financijskoj instituciji , raspolaže s dovoljno podataka i informacija te da može procijeniti profil rizičnosti od pranja novca / financiranja terorizma na razini grupe, u skladu sa smjernicama EBA-e

• o čimbenicima rizika od pranja novca i financiranja terorizma¹⁴ .

¹⁴ Revidirane smjernice EBA- e o čimbenicima rizika od pranja novca i financiranja terorizma: EBA/GL/2021/02

Ako je kreditna ili financijska institucija matično društvo grupe, ona treba osigurati da svako upravljačko tijelo, poslovna linija i unutarnja jedinica, uključujući svaku funkciju unutarnje kontrole, raspolaže informacijama potrebnima za obavljanje svojih dužnosti. Osobito treba osigurati razmjenu odgovarajućih informacija između poslovnih linija i funkcije praćenja usklađenosti u području SPNFT - a te funkcije praćenja usklađenosti ako je riječ o različitim funkcijama, na razini grupe i između voditelja funkcija unutarnje kontrole na razini grupe i upravljačkog tijela kreditne ili financijske institucije. 4.3.2 Uloga upravljačkog tijela u pogledu SPNFT - a na razini grupe

Ako je matično društvo kreditna ili financijska institucija, a time i obveznik na temelju Direktive (EU) 2015/849, njegovo upravljačko tijelo treba obavljati barem sljedeće zadaće:

• a) kako bi se dobila kartografija rizika od pranja novca / financiranja terorizma kojima je izložen svaki subjekt grupe, osigurati da subjekti grupe koordinirano i na temelju zajedničke metodologije provode vlastite procjene rizika od pranja novca / financiranja terorizma na razini cjelokupnog poslovanja, pri čemu te procjene odražavaju njihove posebnosti, uzimajući u obzir članak 8. stavak 1. Direktive (EU) 2015/849 i revidirane smjernice EBA- e o čimbenicima rizika od pranja novca i financiranja terorizma¹⁵ ;
• b) kad ga članovi upravljačkog tijela grupe ili viši rukovoditelj odgovoran za SPNFT ili izravno službenik grupe za usklađenost u području SPNFT - a obavijeste o nadzornim aktivnosti ma koje nadležno tijelo provodi nad subjektima grupe ili o nedostatcima koji su u njima utvrđeni, osigurati da društvo kći ili podružnica pravodobno i djelotvorno provede korektivne mjere.

4.3.3 Organizacijski zahtjevi na razini grupe

¹⁵ Revidirane smjernice EBA- e o čimbenicima rizika od pranja novca i financiranja terorizma: EBA/GL/2021/02

Pri provedbi politika i postupaka na razini grupe, kako je navedeno u članku 45. Direktive (EU) 2015/849, suprotstavljeni interesi, odnosno zadaće kojima se stvara rizik od pranja novca / financiranja terorizma, kao što je komercijalna funkcija, između matične kreditne ili financijs ke institucije, koja je obveznik u skladu s Direktivom (EU) 2015/849, i društva kćeri ili podružnice, ne bi smjeli ugroziti usklađenost sa zahtjevima SPNFT - a te ih je potrebno ublažiti.

Matična kreditna ili financijska institucija treba:

• a) imenovati člana upravljačkog tijela ili višeg rukovoditelja odgovornog za SPNFT među višim rukovoditeljima na razini matičnog društva, kao i službenika grupe za usklađenost u području SPNFT-a;
• b) uspostaviti organizacijsku i operativnu koordinacijsku strukturu na razini grupe s dovoljno ovlasti za donošenje odluka o upravljanju SPNFT - om na razini grupe kako bi se toj poziciji omogućilo djelotvorno upravljanje rizicima od pranja novca / financiranja terorizma i njihovu sprečavanju, u skladu s načelom proporcionalnosti i primjenjivim domaćim zakonodavstvom;
• c) odobravati unutarnje politike i postupke grupe u području SPNFT -a i osiguravati njihovu usklađenost sa strukturom grupe te s veličinom i značajkama kreditnih ili financijskih institucija koje joj pripadaju;
• d) uspostaviti unutarnje mehanizme kontrole SPNFT-a na razini grupe;
• e) redovito ocjenjivati djelotvornost politika i postupaka SPNFT-a na razini grupe; i
• f) za kreditnu ili financijsku instituciju koja na domaćem tržištu ili u drugoj državi članici ili trećoj zemlji upravlja podružnicama ili društvima kćerima, imenovati službenika grupe za usklađenost u području SPNFT - a kao koordinatora kako bi se osiguralo da svi subjekti grupe koji se bave financijskim aktivnostima provode politiku grupe te primjenjuju odgovarajuće i primjer ene sustave i postupke za djelotvorno sprečavanje pranja novca / financiranja terorizma.

Službenik grupe za usklađenost u području SPNFT - a treba u potpunosti surađivati sa službenikom za usklađenost u području SPNFT - a svakog subjekta.

Službenik grupe za usklađenost u području SPNFT - a treba imati barem sljedeće zadaće:

• a) koordinirati procjenu rizika od pranja novca / financiranja terorizma na razini cjelokupnog poslovanja koju na lokalnoj razini provode subjekti grupe i organizirati agregiranje njihovih rezu ltata kako bi se dobro razumjeli priroda, intenzitet i lokacija rizika od pranja novca / financiranja terorizma kojima je izložena grupa kao cjelina;
• b) izraditi procjenu rizika od pranja novca / financiranja terorizma na razini grupe. U tom pogledu, matični subjekt grupe treba u svojem sustavu upravljanja rizicima od pranja novca / financiranja terorizma na razini grupe uzeti u obzir pojedinačne rizike različitih subjekata grupe i njihove moguće međusobne odnose koji bi mogli znatno utjecati na izloženost riz iku na razini grupe. U tom pogledu posebnu pozornost treba posvetiti rizicima kojima su izložene podružnice ili društva kćeri grupe s poslovnim nastanom u trećim zemljama, posebno ako su izloženi visokom riziku od pranja novca / financiranja terorizma;
• c) utvrditi standarde SPNFT-a na razini grupe i osigurati da su lokalne politike i postupci na razini subjekta usklađeni sa zakonodavstvom i propisima SPNFT - a koji se primjenjuju na svaki subjekt grupe pojedinačno te da su usklađeni s utvrđenim standardima grupe ;
• d) koordinirati aktivnosti lokalnih službenika za usklađenost u području SPNFT -a u operativnim subjektima grupe kako bi se osiguralo njihovo dosljedno postupanje;
• e) pratiti usklađenost podružnica i društava kćeri u trećim zemljama s odredbama EU -a o SPNFT-u, osobito ako su zahtjevi za sprečavanje pranja novca / financiranja terorizma manje strogi od onih utvrđenih u Direktivi (EU) 2015/849¹⁶ ;
• f) utvrditi politike, postupke i mjere na razini grupe, osobito u pogledu zaštite podataka i razmjene informacija unutar g rupe za potrebe SPNFT - a, u skladu s nacionalnim zakonskim odredbama;
• g) osigurati da subjekti grupe imaju odgovarajuće postupke prijave sumnjivih transakcija i da pravilno razmjenjuju informacije, uključujući informacije o podnesenoj prijavi sumnjive transakc ije (ne dovodeći u pitanje nacionalna pravila o povjerljivosti ako postoje).

¹⁶ Vidjeti i zajedničke regulatorne tehničke standarde europskih nadzornih tijela o provedbi grupnih politika SPNFT -a u trećim zemljama od 6. prosinca 2017.: JC 2017 25

Službenik grupe za usklađenost u području SPNFT - a treba najmanje jednom godišnje sastaviti izvješće o aktivnostima i podnijeti ga upravljačkom tijelu grupe. Osim točaka navedenih u točki 50., izvješće službenika grupe za usklađenost u području SPNFT - a treba sadržavati barem sljedeće točke na temelju onoga što su naveli službenici za usklađenost u području SPNFT -a u podružnicama i društvima kćerima:

• a) statističke podatke konsolidirane na razini grupe, osobito o izloženosti riziku i sumnjivim aktivnostima;
• b) praćenje inherentnih rizika koji su nastali u jednom društvu kćeri ili podružnici i među drugim društvima kćerima i podružnicama te analizu učinka rezidualnih rizika;
• c) nadzorne provjere, unutarnje ili vanjske revizije društava kćeri ili podružnica kreditne ili financijske institucije, uključujući utvrđene ozbiljne nedostatke u politikama i postupcima SPNFT-a kreditne ili financijske institucije te radnje ili preporuke za korektivne mjere; i
• d) informacije o usmjeravanju i nadzoru društava kćeri i podružnica s posebnim naglaskom na podružnicama koje se nalaze u visokorizičnim zemljama, ako je primjenjivo.

Službenik za usklađenost u području SPNFT - a u društvu kćeri ili podružnici treba imati izravnu liniju izvješćivanja prema službeniku grupe za usklađenost u području SPNFT -a.

Grupa treba osigurati da su politike i postupci koje su uspostavili subjekti usklađeni s postupcima i politikama grupe u mjeri u kojoj je to dopušteno primjenjivi m nacionalnim pravom. Na temelju kriterija proporcionalnosti, kreditne ili financijske institucije trebaju, prema potrebi, osnovati odbore (uključujući odbor za praćenje usklađenosti) upravljačkog tijela u nadzornoj funkciji, kako je utvrđeno u odjeljku 5. revidiranih smjernica EBA-e o internom upravljanju¹⁷ .

¹⁷ Revidirane smjernice EBA-e o internom upravljanju na temelju Direktive 2013/36/EU: EBA/GL/2021/05